Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Основы электронного документооборота

Электронная почта - инструмент для согласования?

  19 комментариев Добавить в закладки

Вопрос читателя: Для организации системы согласования нельзя ли обойтись обычной электронной почтой? Зачем нужна ECM-система?

Электронная почта – может быть использован как инструмент для согласования. Можно обойтись электронной почтой и не внедрять ECM-систему. Приведу аналогию с автомобилем и велосипедом. Из точки А до точки В можно добраться на велосипеде. На свежем воздухе, не спеша и не затратив средств на приобретение автомобиля.

Но, есть несколько ограничений. Затрону лишь некоторые:

●    порой, из точки А в точку В необходимо добраться быстрее. Не за час, а например за 15 минут, но преодолеть такое расстояние на велосипеде за это время просто невозможно;

●    расстояние от точки А до точки В может оказаться настолько большим, что на велосипеде этот путь можно просто не преодолеть;

●    может пойти дождь и за поворотом вас может окатить водой невнимательный водитель;

●    после дороги желательно принять душ, что не в каждой точке В предусмотрено;

●    порой, в точке В надо быть в галстуке и в отглаженном костюмчике;

●    летом жарко, а кондиционер на велосипеде не предусмотрен;

●    зимой по гололеду сложно ездить, да и холодно;

●    без присмотра велосипед не оставишь, а в точке В не всегда есть оборудованная парковка.

Также ограничения есть и при использовании электронной почты при согласовании того или иного документа. Вот лишь наиболее важные и критичные:

●    нет возможности повлиять на исполнительскую дисциплину, так как нет автоматически создаваемых отчетов в процессе согласования. Нет прозрачности процессов и уведомлений ответственным лицам и контролерам при нарушении сроков согласования

●    сложные регламенты невозможно предусмотреть в электронной почте, либо приходится изучать регламент каждому инициатору, чтобы правильно выстроить процесс согласования;

●    отсутствие доступной истории работы с поручениями также вносит свои неудобства при оперативном вмешательстве;

●    переписку по согласованию в любой момент можно удалить и потом не найти концов;

●    нет возможности запрета на редактирование документа и подписание электронной подписью.

Конечно же, автомобиль требует средств на амортизацию, на бензин, на приобретение самого автомобиля и ремонт в случае поломки. Но автовладельцы меня поймут, если я скажу, что эти затраты с лихвой окупаются мобильностью, удобством и комфортом от владения.

Но и автомобили бывают разные, как и системы электронного документооборота. На рынке можно найти на любой вкус: от отечественной «шестерки» до Bentley. Все зависит от средств, желания и необходимости.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (19)
Андрей Подкин 26 сентября 2013 г. 16:43  
нет автоматически создаваемых отчетов в процессе согласования

Так их и в ECM-системе нет автоматически. Отчеты - это серьезный труд программистов. Логично, что их надо делать, платить за разработку и т.д. Другое дело, что в ECM-системе с хорошей платформой это часто бывает проще, чем при отсутствии хоть каких-то платформ.

 

сложные регламенты невозможно предусмотреть в электронной почте, либо приходится изучать регламент каждому инициатору, чтобы правильно выстроить процесс согласования;

"Невозможно" - это, конечно же, неправда. Но сложнее (причем на порядки, а не в разы) - это безусловно.

 

отсутствие доступной истории работы с поручениями также вносит свои неудобства при оперативном вмешательстве;

А что такое "поручение" в терминологии работы с электронной почтой? Я такой термин только в мощных ECM встречал.

 

переписку по согласованию в любой момент можно удалить и потом не найти концов;

И это говорит бывший сисадмин? Ай-ай-ай. Конечно же, концы просто так не удалить. Все протоколируется и хранится.

 

нет возможности запрета на редактирование документа и подписание электронной подписью.

Здравствуйте, приехали. А какое отношение транспорт имеет к редактированию и подписанию документов? Это вообще не его дело. 

Думаю основная проблема этой статьи проистекает как раз из последнего пункта. Сравнение одного только транспорта с ECM-системой, конечно же, некорректно. Если в компании нет ECM-системы, то обязательно следует рассмотреть, что у них есть кроме почты (т.е. транспорта). Портал? Google Docs? Офисные пакеты? Exchange?

 

Михаил Романов 26 сентября 2013 г. 20:06  
Приведу аналогию с автомобилем и велосипедом

Как это часто бывает, все аналогии заведомо ложные. :(

Как уже абсолютно верно спросил Андрей: а что мы подразумеваем под "электронной почтой"? Если это простой smtp/pop3 сервер, то да, много от него требовать не приходится. Однако, если речь идет о системе на базе, например, Exchange + Outlook + AD + AD RM, то расклад будет уже совсем другой.

Я согласен, что для сложных процессов и регламентов одна лишь почта - не самый лучший выбор. И это еще мягко говоря! Однако согласование согласованию рознь. Так что приведенные ограничения в некоторых случаях надуманы, а местами и вовсе ложны (собственно, Андрей все перечислил - повторять нет смысла).

Однако, для полноты картины, необходимо рассмотреть ограничения и ECM по отношению к почте:

ECM практически всегда, это внутренняя закрытая система, к которой не имеют доступа внешние пользователи: клиенты, партнеры, ... Значит, если согласование предполагает участие внешних пользователей, все равно придется использовать почту (и работать сразу в 2-х системах, или отказаться для данного процесса от использования ECM)

Почта имеет очень низкий порог вхождения в плане цены. Для маленькой компании не зазорно использовать e-mail на публичных сервисах. Или заплатить небольшие деньги и иметь собственный домен и большое (а то и неограниченное) число ящиков для разных нужд.

Если этого не хватает, можно арендовать полноценный хостинг того же Exchange, по вполне приемлемым ценам. Например, Exchange Online от Microsoft  будет стоить от 130 руб/месяц на пользователя (и я думаю, это еще не самый дешевый вариант). Много ли ECM систем могут похвастаться подобными тарифами?

Почта, инструмент, который не требует освоения. Т.е. конечно же, как и все другие системы почта требует обучения. Но, для большинства работадателей это не будет ничего стоить. Почему? А много ли вы найдете сейчас офисных пользователей, не умеющих отправить электронное письмо?

И наоборот, а много ли найдете пользователей уже владеющих определенной ECM-системой?

Почта изначально строилась на открытых стандартах. Что это дает пользователю (компании)? А то, что практически любая система, генерирующая документы, умеет работать (как минимум отправлять документы, а зачастую еще и кучу другой информации) по почте, что называется "из коробки".

А вот за интеграцию ECM с любой другой системой (даже если эта интеграция будет ограничена тем же незамысловатым "положить документ и отправить на согласование") почти наверняка придется заплатить отдельно.

Валентина Писанова 27 сентября 2013 г. 11:39  
●    нет возможности запрета на редактирование документа и подписание электронной подписью. 

Ой-ой-ой, как же нет-то? Вот тут можно почитать об использовании ЭП в электронной почте. Другое дело, что для корректной работы принимающей стороны с установленными на письмо (и вложение) ЭП должен соблюдаться ряд дополнительных условий, но он точно так же должен соблюдаться и при использовании ECM. Так что очень уж спорное ограничение.

 

Михаил Романов 27 сентября 2013 г. 12:13  
Вот тут можно почитать об использовании ЭП в электронной почте

Совершенно верно, причем это только 1 вариант - когда подписывается все отправленное сообщение (а не только вложенный документ). Но он, пожалуй, самый распространенный, т.к. не требует (после настройки) никаких дополнительных усилий - все письма будут подписываться автоматом.

Другой вариант - внедрять подпись в сам документ. Практически все распространенные офисные приложения это позволяют.

для корректной работы принимающей стороны с установленными на письмо (и вложение) ЭП должен соблюдаться ряд дополнительных условий

Вроде как достаточно, чтобы у принимающий стороны был сертификат удостоверяющего центра, выдавшего ключ отправителю, т.е. не так и много. Я даже встречал реализации ЭЦП в некоторых ECM, которые требовали даже большего (например, ведения реестра всех используемых сертификатов в самой ECM).

Валентина Писанова 27 сентября 2013 г. 12:52  

Михаил, именно. Для пущей верности можно подписать документ, средствами того же MS Word, вложить его в письмо MS Outlook и "запечатать" письмо ещё одной ЭП.

Касаемо условий, если я не ошибаюсь, вдобавок к сертификату принимающей стороне необходимо иметь аналогичное отправляющей стороне ПО, тот же КриптоПро к примеру, если подпись ставилась с ним.

Михаил Романов 27 сентября 2013 г. 13:47  
Касаемо условий, если я не ошибаюсь, вдобавок к сертификату принимающей стороне необходимо иметь аналогичное отправляющей стороне ПО, тот же КриптоПро к примеру, если подпись ставилась с ним.

Кстати, да, об этом я забыл. :( Наше оригинальное законадательство, не признающее международных алгоритмов криптографии ставит здесь подножку.

Для пущей верности можно подписать документ, средствами того же MS Word, вложить его в письмо MS Outlook и "запечатать" письмо ещё одной ЭП

Я бы рекомендовал делать именно так - т.к. меньше проблем с тем как хранить подписанный документ (если подписывать только письмо, то придется хранить всегда полное сообщение).

Наталья Храмцовская 27 сентября 2013 г. 16:23  

Тем временем в Соединенных Штатах - это место дремучее, там только и думают, чтобы работать эффективно да деньги зарабатывать, и не понимают всей красоты поручений да резолюций в 32 этажа, ЭЦП в три слоя и сложных регламентов - там электронная почта как раз является самым популярным инструментом согласования... :)

Михаил Романов 27 сентября 2013 г. 16:42  
там электронная почта как раз является самым популярным инструментом согласования...

Ой, они вообще странные люди, у них даже Операторов ЭДО нету!

P.S. Прошу прощения, не удержался :)

Андрей Подкин 27 сентября 2013 г. 17:08  
Тем временем в Соединенных Штатах - это место дремучее

Между прочим, на самом деле дремучее. Вы вспомните, что у них в телекоме творилось года 3-4 назад, до того, как операторы за ум взялись: казалось что до Европы у них такая пропасть, которую и за 10 лет не сократить. Однако те самые деньги, которые там столь эффективно зарабатывают, были резко направлены в одну точку и очень быстро переломили ситуацию.

 

 

Andrei Sukach 25 декабря 2013 г. 11:40  

Да, периодически слышу такое: а чем СЭД лучше электронной почты в целом и, в частности, MS Outlook? :)
Приходится обычно упирать на:

  • единое хранилище документов, с возможностями систематизации и удобного поиска по всему массиву документов, включая полнотекстовый поиск;
  • единое хранилище справочной информации (стандартных и кастомизируемых под нужды организации справочников);
  • контроль доступа к документам, в т.ч. разграничение прав, фиксация истории обращения к документу;
  • контроль доставки заданий и документов;
  • фиксация истории обсуждения/согласования документа/задачи в одном месте, а не в виде нескольких сообщений e-mail;
  • автоматизация ряда рутинных операций (например, напоминаний исполнителям);
  • автоматизация создания и маршрутизации документов (например, с использованием мастеров действий и типовых маршрутов);
  • широкие возможности сбора и автоматической обработки статистических данных по исполнительской дисциплине, загрузке работников и т.д. (это аргумент в первую очередь для руководителей, т.к. чаще всего не стоит говорить рядовым пользователям о том, что их работа может стать более прозрачной).

Может еще кто-то дополнит. :)

Михаил Романов 25 декабря 2013 г. 12:00  
а чем СЭД лучше электронной почты в целом и, в частности, MS Outlook?

Прямо вот так и задают? Без уточнения условий (для кого/каких задач/в какой среде/...)?

 

Ну тогда можно фантазировать можно практически бесконечно. Например, аргумент "СЭД гораздо выгоднеедля производителя СЭД" под него тоже целиком и полностью подпадает.

Виктор Золотов 25 декабря 2013 г. 12:20  
"СЭД гораздо выгоднее для производителя СЭД"

Не в тему... Но даже если это единственная выгода вообще (первого уровня), то что плохо? У нас таки общество потребления... заказчик может закатить корпоратив с Басковым, а может купить СЭД. И даже если и то и другое бессмысленно, то пускай уж лучше СЭД. Мне лично программисты приятнее, чем Басков ). 

 

Так что Михаил - не расстраивайтесь так, оно все к лучшему ).

 

 

Михаил Романов 25 декабря 2013 г. 14:24  
Не в тему... Но даже если это единственная выгода вообще (первого уровня), то что плохо?

Нет, не плохо, конечно. Только каков интерес потребителя в этом случае?

 

Собственно, абсурдность аргумента должна была продемонстрировать, что абстрактный вопрос "что лучше" - это бессмысленная полемика. Вы, Виктор, привели пример еще один замечательный пример, показывающий бессмысленность абстрактных рассуждений "как лучше потратить деньги компании на X или Y". Без знания целей и контекста ответить на этот вопрос не возможно.

Елена Питомцева 25 декабря 2013 г. 15:53  
абстрактный вопрос "что лучше" - это бессмысленная полемика.

Но, по-моему, это не значит, что не нужно обсуждать общие вопросы и давать общие советы. Важно, чтобы было общее видение и понимание, что переходе к частностям, все становится сложнее.

Виктор Золотов 25 декабря 2013 г. 19:05  
Только каков интерес потребителя в этом случае?

Ну как же... программисты - это хороший мультипликатор.

Вот даст, например, хлебозавод, много денег Баскову. Что сделает Басков? Ну купит бентли, например (в выгоде не хлебозавод). Что сделают программисты? Купят хлебушек (в выгоде хлебозавод).

Вывод - СЭД гораздо лучше ).

 

 

 

Александр Сидоренков 30 декабря 2013 г. 19:15  

Andrei Sukach привел для нас понятные преимущества СЭД, но для заказчика они выглядят лозунгами. Лучше просто взять и последовательно рассмотреть процесс согласования в СЭД и в почте. Сразу же станут понятны все преимущества СЭД. Например, делегирование согласования. В СЭД я могу делегировать согласование заместителю и забыть об этом, в почте все равно мне вернется ответ от подчиненного и я уже отпишусь с замечаниями инициатору согласования. И таких удобств даже при поверхностном рассмотрении процессу будет видно очень много.

Коллеги, забыли существенный недостаток почты при согласовании - плодится огромное количество копий документа в хранилище. В СЭД всем согласующим отправляется ссылка на один документ, а в почте каждому своя копия.

Если посчитать, то цифры получаются внушительные. Например, я направляю на 10 согласующих документ в почте, появилось 11 копий документа (1 у меня в исходящей, 10 во входящей у получателей). После того как каждый мне отписался с замечаниями, добавилось еще 20 (!!!) копий документа (у меня 10 входящих и у каждого по одному исходящему). А если согласующий еще и делегировал согласование подчиненному, то появится по 4 дополнительных копии документа на каждое делегирование.

Из этого еще одно следствие - проблема с актуальностью документа, после нескольких пересылок уже не так легко понять - у кого последняя актуальная копия.

Андрей Подкин 30 декабря 2013 г. 20:58  
Коллеги, забыли существенный недостаток почты при согласовании - плодится огромное количество копий документа в хранилище. В СЭД всем согласующим отправляется ссылка на один документ, а в почте каждому своя копия.

Александр, почему вы выдаете отсутствие культуры работы за недостаток электронной почты? У меня за последние 8 месяцев работы была создана 1 лишняя копия документа при всех согласованиях по почте. Потому что у нас в организации нет разницы каким транспортом отправлять гиперссылку на документ в СЭД.
Сергей Бушмелев 31 декабря 2013 г. 00:33  

Андрей, на мой взгляд, затронул интересную тему. Сначала мы все переносили свои бумажные привычки в СЭД, сейчас продолжаем переносить в эпоху облачных сред взаимодействия какие-то даже не дооблачные, а до-ECM стереотипы. Что в сообщение электронной почты непременно должно быть вставлено вложение, а не гиперссылка. Тот же Google Docs  позволит дать согласующим лишь право на комментирование. В СЭД, что оперирует документами, как "черными ящиками", такое, насколько я знаю, делается сложнее.

Что же касается транспорта, то для нерегламентированного согласования может использоваться любой удобный транспорт: почта, Скайп, Линк и т.п. А если в вашей организации засилье типовых маршрутов, то еще не факт, что все из них работают на повышение эффективности компании ;) 

Андрей Подкин 31 декабря 2013 г. 09:47  
Что же касается транспорта, то для нерегламентированного согласования может использоваться любой удобный транспорт: почта, Скайп, Линк и т.п.

Именно так. Если топ-менеджер по скайпу просит меня срочно дать ему ссылку на документ, я прямо там ему и отправлю. И никакой бюрократии с workflow разводить не буду. А он мне прямо в скайп и ответит, есть ли замечания (если есть - они будут в документе).

 

 

Сейчас обсуждают
Больше комментариев