Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Что является значимой мерой успеха ECM? 

Василий Бабинцев20 мая 2013 г. 14:49

Понятие ECM (или ECM-технология) включает в себя два базовых постулата – концепцию и информационную систему, реализующую концепцию. Поэтому меру успеха ECM-технологий можно и нужно рассматривать с двух сторон:

ECM как концепция работы, работы по-новому. Переход от документов к управлению контентом, т.е. всей информацией компании. Такая новая концепция охватывает всю организацию, поэтому и влияние оказывает максимальное. Тем более что информация (контент) и механизмы управления ей – это сердце любой компании. Можно говорить, что концепция ECM пронизывает центральную нервную систему компании и лежит в основе возможности качественного рывка в развитии компании.

ECM как информационная система. Перестраивает привычную схему работы сотрудников, бизнес-процессы и процедуры. Переводя их со ступеньки бумажного взаимодействия на электронное. Да, не всегда это проходит гладко и, как правило, связано со значительными психологическими барьерами. Но, как и все новое, меняет отношение людей к рабочему процессу. Уже в количественном плане. Ускоряются и упрощаются процессы, снижаются материальные затраты.

Аналитики компании DIRECTUM разработали Методику оценки эффективности ECM-технологий на предприятии. В ее основе замер показателей по четырем основным направлениям:

●   экономия на процессах (пример процессов: время создания и регистрации документов, сроки согласования и исполнения поручений);

●   экономия на функциях (время поиска или обеспечения доступа к документам);

●   экономия на материальных ресурсах (бумага, расходные материалы);

●   снижение рисков (например, штрафы в договорной работе и др.).

Самое главное, что данный эффект просчитывается и по каждому направлению дает экономию от 5% до 60%.

И конечно, необходимо иметь в виду, что переход на ECM-технологии происходит не одномоментно. Это поступательный, пошаговый процесс постоянных улучшений. И даже качественные изменения в бизнес-процессах компании тоже могут быть описаны и «измерены». Одним из примеров такой методики является Модель зрелости организации, которая позволяет описать в виде диаграмм текущий и целевой уровень зрелости организации с точки зрения использования возможностей электронного документооборота.

Подробное описание Методики и Модели опубликовано на портале ECM-Journal.

Здесь важный момент выбор измеримых показателей в соответствии с целями, которые выделил бизнес на текущем этапе развития компании. Преобразовать бизнес-цели в показатели – это непростая задача. Их определение это работа консультантов, которые изучают процессы и работают с бизнес-руководителями для точного определения целей. Иногда для этого приходится долго доискиваться до истинных первопричин, которые стали тормозом развития компании или катализатором необходимости изменений.

Для того чтобы было проще говорить с бизнесом на одном языке в компании DIRECTUM разработан набор бизнес-решений для автоматизации определенного круга задач? и что важно для них уже продуман набор показателей, это ускоряет процесс их выбор для конкретной компании. Внедряя это решение, проектная команда берется работать именно на эти показатели и устанавливает начальное и плановое значение. Например, для решения «Работа с электронными счетами-фактурами и согласование счетов на оплату», показателями, которые улучшаются в результате внедрения, будут:

●   процент несвоевременно оплаченных счетов;

●   процент утвержденных счетов на оплату;

●   процент согласованных счетов, но не оплаченных;

●   средняя длительность согласования счета от поступления до принятия решения об оплате.

Для других задач и бизнес-целей соответственно могут быть выбраны другие показатели, например:

●   среднее время согласования договоров, распоряжений и приказов;

●   доля просроченных заданий по поручениям из протоколов совещаний, поручений по распоряжениям и приказам, планам.

Конечно, показатели не будут отражать «абсолютную картину мира», но их достижение уже сможет показать бизнесу движение вперед. Наряду с выбранными количественными показателями будет достигнут и качественный скачок. То есть показатели это не панацея – но простой измеритель, который позволяет проекту двигаться, проектной команде оценивать результаты и для себя, и для руководства.

О том, как бизнес-решения вписываются в общую концепцию управления информацией на современных предприятиях я буду рассказывать на своем докладе на DOCFLOW 22 мая.


Тип: Записи блогов

 (3,36 - оценили 2 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр