Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

ECM и научный менеджмент: функциональное управление

  3 комментариев Добавить в закладки

Есть разные плоскости, в которых можно рассматривать ECM-технологии. К сожалению, редко встречается системных подход и адекватная классификация возможностей ECM — обычно все сваливается в кучу, и отталкивается либо от технических особенностей, либо от пресловутого делопроизводства.

Не претендуя, конечно, на безупречность и исчерпываемость, предлагаю посмотреть на ECM с точки зрения научного менеджмента, используя системный анализ. Это первый пост на тему.

Терминология

Начнем с напоминания терминологии.

Системный анализ — это методология решения сложной проблемы путем последовательной декомпозиции её на взаимосвязанные частные подпроблемы.

Система управления — систематизированный (строго определенный) набор средств сбора сведений о подконтрольном объекте и средств воздействия на его поведение с целью достижения определённых целей.

Или вот так... Система управления — это набор правил, с помощью которых субъекты управления управляют объектами управления.

В научном менеджменте выделяются в частности: функциональная, процессная, проектная системы управления. Case-management — это тоже система управления...

Так вот, сейчас интересует функциональная система управления.

Почему функциональная система и что это такое?

«Любимая» система управления в России — функциональная по праву может носить это звание.

Функциональная система основана на четком закреплении выделенных функций за субъектами управления (должностями или подразделениями). При этом для решения проблемы/задачи используется именно «функция». Если субъект не может сам решить задачу, он может ее декомпозировать, и делегировать ее часть (или вообще всю) другому субъекту.

Теперь по-русски поясню. На понятном примере.

В компанию «РосНефтеГазАлмаз» приходит письмо от министерства природных ресурсов и экологии с просьбой прояснить, почему при прокладке алмазопровода вырубили ценные елки. Письмо кладется на стол председателю правления, и тот формулирует резолюцию, по итогам которой поручение сформулировать ответ получает его заместитель.

Вот это и есть функция — вынесение резолюции. Какие признаки функции тут имеем?
1. Деятельность не спланирована заранее, способ решения задачи принимает субъект в каждом конкретном случае индивидуально.
2. Есть субъект, который отвечает за рассмотрение писем без четкого выделения области ответственности — просто все рассматривает.

Какие плюсы у такой системы?
1. В целом она гибче. Если большинство встающих задач не имеют прецедентов, то проще и единственно возможно каждый раз заново искать способ ее решения.
2. Она самая простая. Ничего придумывать не надо — «посадил» субъекта и пускай работает. Но все зависит от его квалификации.

Какие минусы?
1. Чудовищно не эффективна в современных условиях в отраслях «классической экономики» (например: производство, логистика, торговля и т.д.). Вы же не будете каждый раз решать, как делать кровать IKEA?
2. Все зависит от субъекта, он и исполнитель и судья и закон. В итоге, такие системы подвержены быстрому «старению».
3. Система не нацелена на конечный результат. Никто не обязан сформулировать конечную цель и в итоге проблема может быть просто «затаскана».

В целом, в развитом мире, такая система применяется достаточно редко. Там где нужна гибкость (например, в инновациях), ее давно заменил адаптивный кейс-менеджмент. В остальном, со времен Фредерика Тейлора, везде работает подход с предварительным планированием (например: процессное или проектное управление).

Но Россия обожает функциональное управление. Для государственных организаций и ведомств это фактически единственный способ управления, да и в бизнесе без него, зачастую, никак.

Отсюда образ классического чиновника, от подписи которого все и зависит. Отсюда косность, и прочие неприятности.

И при чем тут ECM?

Очень при чем. Ключевая задача, которая ставится перед российскими ECM они же СЭД — управление резолюциями и поручениями. Т.е. фактически речь идет о реализации функционального управления внутри ECM.

Надо сказать, что ECM отлично подходит для таких задач.

Что порождает поручения субъекта?
1. Резолюции на документах. На их основе формируются поручения.
2. Решения коллегиальных органов (совещания, президиумы...), протоколы фактически представляют собой набор поручений.
3. Обращения граждан и организаций, по факту которых также создаются поручения.
4. Устные распоряжения руководства, оформляемые поручением.
5. Приказы, распоряжения, служебки. По итогам которых формируются поручения.

Все названые задачи (работа с документами, управления совещаниями, управление обращениями граждан) довольно часто реализуются в СЭД.

Поэтому при проектировании сбалансированной информационной системы есть смысл выделить объект управления «Поручение». Унифицировано реализовать само «Поручение» и логику работы с ним в ECM системе.

В итоге можно будет комплексно охватить всю функциональную систему управления, с единообразными сценариями работы для исполнителей. И при этом масштабировать систему с точки зрения наращивания функций порождающих поручения.

Послесловие

Из практики. Автоматизировали организацию, упор был на поручения как раз. Босс формирует поручение своему подчиненному, тот своему подчиненному, а то и другому подразделению. И т.д.

Статистика показала — что на каждую проблему (читай поступивший документ), формируется порядка 12 уровней поручений (в среднем). Читай перекладываний бумаги по столам.

Вот такие дела. Разумеется, это гос. организация была.

Данный пример показывает, почему функциональное управление в неконкурентной среде превращается в страшный сон для производительности труда.

Но когда и если функциональное управление востребовано, то ECM технологии — это правильный выбор для автоматизации.

 

Источник: https://www.facebook.com/AkelonCompany

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (3)
Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев