Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Основы электронного документооборота

Домашний учет документов

  11 комментариев Добавить в закладки

Дело о глухом тетереве из домашней канцелярии графа СалогубаТема домашнего учета документов, на мой взгляд, недооценена. Как-то раз, правда, с несколько иной стороны, я уже поднимал ее. А тут жизненные обстоятельства сложились так, что в последние пару месяцев мне приходится бегать с документами (естественно, бумажными) по разным инстанциям.

Число документов выросло чуть ли не в два раза, количество "транзакций" по ним — на порядок. Возникли документы, которые непонятно сколько времени хранить (и не ясно, понадобятся ли они еще); появились и однозначно "устаревшие" документы. Для многих документов сделаны копии, которые никому не потребовались, а поскольку ксерокса дома нет, то копии тоже старательно приберегаются — вдруг пригодятся. Кроме того, "на память", без всяких пометок о недействительности, мне вернули оригиналы документов — уничтожать их? или они потребуются в случае какого-нибудь разбирательства?

И вот я подумал — если есть достаточно большое количество программ и сервисов учета домашних финансов, нет ли методики, системы или сервиса для учета документов домохозяйств? Честно говоря, я только в начале пути и пока только подумываю о средствах (и даже об их необходимости) для организации домашней канцелярии, и требования мои пока оформились слабо, но тем не менее.

Нужна система учета бумажных документов и копий (методика плюс программа или сервис, что-то поинтересней Excel) с указанием срока хранения, места в папке (физическом хранилище), которая бы позволяла быстро регистрировать выемку документов, фиксировать необходимые комплекты документов для разных нужд, напоминала бы о наступлении срока давности документа, позволяла бы типизировать документы, и была бы крайне удобной в эксплуатации. И главное, чтобы домашняя канцелярия не приводила к перекосам.

Если у вас уже есть что порекомендовать (вот, например, один из советов), то буду рад услышать советы и попробовать на себе. Результаты эксперимента по персональному учету документов постараюсь опубликовать.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (11)
Наталья Глазырина 31 июля 2009 г. 16:25  

Да, есть такая проблема, тоже сталкивалась, и эта кипа оригиналов, копий и квитаций до сих пор лежит стопкой в шкафу. А как бы было замечательно, жить в "идеальном информационном обществе", взяла в ковычки не просто так, сейчас для меня это больше утопия, чем реальность будущих лет. Это когда ты приходишь в инстанцию, к окошечку, чтобы сделать некую процедуру, допустим "регистрация собственности", и тебе для этой процедуры не надо оббегать полгорода, по другим инстанциям и заказывать бумажки, за копии которых ты каждый раз платишь, а еще более "умиляет", поднести к этому окошечку, бумажку из другого кабинета этой же организации. Вот придти бы оджнажды к окошку, а там база всех необходимых документов, копий, реестров, выписок и т.д. и т.п., заплатил за процедуру и ждешь лишь срока её исполнения. И даже если тебе нужно что-то из архива, городского там или какого, не нужно б было туда идти, писать заявление, заполнять бумажки, отправил запрос с сайта, через час тебе по почте копия документа пришла, а ты раз и отправил её в инстанцию, что её запрашивала. Эх, красота!  

Вот тогда, нам с вами мысли о домашней канцелярии не приходили бы, и хранили бы мы дома только оригиналы документов регистрационных служб и разные свидетельства о гражданском состоянии. Их не так уж и много, чтобы они не поместились в одном уголке, имею в виду папку уголок, для хранения бумаг.

Андрей Подкин 01 августа 2009 г. 22:07  

Немного не по теме, но почему

что-то поинтересней Excel
?

Современные технологии от Microsoft позволяют делатть на Excel практически любые задачи по обработке данных. Причем они еще и смотрятся вполне неплохо.
Максим Галимов 03 августа 2009 г. 08:19  
практически любые задачи по обработке данных

Хочу сервис в Интернете :) Так, по меньшей мере, я смогу более оперативно управлять документами.

Но вообще, видимо, начнем с Excel'а.

 

жить в "идеальном информационном обществе"
Наталья, такая мечта настолько далека от реальности, что и говорить об этом не хочется. Нам бы упорядочить то, что есть. :)
Сергей Нигматуллин 03 августа 2009 г. 09:31  

Максим, а сколько у вас документов в "домашнем документообороте" ?  Может быть овчинка выделки не стоит, если их не более 1 папки.

