Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Документ - лицо компании

  4 комментариев Добавить в закладки

Оформление документовОчень часто в составе эффекта от внедрения СЭД упоминается повышение имиджа компании за счет качества оформления документов. Не далее как вчера еще раз убедилась, что это далеко не мелочь.

Заключаем договор с одной компанией, которая занимается организацией довольно солидного мероприятия. Общение идет в основном по электронной почте. Формат общения и оформления писем – вполне на уровне, скорость реагирования на вопросы – тоже. Но вот приходят договора на согласование, и я испытываю легкий шок.

1. Меня просят заполнить реквизиты в договоре, хотя до этого для выписки счетов реквизиты я уже высылала.

2. Договор оформлен как попало – никакого стиля, неровные отступы, какие-то странные подчеркивания и т.п. В общем, создается впечатление, что о возможностях форматирования документов Word человек, который этот документ составлял, только отдаленно слышал. Одно из приложений договора вообще криво скопировано со страницы сайта и при предварительном просмотре явно видно, что нормально его распечатать не получится.

3. Мало того, вместо пустого шаблона, в который я должна вписать реквизиты, мне высылают заполненный договор с полными реквизитами и суммами другого клиента!

Ну что я могу сказать. Уровень компании-организатора резко понизился в моих глазах. Впечатление схоже с ободранным стулом в приемной или визиткой менеджера, распечатанной на обычной бумаге А4 формата и разрезанной вручную.

По качеству документов явно видно, что СЭД в данной компании и не пахнет. Иначе как можно объяснить, что сложно оформить шаблон типового договора?  Про CRM я вообще молчу: хранить информацию о клиентах им видимо негде, некогда или незачем (все параметры чести не делают).

Хотя, как давно известно, наличие системы не гарантирует правильность работы персонала, но значительно снижает вероятность ошибок. Ведь если любой создаваемый документ уже имеет некие установленные основы форматирования, специально портить их вряд ли будут. А значит вероятность того, что вашу компанию будут «представлять» столь не качественно оформленные документы снижается.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (4)
Максим Галимов 10 октября 2007 г. 20:56  
Жестко... Впрочем, не уверен, что СЭД и CRM решили бы указанные проблемы, а их отсутствие обязательно приводит к подобным проблемам с оформлением документов.
Но вероятность хорошего результата с правильной автоматизацией, безусловно, выше.
Сергей Бушмелев 11 октября 2007 г. 09:36  

Согласен с Максимом, дело, скорее всего, в отсутствии четкой политики компании в отношении документов, а не в отсутствии средств автоматизации.

Хотя грамотное использование СЭД, думаю, сделает процесс создания документов, соответствующих принятым корпоративным стандартам, более удобным.

Наталья Пономарева 11 октября 2007 г. 10:58  

Действительно, жестко... Но я хочу сказать пару слов о собственно форматировании документов. Вполне возможно, что в той организации, из которой послали документ Word (а договор, я думаю был именно таким документом), он выглядел очень даже прилично.

Совсем недавно и мы столкнулись с тем, такой удобный на первый вгляд способ стандартизации оформления документов Word, как использование фиксированного набора стилей, без явного применения форматирования, может привести к ужасающим результатам. Казалось бы, что может быть проще? - создали нужные стили и обязали использовать всех сотрудников только их. Но на практике выяснилось, что внешний вид документов очень зависит от установленных на конкретном компьютере шаблонов и параметров работы со стилями. Так что вполне возможно, что в той московской организации хотели как лучше, а получилось так, как получилось.

Елена Истомина 12 октября 2007 г. 07:50  

Надо отдать должное раскритикованной компании - не все так плохо в их королевстве. На высказанную в письме критику отреагировали корректно, извинились и поблагодарили за замечание.

Так что может им и правда просто СЭД не хватает :)

Сейчас обсуждают
Больше комментариев