Четыре варианта взаимодействия с контрагентами

Вопросы автоматизации бизнес-процессов актуальны уже несколько лет. Однако, далеко не все российские компании используют электронный документооборот, и тем более готовы перейти на межкорпоративный документооборот.

Я думаю, что процессы можно разделить в зависимости от автоматизации бизнес-процессов:

●    нет электронного документооборота;

●    автоматизирован внутренний документооборот;

●    автоматизирован межкорпоративный документооборот, но нет внутреннего;

●    автоматизированы внутренний и межкорпоративный документооборот.

Меня заинтересовал вопрос, понимают ли компании выгоду от автоматизации работы с контрагентами? Для этого я разобрала каждый из вариантов на примере.

Предположим, Игорь, Сергей, Константин и Михаил работают в отделе снабжения в четырех разных компаниях. Они отвечают за оснащение товарно-материальными ценностями и ежедневно общаются с поставщиками. Очевидно, что вся работа с документацией – счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, счета на оплату – проходит через них. Скорее всего, за один день каждый из них получает документы от нескольких поставщиков, и очевидно, что с каждой поставкой процессы проходят одинаково.

Вариант №1. Традиционный (пока).

В компании, где работает Игорь, нет системы электронного документооборота (далее - СЭД), внешний обмен документами также не автоматизирован, всё проходит по старинке. Бухгалтерия работает в учетной системе.

Вчера оплатили счет на приобретение стульев, и вот сегодня товар доставлен. С товаром водитель передает накладные и счет-фактуру. Игорь принимает товар, подписывает два экземпляра накладной, после чего один экземпляр накладной отдает обратно водителю (экспедитору), а второй вместе со счетом-фактурой относит в бухгалтерию. Бухгалтер проводит  документы в учетной системе и обнаруживает, что в счете-фактуре указан неверный КПП. Он звонит контрагенту и просит выставить исправленный документ. Все оригиналы документов помещает в архив. Проходит 7 дней и исправленный счет-фактура получен. Бухгалтер проводит документ в учетной системе, оригинал также помещает в архив.

Вариант №2. Бухгалтерия + СЭД. Обмен в бумаге.

В компании, где работает Сергей, автоматизированы внутренние бизнес-процессы, т.е. внедрена СЭД. Бухгалтерия также работает в учетной системе.

Счет оплачен, товар доставлен. С товаром водитель передает накладные и счет-фактуру. Он принимает товар и подписывает два экземпляра накладной. Один подписанный экземпляр накладной Сергей возвращает водителю (экспедитору), а второй экземпляр вместе со счетом-фактурой относит делопроизводителю, который регистрирует входящие документы в СЭД. После чего передает их в бухгалтерию. Бухгалтер проводит документы и обнаруживает ошибку в номере КПП счета-фактуры. Сообщает об этом контрагенту и через 7 дней почтой получает исправленный счет-фактуру, проводит документ, при этом все оригиналы документов помещаются в архив.

Вариант №3. Бухгалтерия на бумаге. Обмен - электронно.

Внутренние бизнес-процессы компании, в которой работает Константин, не автоматизированы. Но компания пользуется услугами оператора электронного документооборота т.е. межкорпоративный документооборот автоматизирован. Рабочие места Константина и бухгалтера предусматривают работу в сервисе обмена электронными документами. И Константин, и бухгалтер имеют доступ к входящим накладным и счетам-фактурам. На рабочем месте бухгалтера настроена интеграция сервиса обмена с учетной системой.

Сегодня утром от контрагента поступили накладная и счет-фактура. Константин принял товар, подписал накладную ЭП. Бухгалтер обнаружил, что в счете-фактуре указан неверный КПП и отправил через сервис контрагенту уведомление об уточнении. Контрагент получил уведомления о подписании накладной и исправлении счета-фактуры. Через 1 час он выставил исправленный счет-фактуру. Бухгалтер, не выходя из учетной системы, получил все документы и провел их. Оригиналы помещаются в электронный архив.

Вариант №4. Максимально электронный. 

Все внутренние бизнес-процессы компании, в которой работает Михаил, автоматизированы. Также автоматизирован и межкорпоративный документооборот, настроена  интеграция с корпоративной СЭД и учетной бухгалтерской системой.

Сегодня утром Михаил получил от контрагента накладную и счет-фактуру. Он принял товар, подписал накладную электронной подписью, отправил контрагенту. Создал задачу на согласование документов. По типовому маршруту документы получил бухгалтер. Во время проведения документов в учетной системе, бухгалтер обнаружил ошибку в номере КПП в счете-фактуре. После чего, не выходя из СЭД, он отправил уведомление об уточнении контрагенту. Контрагент получил уведомления о подписании накладной и об уточнении счета-фактуры. Проходит еще несколько минут, бухгалтер получает исправленный счет-фактуру и проводит его в учетной системе. Все оригиналы документов помещает в электронный архив. И здесь все зависит только от скорости внесения исправлений.

Так вот интересно, готовы ли компании перейти на вариант 4, когда автоматизированы внутренний и межкорпоративный документооборот?

Источник: PCWeek.