Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Задачи компаний и их решение

Что нужно при рецензировании документа?

  6 комментариев Добавить в закладки

Очень часто мы рецензируем электронные документы: проекты исходящих официальных документов (например, договоров), внутренние документы (технические проекты), входящие документы (снова договора). Какие средства мы для этого используем, что в них полезного и чего нам не хватает?

Для простоты рассмотрим документы, представляющие собой преимущественно текст, не будем брать электронные таблицы или презентации. Текст мы будем создавать скорее всего в Microsoft Word'е (если есть сторонники других пакетов – это здорово, т.к. получим больше возможностей для сравнения), а входящие отсканированные документы будут в формате PDF или TIFF.

Первый способ рецензирования, самый простой: рецензирование отдельно на бумаге, в электронной переписке или в тексте задачи, в которой мы отправляем документ на согласование. В таком варианте сохраняется история замечаний к документу, ее можно сгруппировать по авторам и распечатать. Основной недостаток такого варианта: нет привязки к тексту документа (кроме, возможно, очень слабой типа: «в п. 3 исправить А на Б»).

Второй способ рецензирования: используем комментарии просмотрщика (редактора) файлов. Например, в Word'е это будет так:

Достоинства: подсветка прямо по тексту, комментарии на полях, показ автора, номера комментария, а также возможность перемещения по комментариям, отображение их общим списком и печать.

Очевидный недостаток: очень неудобно комментировать и исправлять такие примечания. Приходится делать примерно так:

(В Office 2003 появились комментарии к комментариям – это обычный комментарий, но в имени пользователя будет написано USER2R1 – т.е. комментарий номер 2 относительно всего документа к комментарию номер 1 относительно всего документа).

Но главный недостаток: невозможно отследить отработанные комментарии, исключить их из документа, не удаляя. А это важно – хранить не только текст документа, но и историю примечаний к нему.

Для TIFF или PDF-документов тоже существует возможность комментирования прямо по тексту.

 

Как и в Microsoft Word (при работе с Tablet PC), здесь появляются инструменты подчеркивания, рисования, выделения текста, расстановки штампов и масса других средств пометки документа.

И если комментирование TIFF – это лишь процедура рисования в отдельном слое, то  в PDF (начиная с Adobe Reader 7 и выше) появляются расширенные возможности работы с примечаниями: можно отработать примечание, скрыть отработанные, отобрать по автору, отсортировать и т.д. Сортировка, кстати, возможно потому, что привязка примечания идет не к потоку символов, а к координатам на листе.

Однако есть особенность: редактировать документы в TIFF или PDF невозможно (или крайне неудобно, что сути не меняет), т.е. отработка примечания – это правка оригинального текста с последующим его экспортом, скажем, в PDF, а это сводит на нет все преимущества управления жизненным циклом примечаний. С другой стороны, это достоинство: можно быть уверенным, что примечание относится именно к тому тексту, к которому оно поставлено, т.е. текст не был изменен при редактировании.

Есть еще и третий вариант, и его идеи частично применяются некоторыми просмотрщиками (например, AutoVue; но он неудобный в другом, так что тоже не эталон). Суть его в том, что комментарии ставятся на само тело документа с привязкой к координатам на странице, а хранятся отдельно от него. Это дает ряд преимуществ – мы можем рецензировать практически любой текст аналогично тому, как это делается в Adobe Reader'е, и при этом можем отрабатывать примечания, редактируя исходный текст (правда, есть опасность, что примечание уже не будет соответствовать тексту, находящемуся на указанных координатах). Естественно, остаются все возможности сортировки, группировки и просмотра комментариев.

К сожалению, пока я не знаю ни универсального редактируемого формата, ни универсального просмотрщика и даже всех удовлетворяющей концепции, которые бы позволяли бы полноценно работать с комментариями. Возможно, есть идеи у вас?

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (6)
Николай Пестерев 17 января 2007 г. 14:56  
Есть ещё несколько способов рецензирования:
1. Помимо примечаний в офисе можно сохранять правки и по ним отслеживать. Минус - когда правок много, сложно с ними разбираться. Плюс - можно скрывать, сохраняя изменение с привязкой к тексту. Данный способ используется у одного из наших клиентов.
2. При рецензировании вести отдельный документ, в котором ведется своего рода таблица, в которой выписываются все замечания с привязкой к тексту (цитаты документа), к странице, и т.д. Это, кстати, исключает лишний круг согласования основного документа. Данный способ эффективно используется у другого нашего клиента.
Андрей Подкин 17 января 2007 г. 15:04  
ПО, которое здесь рассмотрено, изначально было разработано для индивидуальной работы и не предполагало такой функциональности, как рецензирование.
Возможно, в данном случае лучше ориентироваться на средства, созданные для коллективной работы, например, на wiki.

Елена Истомина 17 января 2007 г. 15:21  

"ПО, которое здесь рассмотрено, изначально было разработано для индивидуальной работы". Очевидно, можно найти приложения, которые для рецензирования будут пригодны больше Word, но с учетом распространенности Word все его неудобства использования для рецензирования покроются его известностью и понятностью большинству пользователей.

 

Максим Галимов 17 января 2007 г. 15:39  

Wiki - это все-таки способ создания документов; здесь я попытался сделать акцент на рецензировании, т.е. когда документ практически готов, правятся лишь небольшие его кусочки.

Хотя, безусловно, тема создания документов многими пользователями сама по себе очень интересна. Вспомним Live Writer или Google'овские средства редактирования документов http://docs.google.com/

Андрей Подкин 18 января 2007 г. 18:05  
Елена Истомина:
с учетом распространенности Word все его неудобства использования для рецензирования покроются его известностью и понятностью большинству пользователей.

Вот как раз поэтому у других средств
сейчас и появляются шансы конкурировать с Word.  Переход на Office 2007 будет, мягко говоря, совсем не легким (можно, конечно, использовать старые версии, но Microsoft наверняка приложит немало усилий против этого).
Константин Муратов 21 января 2007 г. 13:28  
Думаю, что главные требования - это удобное комментирование, постепенная их отработка с сохранением старых комментариев в новых редакциях документов, т.е. возможность комментирования прямо в приложении-редакторе. Для простоты использования надо, чтобы разные приложения-редакторы использовали единые понятия и очень близкий пользовательский интерфейс.
Факт №1 - большинство документов создаются сейчас в Microsoft Office, факт №2 - Microsoft развивает свои средства комментирования и старается сделать их однообразными в своих приложениях. Вывод напрашивается сам собой...
Сейчас обсуждают
Больше комментариев