Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Задачи компаний и их решение

Антинаучная классификация задач ECM/СЭД

  2 комментариев Добавить в закладки

Задался я мыслью понять природу такого явления: в компаниях не ВСЕ пользователи используют СЭД/ECM, что огорчительно.

Мозговые штурмы не дали новых идей о причинах, все примерно и так понятно: дорого (стоимость внедрение в Москве так вообще перешла границу экономической целесообразности), сложно (все делаем уникально и т.д.), технические сложности…

Но есть еще задачи, которые система призвана решать. Для чего нужен ECM/СЭД? Мысль тоже не новая, но позволила критично взглянуть на некоторые вещи.

Итак, три типа задач в Отечестве.

  1. Делопроизводство. Регистрация и поручения, т.е. Ну ОРД еще иногда.
  2. Специфические ECM-задачи. Прежде всего «Договора», «Финансовые заявки» и все такое. Покупают, если по каким-то причинам этого не сделали в финансово-учетной системе и решили все это дело затащить в ECM. Ведь если бы речь шла просто о согласовании, то это было 2-3 маршрута, а мы тащим и бюджеты, и логику и все прочее.
  3. Задачи взаимодействия пользователей. Просто информационное взаимодействие, общение.

Что характерно, каждый тип задач взаимоисключает прочие.

В итоге при внедрении «целостной» ECM системы мы пытаем совместить несовместимое. Или как минимум плохо совместимое.

Почему?

Возьмем делопроизводство. Как выглядит «удобная», читай отечественная система для канцелярии? Две особенности… Она оперирует понятием «Документ», а не «Файл» в том смысле, что в документе может оказать сколько угодно файлов. Это «наши» регистрационные карточки. И она оперирует понятием «Поручение», эдакий формализованный и сложный набор исполнителей, сроков, систем контроля и т.д.

Что надо для «специфических ECM задач»? Во-первых, нужна задача, а не поручение. Поскольку «Поручение» - это история, прежде всего для контролера, а задача – это история для исполнителя. Чтобы было понятно, о чем речь, возьмите карточку задачи из западной ECM и карточку поручения из Российской СЭД. Во-вторых, для подавляющего большинства задач нужна не РК, а файл. Пусть и с метаданными. Например, файл на Google Docs с договором…

Что касается взаимодействия, тот тут совсем все плохо. Нет никакого взаимодействия в Российских СЭД. Оно есть в почте, в Lync (Skype, WhatsApp, Yammer и т.д.), устно… но не в СЭД. Почему? Неудобно просто. Российская СЭД предполагает единое хранилище документов (значит единые правила, единый набор метаданных и админ грозит всем), единый набор процессов, единый набор справочников… Если задача (а то и поручение) так сложное и перегруженное. А людям что надо? Сделать как им надо, быстро и удобно. Если быстрее письмо послать, сложно их заставить формировать поручение в СЭД, и не нужно…

Что имеем в итоге?

Если внедряем что-то ориентированное на делопроизводство, то там эта система и останется. Даже договора автоматизировать эффективно будет нельзя.

Если внедряем что-то «ECM-подобное», то армия делопроизводителей и важных начальников вполне способна закатать проект в асфальт, ибо им реально это неудобно и не нужно.

Про рядовых пользователей и их взаимодействие просто помолчим, и выпьем не чокаясь…

Откуда такой дуализм? Страна такая… Как в Сочи, где лед встречает пламень ). Нам же ничто не мешает сидеть напротив мавзолея в Café Bosco, и расплачиваться картой Visa c долларового счета… Но диссонанс есть.

Революционное резюме, в духе времени.

Так что надо или «убить» делопроизводство, или уже прекратить считать, что информация это что-то отличное от бумаги с визой важного начальника. И дать наконец волю работникам…

[Репост]

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (2)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев