Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Другие бизнес-решения

Электронный документ в бухгалтерии

  2 комментариев Добавить в закладки

бухгалтер и электронный документВсем понятно, что системы ECM предназначены для работы с неструктурированной информацией, а ERP – со структурированной. Вопрос: нужна ли ECM-система в бухгалтерии, где работа ведется в основном со структурированной информацией, наличие бумажного документа обязательно, а процессы как таковые отсутствуют (работа идет от функций). Действия бухгалтера, как правило, не связано с какими-либо заданиями workflow-системы. Командой к действию ему служит поступление бумажного документа (для ввода информации) или наступление срока сдачи отчетности.

Основное применение ECM-системы в бухгалтерии, которое приходит на ум, – это сканирование всей первичной информации и привязка элементов ERP-системы (документов с проводками) к образам первичных документов, хранимых в ECM-системе. Но целесообразность создания архива бухгалтерских первичных документов может вызывать сомнения.

Создание архива неизбежно повлечет за собой процедуру регистрации, сканирования, штрих-кодирования документов. Т.е. трудоемкость обработки одного документа существенно возрастает. А насколько необходимо быстро находить оригинал первичного документа в последующем? Вроде такая потребность возникает не часто. Вот и получается, что создание электронного архива бухгалтерских первичных документов более трудоемко, чем сокращение времени от его использования.

Исключения составляют документы, которые до обработки бухгалтером могут проходить процедуру внутреннего согласования (счета, акты). Но после согласования идет подписание документа и его необходимо опять будет отсканировать и занести в систему.

Поскольку у каждой медали две стороны, посмотрим, какие могут быть причины создания бухгалтерского электронного архива:

●     штат бухгалтерии очень большой и часты потери документов, в этом случае их регистрация при получении обеспечит сохранность документа и покажет, кому он был передан;

●     первичные документы нужны не только бухгалтерии, но и менеджерам, юристам и другим подразделениям при проведении сверок с контрагентами и разрешении конфликтов. В этом случае отсутствие необходимости копировать все документы и возможность быстро распечатать электронный образ документа может быть весьма полезной.

Есть еще вариант выборочного сканирования особо важных документов (например, по основным средствам или объектам капстроительства).

В общем, нужен ли электронный архив бухгалтерских документов на предприятии – решать, конечно, самому предприятию. Возможно, кому-то данный пост поможет задуматься над необходимостью его создания, а кого-то наоборот – остановит.

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (2)
Сергей Бушмелев 24 июня 2008 г. 07:43  

Как говорится в ПИСЬМЕ МИНФИНА РФ ОТ 26.05.2004 N 04-02-05/2/28, "... использование в первичных учетных документах электронной цифровой подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, допускается при соблюдении условий п.1 ст.4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" и ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Таким образом, ECM-система в бухгалтерии может также быть использована и для хранения электронной "первички".

Дамир Галимов 24 июня 2008 г. 08:26  

Сканирование бухгалтерских документов может потребоваться для ускорения процесса взаимодействия с контрагентом. Например, после согласования и выписки счета, можно отправить его скан-образ по электронной почте, пока оригинал идет по обычной.

Быстрый поиск бухгалтерских документов (по штрих-коду) может потребоваться, если мы контролируем возврат наших документов. Например, накладных.

Кроме того, наличие скан-образа первичной документации позволит легче решать спорные вопросы ,связанные с неверным занесением данных в ERP, а наличие рукописных подписей на образе дает психологическое спокойствие консервативным пользователям, не привыкшим доверять ЭЦП.

Сейчас обсуждают
Исхаков Роберт 23 января 2017 г. 23:43  
Роберт, разумеется!

Вадим.  Пощупать и посмотреть УКЭП можно только в рамках системы с использованием средств ЭП. Я ровно тоже могу сказать и о простой электронной подписи). Простая электронная подпись работает в рамках системы, в которой мы договорились, что она может использоваться. Вопрос применения простой ЭП -  это не технологический вопрос, по-моему, это методологический вопрос. (Не знаю, смог ли я правильно сформулировать по-русски))) И простая электронная подпись в СЭД уже давно используется) Например, в "канцелярских сэд" уже давно можно нажимать на кнопочку "Согласовано" при работе с проектом документа. И при надобности можно получить информацию: кто, когда, с какого места нажимал эту кнопочку, и пользователю при запросе можно выдавать в удобном окошечке эту информацию) И привязать нажатие на кнопочку к ЭД в СЭД тоже можно. Но повторюсь, эта ПЭП будет работать в рамках конкретной СЭД, где средством ПЭП будут выступать компоненты СЭД. А вопрос про то, что кем-то вдруг в БД может быть записано про "Васю Пупкина" взамен Пети Уткина я отнесу к организации "доверенной среды". Я нечто подобное могу спросить и про систему где УКЭП используется.

Могут ли жить системы, где используется ПЭП? А почему нет? Вот пример аналогия. У нас в России более 100 млн жителей и у подавляющего большинства из них стоят дверные замки, которые вскрываются за минуты)))  И это -"вскрываются за минуты" совсем не мешает существовать этой системе). И еще пример. Да, действительно, мы иногда пользуемся услугами нотариуса, но в подавляющем большинстве случаев мы используем свою бесплатную рукописную подпись)

Вадим Майшев 23 января 2017 г. 14:31  
Под это определение вполне подпадает поле в базе данных о том, под каким логином заходил пользователь, создавший информацию (например, история в СЭД). Информация в нем получается без использования хэш-функции, но вполне "присоединена" к документу. Неизменность документа при этом не обеспечивает, конечно.

Т.е. если в таком поле БД будет написано "ПЭП=С приветом Вася", то ответственность "за все" будет нести Вася?

А если Вася против того, что в некотором поле БД некто напишет его логин? Он будет правовыми способами доказывать свою непричастность к ЭД. В конечном счете, в суд будете предъявлять запись поля БД? Как докажете связь содержимого поля БД с авторством Васи (для оценки доказательств используется почерковедческая экспертиза традиционных документов и экспертиза действительности электронной подписи для электронных документов)?

Не надо путать аутентификацию в информационных системах и обеспечение юридической силы электронных документов с применением электронной подписи...

Иван Чурбаков 23 января 2017 г. 12:24  
любая электронная подпись - это, прежде всего, "информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию"

Под это определение вполне подпадает поле в базе данных о том, под каким логином заходил пользователь, создавший информацию (например, история в СЭД). Информация в нем получается без использования хэш-функции, но вполне "присоединена" к документу. Неизменность документа при этом не обеспечивает, конечно.

Больше комментариев