Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Отраслевые особенности в документообороте

Бумажный беспорядок

  1 комментариев Добавить в закладки

Чем больше привыкаешь к идеальному порядку, который дает СЭД, тем более обескураживающими оказываются примеры из реальной жизни с их "бумажными" ограничениями...

Недавно мне удалось понаблюдать, как построена работа рядового моего почтового отделения. На адрес некоему человеку приходит... предположим, заказное письмо. Работники почты берут бланк извещения и аккуратно переписывают реквизиты (адрес и ФИО получателя) на него. После этого передают извещение в соседнее подразделение - почтальонам. Там его забирает почтальон, ответственный за указанный адрес, и через некоторое время извещение оказывается в почтовом ящике получателя.

А теперь представим, что получатель завел себе абонентский ящик и хочет, чтобы вся корреспонденция приходила только туда. Что же изменится в описанной ситуации? Ничего!.. Если на заказном письме указан адрес, то извещение будет доставлено домой получателю в его почтовый ящик, а не в абонентский. Чтобы извещение было доставлено в а/я, этот факт должен быть отражен в адресе, указанном на самом письме. Если получатель сам инициировал данное письмо, сообщив адрес отправителю, то это сделать совсем несложно, но если это письмо из Пенсионного фонда? Там указывается именно адрес, и никто не будет переходить на указание а/я.

А теперь представим (хотя бы на минуту :) ), что в почтовом отделении используется СЭД, автоматизирующая все процессы. Вместо того, чтобы заполнять бумажный бланк, данные вводятся в систему (с использованием различных приемов, ускоряющих эту операцию - выбора из справочника, «быстрого поиска» и т.д.) и извещение автоматически распечатывается. С пометкой «а/я номер такой-то» (тоже добавленной автоматически умной системой). Тогда получатель, заходя на почту, чтобы проверить свой абонентский ящик, увидит извещение и сможет сразу же получить по нему письмо.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (1)
Сергей Бушмелев 13 сентября 2007 г. 08:33  

Лучше, если бы извещение приходило по электронной почте и (или) в виде SMS ;)

Почта (наверно, в дюбой стране) - это вообще отдельная песня. Одно время мое почтовое отделение работало только по будням с 10 до 18 часов, с перерывом на обед!!! Поскольку адрес проживания и регистрации не совпадал, приходилось отпрашиваться на работе, чтобы съездить и получить заказное письмо.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев