Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Управление контентом

ECM-платформа как инструмент структурирования корпоративной информации за пределами учетной системы

  0 комментариев Добавить в закладки

Сейчас многие западные и российские коллеги педалируют темы информационного хаоса и управления информацией (Information Governance). Темы подогреваемые, связанные с большими данными, но, по сути, не новые. Кроме того, на них можно посмотреть и с другой стороны. Давайте – на примерах.

Как мы получаем счета на оплату

Счет может представлять собой как бумажный, так и электронный документ (скан, pdf и так далее). Невольно могут плодиться копии одного и того же счета. При большом количестве контрагентов и частых взаимодействиях с ними, а также в ситуациях, когда документы перевысылаются по причине ошибок в данных счета, получаем мини-хаос, причем в той области, которая требует максимальной четкости, так как данные из счетов уже поступают в учетную (ERP) систему, то есть должны быть структурированными.

Отдельное решение, автоматизирующее захват, регистрацию, проверку и согласование счетов, может помочь справиться с проблемой структурирования информации за пределами учетной системы, в которую уже попадут только необходимые верные данные.

Что, если взглянуть шире?

Узких решений, которые помогают структурировать информацию до ее занесения в учетную систему, может быть несколько. К примеру, ту же функцию исполняет программное обеспечение по автоматизации согласования договоров. Аналогично дела обстоят с HRM-системой, в которой собирается информация о сотрудниках, в том числе резюме (учтем, что некоторые дизайнеры присылают резюме в виде иллюстраций-инфографик, а веб-программисты – выкладывают в сети в виде landing pages).

Такие системы априори работают с неструктурированной информацией, то есть – в условиях информационного хаоса. Причем они, среди прочего, структурируют информацию для целей использования в учетной системе.

«Зарождение» ECM-платформы

Уже сама по себе интеграция нескольких внешних решений с учетной системой – непростая задача. Также стоит принять во внимание, что внешние решения могут взаимодействовать между собой, обмениваться данными, опираться на одинаковые или подобные бизнес-процессы.

Это дает основание как минимум задуматься над тем, чтобы построить решения на единой платформе для упрощения и удешевления автоматизации. Единая платформа позволит обеспечить масштабируемость, гибкую настройку и развитие системы.

ECM-платформа как раз может стать дополнением учетной системы, создав вокруг фильтр, проходя сквозь который, данные будут структурироваться. Система управления корпоративным контентом уместна здесь, так как вне систем, работающих с учетными данными, существует множество (до сотен Гб) информации, имеющей ценность, требующей обработки и накопления. При взаимодействии с этими данными могут быть актуальны функции захвата, преобразования, версионности, управления знаниями, совместного доступа, все это – с привязкой к workflow. Как раз классическая, по определению Gartner, ECM-система отвечает озвученным требованиям.

На базе одной ECM-платформы возможно построить эффективные узкие решения и для согласования счетов, и для согласования договоров, и для сбора информации о персонале, и для прочих прикладных задач.

При этом выгоды возникнут не только благодаря автоматизации бизнеса, но и за счет того, что число пользователей учетной (читай – дорогой) системы можно будет сократить, перенеся часть функционала в ECM-систему.

Здесь же появятся возможности для внедрения фишек и надстроек, а также для перехода к полноценному управлению информацией (IG) в западном понимании.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев