Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Электронная тень директора

  2 комментариев Добавить в закладки

Секретарь как тень директора. DIRECTUM-Journal.ruНе секрет, что многие руководители высшего звена с компьютером пока на «Вы». С учетом того, что рабочий график у них, как правило, очень напряженный, внедрение СЭД может «споткнуться» о нежелание или отсутствие возможности руководителя работать в системе. Тем не менее, полноценно внедрить СЭД без работы в ней первого руководителя невозможно. Это обусловлено многими факторами, начиная от необходимости подписания документов ЭЦП, кончая психологическим фактором для сотрудников («директор не работает, значит и нам не обязательно»).

Но для решения рутинных проблем руководителя давно придумали секретаря, который и при работе с СЭД приходит на помощь руководителю. Что же может секретарь делать за руководителя в системе? Секретарь может:

·       подписывать документы ЭЦП директора после получения подписанного руководителем бумажного документа;

·       переносить в систему резолюции руководителя с бумажного документа;

·       выдавать задания исполнителям от лица руководителя;

·       контролировать исполнение заданий, выданных руководителем;

·       да мало ли что еще можно поручить квалифицированному секретарю…

Возможно, некоторые действия могут на первый взгляд показаться нарушением конфиденциальности или безопасности («как это секретарь будет подписывать документы ЭЦП руководителя, так ведь и без санкции руководителя может ЭЦП поставить»). Но вопрос доверия руководителя секретарю стоит точно также и при бумажном документообороте (секретарь может иметь факсимиле руководителя, печать, иметь доступ к секретным документам и т.д.).

К тому же в системе все эти действия можно организовать таким образом, чтобы на первый взгляд было видно – это задании или ЭЦП руководителя, но при необходимости можно было отличить, что руководитель сделал лично, а что выполнила его «электронная тень».

Так что с внедрением СЭД секретари, как и многие другие сотрудники, повышают свою квалификацию и остаются все также незаменимы. Не так ли?

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (2)
Антон ИСУПОВ 16 февраля 2007 г. 07:09  

Тсс, открою тайну, с компьютером на "Вы" (или того хуже) не только руководители, но и большинство исполнителей, которым приходится работать с системой, и даже секретари (О, ужас!!). Ну а то, что с внедрением чего-то нового многие повышают свою квалификацию - это бесспорно, а вот на счет незаменимости - наоборот спорный вопрос.

А вот если бы к каждому исполнителю приставить квалифицированного секретаря, тогда бы и внедрение проходило гладко и эффективность от внедрения системы была бы просто на зависть.

Артем Старыгин 16 февраля 2007 г. 09:38  

По поводу секретарей, строго не судите, взято из историй с www.anekdot.ru, привожу как есть:

Единственный разумный вопрос блондинки, еще и секретарши
где-то читал
пацанчик Костя (К) из службы техподдержки копается в компе той самой
секретарши (С) и вот:
К - ну все!
С (озадаченно) - Костенька, все - в смысле - работает? или все - [Вырезано модератором]??!

Сейчас обсуждают
Больше комментариев