Что нужно при рецензировании документа?

Очень часто мы рецензируем электронные документы: проекты исходящих официальных документов (например, договоров), внутренние документы (технические проекты), входящие документы (снова договора). Какие средства мы для этого используем, что в них полезного и чего нам не хватает?

Для простоты рассмотрим документы, представляющие собой преимущественно текст, не будем брать электронные таблицы или презентации. Текст мы будем создавать скорее всего в Microsoft Word'е (если есть сторонники других пакетов – это здорово, т.к. получим больше возможностей для сравнения), а входящие отсканированные документы будут в формате PDF или TIFF.

Первый способ рецензирования, самый простой: рецензирование отдельно на бумаге, в электронной переписке или в тексте задачи, в которой мы отправляем документ на согласование. В таком варианте сохраняется история замечаний к документу, ее можно сгруппировать по авторам и распечатать. Основной недостаток такого варианта: нет привязки к тексту документа (кроме, возможно, очень слабой типа: «в п. 3 исправить А на Б»).

Второй способ рецензирования: используем комментарии просмотрщика (редактора) файлов. Например, в Word'е это будет так:

Достоинства: подсветка прямо по тексту, комментарии на полях, показ автора, номера комментария, а также возможность перемещения по комментариям, отображение их общим списком и печать.

Очевидный недостаток: очень неудобно комментировать и исправлять такие примечания. Приходится делать примерно так:

(В Office 2003 появились комментарии к комментариям – это обычный комментарий, но в имени пользователя будет написано USER2R1 – т.е. комментарий номер 2 относительно всего документа к комментарию номер 1 относительно всего документа).

Но главный недостаток: невозможно отследить отработанные комментарии, исключить их из документа, не удаляя. А это важно – хранить не только текст документа, но и историю примечаний к нему.

Для TIFF или PDF-документов тоже существует возможность комментирования прямо по тексту.

Как и в Microsoft Word (при работе с Tablet PC), здесь появляются инструменты подчеркивания, рисования, выделения текста, расстановки штампов и масса других средств пометки документа.

И если комментирование TIFF – это лишь процедура рисования в отдельном слое, то  в PDF (начиная с Adobe Reader 7 и выше) появляются расширенные возможности работы с примечаниями: можно отработать примечание, скрыть отработанные, отобрать по автору, отсортировать и т.д. Сортировка, кстати, возможно потому, что привязка примечания идет не к потоку символов, а к координатам на листе.

Однако есть особенность: редактировать документы в TIFF или PDF невозможно (или крайне неудобно, что сути не меняет), т.е. отработка примечания – это правка оригинального текста с последующим его экспортом, скажем, в PDF, а это сводит на нет все преимущества управления жизненным циклом примечаний. С другой стороны, это достоинство: можно быть уверенным, что примечание относится именно к тому тексту, к которому оно поставлено, т.е. текст не был изменен при редактировании.

Есть еще и третий вариант, и его идеи частично применяются некоторыми просмотрщиками (например, AutoVue; но он неудобный в другом, так что тоже не эталон). Суть его в том, что комментарии ставятся на само тело документа с привязкой к координатам на странице, а хранятся отдельно от него. Это дает ряд преимуществ – мы можем рецензировать практически любой текст аналогично тому, как это делается в Adobe Reader'е, и при этом можем отрабатывать примечания, редактируя исходный текст (правда, есть опасность, что примечание уже не будет соответствовать тексту, находящемуся на указанных координатах). Естественно, остаются все возможности сортировки, группировки и просмотра комментариев.

К сожалению, пока я не знаю ни универсального редактируемого формата, ни универсального просмотрщика и даже всех удовлетворяющей концепции, которые бы позволяли бы полноценно работать с комментариями. Возможно, есть идеи у вас?