Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные документы и обмен ими (ЮЗЭД)

Еще раз о юридической значимости электронных документов

  3 комментариев Добавить в закладки

Юридическая значимость

Вопрос о юридической значимости документов многим кажется малоинтересным и незаслуживающим особого внимания. Однако, сам термин практически у всех на слуху. В частности, за это можно благодарить отечественных e-invoice операторов, которые свои улуги называют не иначе как юридически-значимым документооборотом (ЮЗД), нимало не смущаясь отсутствием какого-либо законодательно закрепленного значения этого термина и тем, что раньше объект их автоматизации и документооборотом то никто не называл.

Употребить этот термин спокойно может даже человек с юридическим образованием. «Ваш скан не будет иметь юридическую значимость». А попросите его четко сформулировать, что это значит?

В свежем терминологическом ГОСТе по делопроизводству (ГОСТ Р 7.0.8 — 2013 — http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/) есть определение: юридическая значимость документа — свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Скан не является юридически значимым? Вы уверены? А почему? Он не может быть подтверждением? На каком основании? Есть сомнения в его подлинности? Вот! Кажется мы подбираемся к чему-то важному!

В российской нормативно-законодательной базе определение юридической значимости отсутствует. Не находил я его и в теории права (поправьте, если ошибаюсь).

Более интересное, на мой взгляд, определение есть в решении совета Евразийской Экономической Комиссии от 18.09.2014 г. № 73 «О концепции использования при межгосударственном информационном взаимодействии сервисов и имеющих юридическую силу электронных документов.» Согласно ему, юридическая значимость электронного документа — свойство электронного документа, позволяющее воспринимать содержание данного документа как подлинное.

В недавно вышедшем постановлении Правительства Хабаровского края (http://www.garant.ru/hotlaw/xabar/623034/ , текст приложения доступен здесь — http://laws.khv.gov.ru/pdf/%D0%BF%D0%BF_00083_22042015_001.pdf?v=0,564200) мы немного переформулировали данные определения: под юридической значимостью документа в СЭД понимается присущее ему свойство, позволяющее выносить заключение о подлинности документа, на основании которого он может применяться в правоотношениях, вызывать правовые последствия, использоваться при совершении юридически значимых действий или являться результатом таких действий.

Очевидно, что вопрос о юридической значимости документа связан прежде всего с такими его свойствами, как подлинность и целостность. Причем, сама по себе юридическая значимость свойством документа являться не может, она может лишь возникнуть (или не возникнуть) когда документ необходимо использовать в качестве подтверждения тех или иных юридических фактов (например, в качестве доказательства в суде). По большому счету надо говорить не об обеспечении юридической значимости электронных документов, а о принятии мер, направленных на повышение вероятности того, что в нужный момент ваш документ будет признан юридически значимым.

ЮЗ по русски и 63-ФЗ

В России вопрос применения электронных документов призван решить закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Прежде всего речь идет о статье 6 этого закона, в которой устанавливаются критерии равенства электронных документов аналогичным бумажным. Однако, если проследить за изменениями, вносимыми в российское законодательство в последнии несколько лет, можно просто ужастнуться от количества поправок, вводящих возможность использования электронных документов практически во все законы, в которых речь идет о каких либо документах.

Известный российский эксперт Наталья Александровна Храмцовская в одной из своих статей, посвященных теме юридической значимости документов (http://www.eos.ru/upload/analitica/Deloproizvodstvo_2013_4_93-101.pdf) справедливо замечает, что у нас все идет к «созданию двух параллельных законодательств – одного для бумажных документов, и второго – для электронных. Между ними неизбежно возникают расхождения, на которых можно играть в случае судебных споров.» Например, как рассматривать документ, для которого в специальном законе не установлена электронная форма? Ведь для других документов такие поправки в законы внесены. При чем тут вообще 63-ФЗ с его условиями эквивалентности двух видов документов?

Более того, я уверен, что 63-ФЗ не только не помогает в деле использования электронных документов, а наоборот — активно мешает! Поскольку в нем речь идет о признании электронных документов исключительно как эквивалентов аналогичным бумажным, используя подходы этого закона мы обречены на бумагоподобный электронный документооборот. Стоит немного усовершенствовать процесс и получить электронный обмен, который не имеет хорошо известных бумажных эквивалентов, как сразу возникает вопрос о законности такого обмена. Конечно можно по каждому такому случаю выпускать специальный закон (как 210-ФЗ для СМЭВ), но это продолжение движения в тупиковом направлении к двум параллельным законодательствам.

Впрочем, согласно оценкам многих экспертов (см. например здесь — https://www.facebook.com/groups/ecm.group.rus/permalink/937658116296426/), закон не работает и в отношении других вопросов — собственно электронной подписи и удостоверяющих центров.

ЮЗ, хранение, метаданные, реквизиты

Вопрос юридической значимости документов неразрывно связан с вопросом их хранения (неважно долговременного или оперативного). Доказательство, которое обеспечивается юридической значимостью документа, как правило требуется спустя какое-то время по прошествии доказываемых событий. В этом и состоит основная миссия документа: фиксировать информацию и передавать ее во времени и пространстве.

За рубежом ведется множество исследований, направленных на обеспечение доверия к электронной информации, т.е. подлинности и целостности электронных документов. Пожалуй, наиболее известным из них является проект InterPARES Trust (https://interparestrust.org/). Этой же теме посвящены многие работы экспертов в области электронных архивов, например Long-Term Preservation of Digital Records: Trustworthy
Digital Objects — http://americanarchivist.org/doi/pdf/10.17723/aarc.72.2.g513766100731832.

В большинстве таких исследований речь идет о правильной организации метаданных документа. Например проект PREMIS (http://www.loc.gov/standards/premis/index.html) посвящен исключительно этому вопросу. В нем предложена структура метаданных, позволяющая сохранять информацию обо всех событиях и действиях, относящихся к хранимому цифровому объекту.

https://vmalykh.wordpress.com/2015/06/27/%d0%b5%d1%89%d0%b5-%d1%80%d0%b0%d0%b7-%d0%be-%d1%8e%d1%80%d0%b8%d0%b4%d0%b8%d1%87%d0%b5%d1%81%d0%ba%d0%be%d0%b9-%d0%b7%d0%bd%d0%b0%d1%87%d0%b8%d0%bc%d0%be%d1%81%d1%82%d0%b8-%d1%8d%d0%bb%d0%b5%d0%ba/ http://www.pcweek.ru/upload/resize_cache/blog/061/600_600_1/Screenshot%20from%202015-06-27%2013t09m38.png

Во многом правильной организации метаданных посвящен MoReq (http://www.moreq.info/), стандарт по организации систем электронных архивов OAIS (http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0m2.pdf) и другие подобные разработки.

Правильная организация метаданных позволяет сохранять всю значимую информацию о движении документа с момента его создания до текущего момента. Во многих работах по отношению к электронным документам применяется понятие «chain of custody», пришедшее из судебной системы и связанное с правилами обращения с доказательствами по делу, которые призваны обеспечить гарантию их подлинности.

Chain of custody и правильный сбор метаданных обеспечивается, в частности, trust services, которые получили законодательное закрепление в Евросоюзе (http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014R0910&from=EN). На сайте (https://ec.europa.eu/digital-agenda/en/trust-services) среди прочих возможных применений сервисов доверия упомянута и «legal admissibility», т.е. та самая наша юридическая значимость. Согласно сайту, её цель — обеспечить гарантию аутентичности и целостности электронного документа.

Что же говорит современная отечественная «наука о документе» по этому поводу? К понятию метаданных ближе всего русские «реквизиты документа». Перечень реквизитов можно найти, например, в ГОСТ Р 6.30-2003. «Требования к оформлению документов» (http://ecm-journal.ru/docs/GOST-R-630-2003-Trebovanija-k-oformleniju-dokumentov.aspx ). И ни один из этих реквизитов никак не помогает в деле обеспечения доказательной силы электронных документов, разве что электронная подпись. Про попытки ВНИИДАД создать какую-то свою уникальную систему работы с электронными документами тут не упоминаю, т.к. смеяться над убогими грешно.

Выводы

Выводы делайте сами. Кто виноват, давно понятно. А что делать?

 

Станислав Петраков, аналитик Synerdocs:

Одно из главных заблуждений данной статьи, на мой взгляд, состоит в том, что документ не отделяется от формы его представления, под которой я понимаю бумажный или электронный документ. В данном контексте под документом будет логично понимать некоторую совокупность информации, которая имеет значение (ценность) для его владельца (пользователя). Принимая такой понятийный аппарат вполне логичным становится наличие ФЗ 63-ФЗ, который вовсе не противоречит и даже не идет параллельно нормативно правовым актам, которые выдвигают требования к использованию документов в форме бумажных документов, а лишь предоставляет основания, которые позволяют говорить о юридической силе и юридической значимости электронного документа.

