Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Workflow и управление бизнес-процессами

Борьба с входящими

  1 комментариев Добавить в закладки

ВходящиеЕсли в компании все сотрудники используют электронную систему управления взаимодействием, то получаешь возможность ничего не забыть, т.к. все (или почти все) видно в папке входящих заданий.  Но лично на меня очень угнетающе действует переполненная папка входящих. Особенно просроченных. Причем большой папка начинает казаться, когда задания перестают помещаться на экран, т.е. где-то 30-40 заданий и более.

Дальше встает вопрос: как их разгребать, за что браться? Понятно, что есть общие правила: надо постараться выполнить задания в указанный срок (поэтому без срока некоторым сотрудникам задания лучше не посылать); задания, помеченные как важные, надо посмотреть в первую очередь (правда некоторые сотрудники этим знаком злоупотребляют) и т.д. Тут помогут и стандартные рекомендации по управлению временем. Но есть наверно у каждого свои дополнительные “хитрости”.

Например, я стараюсь чередовать задания, где надо “подумать” и мелочи, которые занимают 3-5 минут. “Чистка” таких мелких (иногда даже не срочных заданий) помогает сделать продуктивную паузу, разгрузить входящие и создать визуальное отражение того, что работа движется. Правда, тут главное не увлечься, а то вы просто будете идти на поводу у заданий-мелочей, забывая о важных и сложных задачах…

Если сроки позволяют, то можно выполнять группами однотипные задания  (согласование договоров, утверждение командировок, анализ отчетов по проектам и т.п.). Еще я себе статусами помечаю некоторые задания (важные или которые “никак не выполняются”) и стараюсь не отвлекаться на остальные, пока их не выполню. А вот разнесение заданий по разным папками мне только мешает - перенесенные из основной папки входящие задания у меня почему-то сильно застревают, хотя другие этот метод работы с заданиями используют. Иногда в качестве крайней меры хочется выгрузить СЭД, чтобы эту папку входящих вообще не видеть! Но при этом надо еще отключить телефон, чат и другие средства связи.

А для вас “много входящих” - это сколько? Есть ли, по-вашему, шанс "увидеть свет в конце тоннеля", если число входящих перевалило за 100? И какие методы работы с большим числом заданий применяете вы? Причем проблема актуальна не только для электронных заданий, но и бумажных, а также устных. Правда, методы "борьбы" будут другие.  

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (1)
Анатолий Юмашев 10 июля 2009 г. 13:13  

Тоже изобрел тут мини-ноу-хау при работе с входящими заданиями :)

1. Использую папки поиска по датам. Сделал что то типа: Сегодня, Завтра, На неделе, На следующей неделе, "В этом месяце" и папку "Ай яй яй". Папка Ай яй яй содержит в себе просроченные задания.

Очень удобно, бывает приедешь с командировки, а там туча красная, задач просроченных. И начинаешь делать те что сегодня-завтра, а также те по которым обрывают телефон :)

2. Сделал папку "Гвоздь". По древним советам тайм-менеджмента, которые можно почитать в статье "Планомерный против Ситуативного, или Что делать, если вы с начальником не понимаете друг друга", http://www.e-xecutive.ru/career/adviser/346575/index.php?ID=346575. Туда помещаю все задания, который по моему мнению не влияют на результаты основного вида деятельности и принимаюсь за них только когда ситуация доходит до ощутимого уровня напряжения :)

3. Отдельно сделал папку "Контакты с клиентами". Эта папка нужна из за своеобразной организации процесса продажи у нас, обычным организациям она не нужна. Суть в том что каждый клиент, а то и с дублями попадает мне ввиде заданий для отработки контактов. Обычно это решается средствами CRM и необходимости в этой папке нет. Но мне пришлось выкручиваться так, что закидывать все задания в эту папку. И раз в месяц синхронихировать ее с CRM.

4. Ввели культуру у мелких задач в начале указывать сколько минут оно может занять. если 1 мин. и там просто нужно дать ответ, то пишем "1: Вопрос по договору". и все. исполнитель знает что может быстро посмотреть и ответить.

5. Также ввели конкурс на самого красного. Раз в месяц такое звание получает тот у кого больше всего просроченных заданий. В качестве награды вывешиваем на доску непочета :) 

В результате за 2 года работы, количество забытых заданий равно 0. Сегодня последний день работы и во входящих у меня 0 заданий. Все дела переданы за 30 минут :)

На прошлом месте работы, на должности рядового специалиста дела передавал 2 месяца. Есть с чем сравнить :)

Сейчас обсуждают
Больше комментариев