 

Inna Tsilikina 05 августа 2009 г. 19:33  
Хочу сервис в Интернете

Уважаемый Максим!) На мой взгляд, размещать информацию личного характера нужно обдуманно... Не уверена, что у нас некоторые пользователи интернета смогут прогнозировать как "их слово отзовется"...
Конфиденциальность информации в сети - понятие по-моему все более условное.
На языке метафоры... это все равно что на ближайшем заборе разместить Ваши личные документы и подписать чьи они.
Не разумно, по-моему...
Поэтому, думаю... пользователю нужен синтез ПО по домашнему учету, которое может создавать "карточки" для документов...
Реализацию думаю, мы скоро увидим...
Максим Галимов 06 августа 2009 г. 09:12  
Может быть овчинка выделки не стоит, если их не более 1 папки

Две-три папки (в зависимости от того, учитывать ли квитации, какие-то договоры, гарантийные документы на технику). А так -- я даже не знаю, сколько у меня документов, честно говоря :)

 

Конфиденциальность информации в сети - понятие по-моему все более условное.
Да я бы не сказал, что все так печально. Во-первых, этой информацией нужно целенаправленно интересоваться, чтобы до нее добраться; а кому я нужен? Во-вторых, именно перечень документов и история их движения злоумышленнику ничего не даст. В-третьих, кому надо, тот все равно получит все сведения, используя свои полномочия.
Денис Садыков 10 августа 2009 г. 13:19  

Максим, попробуй Microsoft Office Live Workspace. Я пользуюсь им для хранения образов разных документов (копии свидетельств и т.п.) и личных электронных документов, к которым требуется доступ из разных мест.

Ксения Юнак 18 августа 2009 г. 12:44  

Да-да, мало того, что их разложить внутри "дела" в определенной последовательности, так еще и РКК на них заполнить! Страницы дела пронумеровать, оригиналы отдельно от копий... по тематике... и т.д. И.. останется нанять на полставки домашнего архивариуса или делопроизводителя! Тогда и в электронной системе и в папочках на столе будет идеальный порядок: всегда точно знаешь, где, что и в каком количестве лежит!

Имхо, это проблема самоорганизации и не более. У меня возникала проблема "учета" документов года 2,5 назад, когда у меня в связи с жизненной ситуацией возникло аж четыре (!) долгоиграющих судебных разбирательства. Куча документов и копий по каждому из них!! Голова кругом! Что делать?

Очень просто! Была заведена папка для каждого из них и туда помещались ВСЕ документы по отдельному разбирательству. По завершению всех разбирательств папки были перенесены в "архив" (с полки были убраны в шкаф). Со временем (по истечении срока хранения) будут изъяты из архива и уничтожены. Без актов и протоколов.

Все же остальные документы (квитанции об оплате (кстати, имеют свой срок хранения), паспорта и гарантийники на технику, сертификаты/аттестаты/дипломы, свидетельства и пр.), на мой взгляд, достаточно просто раскладывать по мере возникновения в 3-4 файлика (скоросшивателя, конверта и т.п.) и держать это в тумбочке/на полочке/в шкафу. Ну, обложки "дел" нарисуйте красивые, разделители вставьте (или стикерами разделите внутри папки разные документы) и тогда у вас не возникнет проблем с домашним архивом. Делов-то!

Максим Галимов 18 августа 2009 г. 14:21  
тогда у вас не возникнет проблем с домашним архивом

Ксения, спасибо. В таком виде я сейчас и пытаюсь делать. И хотя мой айтишный мозг требует электронного учета, я все-таки склоняюсь к разным папкам и запискам (с указанием, где изъятый документ находится и когда вернется). Плюс очень полезный совет от Дениса -- сканы хранить в хранилище какого-нибудь сервиса.

Кстати, ни у кого не возникало проблем с книгами, выданными на время почитать и уже никогда не вернувшимися на место? :)

Ксения Юнак 19 августа 2009 г. 10:56  
Кстати, ни у кого не возникало проблем с книгами, выданными на время почитать и уже никогда не вернувшимися на место?

Ха, Максим! Знакомо с раннего и советского детства!  Тогда было много сил и времени (а главное желания!) на разработку экслибриса семейной библиотеки и на попытку создания каталога. Правда, так ничем и не закончились эти бесчисленные попытки. Так до сих пор книжки и "уходят налево" с упорной регулярностью... А каталог бы, наверно, помог. Вот тут даже спорить не стану.
Сейчас обсуждают
Исхаков Роберт 10 февраля 2017 г. 16:33  
Сергей Бушмелев 10 февраля 2017 г. 13:45  
Вадим Майшев 10 февраля 2017 г. 13:39  
Сергей Бушмелев 10 февраля 2017 г. 13:27  
Исхаков Роберт 10 февраля 2017 г. 11:28  
Больше комментариев