Также хочется отметить некоторую неточность, которая состоит в употреблении понятия «эквивалент»: электронный документ не является эквивалентом бумажному. Он равнозначен документу на бумажном носителе. И это крайне удачная формулировка, которая с одной стороны позволяет нам использовать документы в форме электронного документа в тех правоотношениях, которые это позволяют, и оперировать теми же понятиями (юридическая сила и юридическая значимость), при этом не исполнять требования, предъявляемые к оформлению бумажных документов, а формировать свои стандарты и методологии. Последнюю мысль хотелось бы особенно акцентировать, так как в статье приводятся примеры стандартов по работе с электронными документами, но это стандарты, а не нормативно правовые акты, т.е. требовать от ФЗ 63-ФЗ устанавливать стандарты, технологии и т.д. по меньшей мере странно, он лишь определяет правовое поле для их использования или создания.

 

Источник: Блог Вадима Малых.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (3)
Vadim  Malykh 06 июля 2015 г. 16:28  

В ответ на комментарий эксперта (кстати спасибо за комментарий).

"лишь предоставляет основания, которые позволяют говорить о юридической силе и юридической значимости электронного документа" - как раз этого 63-ФЗ не делает! Этому посвящена часть статьи. У кого есть сомнения, просто посчитайте количество поправок во все возможные законы, вводящие электронные документы, которые были приняты в течение последних нескольких лет.

По-поводу удачных формулировок 63-ФЗ, вполне заслуживающие уважения эксперты считают что закон был всего-лишь неудачно списан с евопейского законодательства, причем уже устаревшего (ссылку приводил в статье, повторяю еще раз - http://www.top-cross.ru/Company/IB_Murugov.pdf).

По поводу эквивалентности в 63-ФЗ. Да, задумка была хорошая. Но не сработала! Значит чего-то не учли. В Европе это поняли и развивают законодательство совсем в другую сторону. А мы чего дожидаемся?

Александр Головко 07 июля 2015 г. 10:26  

Вадим! Классное определение, мне понравилось. "под юридической значимостью документа в СЭД понимается присущее ему свойство ...".
Самая суть, так между делом, в конце "является результатом юз действий". Все остальные "свойства" не к документу относятся, а к людям разрабатывающим, обслуживающим и использующим документ. Люди должны исполнять юз действия, тогда у них в руках будет аутентичный документ.

Наталья Храмцовская 07 июля 2015 г. 10:32  

В мировой литературе по управлению документами и архивному делу обычно используется термин «аутентичность», который у нас любят переводить как «подлинность». Есть, однако, определенная разница: подлинность – более широкое понятие, охватывающее, в том числе, достоверность содержания документа, в то время, как аутентичность – это «техническая» часть вопроса; это, если угодно, подлинность с точки зрения документоведа (который никак не оценивает содержание документа, а только его происхождение, соблюдение формы и т.д.).

Legal admissibility – это допустимость документа в качестве доказательства в суде. Нашей юридической значимости скорее соответствует термин legal value. Есть определенная разница: суд, например, может не принять документ потому, что сторона получила его незаконным путем или нарушила какие-то процессуальные требования.

Chain of custody – это история владения и/или ответственного хранения документа, доказывающая, что документ с момента создания или получения постоянно оставался под контролем уполномоченных и заслуживающих доверия лиц.

В.Малых: «По большому счету надо говорить не об обеспечении юридической значимости электронных документов, а о принятии мер, направленных на повышение вероятности того, что в нужный момент ваш документ будет признан юридически значимым.»

IMHO лучше сказать пусть не 100% точно, но коротко и понятно для аудитории, чем разводить турусы на колёсах либо использовать непривычные аббревиатуры. Термины вовсе не обязаны быть самодостаточными и само-описывающими, они вполне могут быть всем понятными «этикетками» (на эту тему ещё в средние века копья ломали :) ).

Межу прочим, у нас нет инстанций и процедур, официально признающих документы «юридически значимыми» :) Документы либо принимаются в работу их получателями (например, признаются судом надлежащим доказательством), либо нет.

В.Малых: «… ни один из этих реквизитов никак не помогает в деле обеспечения доказательной силы электронных документов»

Не согласна. Эти реквизиты в совокупности помогают установить (естественно, с определенной степенью надежности) кем, когда и что за документ был выпущен. Не случайно большинство из них применяется уже несколько столетий :) Тот же регистрационный номер многое говорит опытному специалисту, и по нему можно по реестрам организации-отправителя проверить, «был ли мальчик». Правильные реквизиты способствуют доверию к документу, в то время, как любая существенная ошибка в них может существенно понизить его доказательную силу.

Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев