DOCFLOW 2014. По следам круглого стола Юридически-значимый документооборот

На прошлой неделе состоялся DCOFLOW 2014, где темой одного из круглых столов был «Юридически-значимый документооборот», в котором я участвовал в качестве эксперта. Приведу вам основные  выводы данного круглого стола.

Очень важно, что именно формат круглого стола позволяет собрать представителей разных сторон и в открытой дискуссии высказаться, поспорить на глазах многих заказчиков. Спасибо площадке DOCFLOW за предоставленную возможность.

Вначале круглого стола завязалась небольшая дискуссия про терминологию (что такое «юридическая значимость», «юридическая сила» и т.п.) и про какой же документооборот пойдёт речь. В итоге, сошлись на том, что обсуждать будем документооборот по сделкам между организациями (договора, первичные бухгалтерские документы, счета-фактуры и др.), т.к. это основной документопоток между коммерческими организациями и в рамках круглого стола будем использовать компромиссное понятие «обмен электронными документами» (далее - ОЭД).

Целью круглого стола было определить (с точки зрения заказчика):

1.   Какие действия нужны для перехода на ОЭД по сделкам?

2.   С какими сложностями придётся столкнуться?

3.   Возможные решения и идеи.

Рассмотрим, к каким результатам мы пришли за отведённое время.

Какие действия нужны для перехода на ОЭД по сделкам?

По мнению экспертов и участников круглого стола необходимы следующие действия (в порядке убывания важности):

1.   Собрать рабочую группу, в которую должны войти представители различных подразделений компании. Без группы трудно сделать дальнейшие шаги и принять верные решения.

2.   Определить перечень документов для перевода в электронный вид:

2.1.  С точки зрения экономической эффективности.

2.2.  С точки зрения соответствия законодательству.

2.3.  С точки зрения бизнес смысла (бизнес-процессов).

3.   Изучить и выбрать технологии и решения (выбор оператора для ОЭД, интеграция с информационными системами заказчика, получение сертификата электронной подписи (далее – ЭП)).

4.   Провести анализ бизнес-процессов информационного взаимодействия между организациями (компания и её контрагенты) – с точки зрения заказчика это очень важно.

И другие необходимые действия (порядок важности не определяли):

●    Решить вопросы по обеспечению архивного хранения электронных документов (далее – ЭД).

●    Разработать внутренние регламенты, локальные нормативно-правовые акты по работе с ЭД.

●    Подготовить проекты соглашений об ОЭД с контрагентами (если это требуется).

●    Подготовить инструменты и системы для обработки ЭД в бизнес-процессах (доступ к ЭД, подписание ЭД, их оперативное хранение, поиск, маршрутизация и прочее).

С какими сложностями придётся столкнуться?

По мнению участников круглого стола сложности будут следующими (в порядке убывания важности):

1.   Отсутствие роуминга между операторами.

2.   Низкая мотивация контрагентов к подключению и началу обмена ЭД.

3.   Неготовность компании к изменению своих бизнес-процессов.

4.   Не определены требования по обработке и архивному хранению ЭД.

И другие сложности и вопросы (порядок важности не определяли):

●    Необходимость заниматься подготовкой данных к переводу в электронный вид в учётных и других системах.

●    Не достаточно определены требования к форматам ЭД и правила работы с ними.

●    Отсутствие судебной практики.

●    Срок действия сертификата ЭП 1 год. Как проверить ЭП через N лет? С помощью каких программно-технических средств доказать/проверить целостность и достоверность ЭД через N лет?

Возможные решения и идеи

По мнению экспертов и участников круглого стола, возможные решения сложностей могут быть следующие (в скобках мои комментарии):

1.   Сложность – отсутствие роуминга между операторами.

Решения и идеи:

●    Делать роуминг (операторы уже сейчас делают продуктивный  роуминг, есть пример продуктивного роуминга, и в этом году их станет больше).

●    Работать с несколькими операторами одновременно (компания для обмена ЭД с контрагентами подключается сразу к нескольким операторам).

●    Требовать от оператора роуминг! (Компания заказчик может обратиться к оператору со своей конкретной потребностью роуминга, многие операторы только этого и ждут).

●    Дождаться пока останутся 2-3 оператора, тогда они договорятся (но тогда может вырасти стоимость трафика, т.к. конкуренции станет меньше).

●    В ходе планирования выбирать операторов, исходя из возможностей оператора подключить  контрагентов вашей компании (но всё равно, найдётся какая-то доля ваших контрагентов, которые подключены к другому оператору, по сравнению с большинством ваших контрагентов).

●    Будущее за отраслевыми операторами? (Процесс постепенного фокусирования операторов на определённых отраслях идёт уже сейчас).

2.   Сложность - низкая мотивация контрагентов к подключению и началу обмена ЭД.

Решения и идеи:

●    Работать над мотивацией контрагентов в связке «заказчик-оператор» (т.е. совместными скоординированными действиями заказчика и оператора мотивировать контрагентов).

●    Должно стать модным.

●    Кнут – заставлять (есть компании заказчики, которые могут фактически заставить своих контрагентов перейти на ОЭД; сейчас это очень эффективно на практике).

●    Пряник (скидки, бонусы как со стороны операторов для абонентов, так и со стороны компании заказчика для своих контрагентов).

●    Удобство решений операторов (создание операторами таких продуктов, которыми намного удобнее пользоваться, по сравнению с бумажным документооборотом).

●    Лёгкость подключения к оператору.

3.   Сложность - не определены требования по обработке и архивному хранению ЭД. (В общем случае – какая-то область ОЭД сейчас не определена законодательно).

Решения и идеи:

●    Совершенствовать законодательную базу (активнее представителям операторов и заказчиков участвовать в различных рабочих группах по подготовке НПА, лоббировать свои интересы для принятия соответствующих НПА).

●    Работать по соглашению сторон (нормы и правила не определённые в законодательстве можно прописать в соглашении между абонентом и оператором или между контрагентами в 2-х сторонних соглашениях).

●    В 2014 году будет разработан НПА по хранению ЭД.

●    Ответственность несёт УЦ и/или оператор (ответственность, правила поддержки, обязательства сторон прописаны, например, в регламенте оператора и договоре оператора с абонентом).

Вопросы в ходе круглого стола были рассмотрены очень сжато и тезисно, время и формат требовали этого. Если вы хотите углубиться в тему, то рекомендую вам почитать соответствующие статьи на ecm-j и послушать запись свежего вебинара про ЭП.