ECM-платформа как инструмент структурирования корпоративной информации за пределами учетной системы

Сейчас многие западные и российские коллеги педалируют темы информационного хаоса и управления информацией (Information Governance). Темы подогреваемые, связанные с большими данными, но, по сути, не новые. Кроме того, на них можно посмотреть и с другой стороны. Давайте – на примерах.

Как мы получаем счета на оплату

Счет может представлять собой как бумажный, так и электронный документ (скан, pdf и так далее). Невольно могут плодиться копии одного и того же счета. При большом количестве контрагентов и частых взаимодействиях с ними, а также в ситуациях, когда документы перевысылаются по причине ошибок в данных счета, получаем мини-хаос, причем в той области, которая требует максимальной четкости, так как данные из счетов уже поступают в учетную (ERP) систему, то есть должны быть структурированными.

Отдельное решение, автоматизирующее захват, регистрацию, проверку и согласование счетов, может помочь справиться с проблемой структурирования информации за пределами учетной системы, в которую уже попадут только необходимые верные данные.

Что, если взглянуть шире?

Узких решений, которые помогают структурировать информацию до ее занесения в учетную систему, может быть несколько. К примеру, ту же функцию исполняет программное обеспечение по автоматизации согласования договоров. Аналогично дела обстоят с HRM-системой, в которой собирается информация о сотрудниках, в том числе резюме (учтем, что некоторые дизайнеры присылают резюме в виде иллюстраций-инфографик, а веб-программисты – выкладывают в сети в виде landing pages).

Такие системы априори работают с неструктурированной информацией, то есть – в условиях информационного хаоса. Причем они, среди прочего, структурируют информацию для целей использования в учетной системе.

«Зарождение» ECM-платформы

Уже сама по себе интеграция нескольких внешних решений с учетной системой – непростая задача. Также стоит принять во внимание, что внешние решения могут взаимодействовать между собой, обмениваться данными, опираться на одинаковые или подобные бизнес-процессы.

Это дает основание как минимум задуматься над тем, чтобы построить решения на единой платформе для упрощения и удешевления автоматизации. Единая платформа позволит обеспечить масштабируемость, гибкую настройку и развитие системы.

ECM-платформа как раз может стать дополнением учетной системы, создав вокруг фильтр, проходя сквозь который, данные будут структурироваться. Система управления корпоративным контентом уместна здесь, так как вне систем, работающих с учетными данными, существует множество (до сотен Гб) информации, имеющей ценность, требующей обработки и накопления. При взаимодействии с этими данными могут быть актуальны функции захвата, преобразования, версионности, управления знаниями, совместного доступа, все это – с привязкой к workflow. Как раз классическая, по определению Gartner, ECM-система отвечает озвученным требованиям.

На базе одной ECM-платформы возможно построить эффективные узкие решения и для согласования счетов, и для согласования договоров, и для сбора информации о персонале, и для прочих прикладных задач.

При этом выгоды возникнут не только благодаря автоматизации бизнеса, но и за счет того, что число пользователей учетной (читай – дорогой) системы можно будет сократить, перенеся часть функционала в ECM-систему.

Здесь же появятся возможности для внедрения фишек и надстроек, а также для перехода к полноценному управлению информацией (IG) в западном понимании.