Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Управление качеством и СМК

Если документ не найден за минуту

  4 комментариев Добавить в закладки

Очень понравилась статья про плюсы и минусы документирования СМК .

Особенно вот эта часть " Если документ не найден за минуту, то делается вывод о беспорядке на рабочем месте. Наверное, вы улыбнулись."  Я и улыбнулась :), но не по тому поводу, что очевидно имел в виду автор ("как можно так быстро!"), а как раз наоборот ("а чего дольше-то искать"). Поскольку система электронного документооборота в нашей организации уже просто образ жизни, то обычно поиск инструкции в СЭД у меня занимает 10-20 сек., особенно, если этот документ связан с моей деятельностью. Чуть больше (1-2 мин.) может занимать поиск документа о деятельности какого-то другого подразделения, т.к. я четко могу не знать критериев поиска.

При проведении внешнего аудита в процессе сертификации нашей СМК любые электронные документы (как инструкции, так и записи по качеству) находились моментально. Ждать аудиторам приходилось только тогда, когда требовалось предоставить документы, зафиксированные в бумажном виде (подписанные заказчиком акты выполненных работ или варианты согласованных проектных документов с печатью заказчика). Сами аудиторы в первый раз проверяли СМК, организованную подобным образом, но никаких сложностей это у них не вызвало. Скорее наоборот - они решили, что пора им у себя тоже документооборот автоматизировать.

На мой взгляд, СМК в электронном виде позволяет гораздо более детально описывать процедуры, как раз за счет возможности быстрого поиска. Ведь число регламентирующих БУМАЖНЫХ документов нужно стремиться сокращать гораздо жестче, поскольку чем их больше, тем сложнее в них ориентироваться и тем больше вероятность, что документ не будет поддерживаться и использоваться.

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (4)
Евгений Кочуров 16 марта 2009 г. 10:45  
На химическом производстве не на каждом рабочем месте можно установить компьютер. В некоторых средах и бумага-то не очень долго живет, не то что "нежная" электроника.
Валерий Сентябов 16 марта 2009 г. 13:04  
СМК в электронном виде позволяет гораздо более детально описывать процедуры, как раз за счет возможности быстрого поиска
Для СМК нередко главное - соблюдение документированной технологии исполнителями.
 
То, что в электронном виде удобнее найти, подобрать необходимую информацию, внести изменения в документы, актуализировать - бесспорно. Но чем более детально описаны процедуры, тем сложнее бывает на практике субъекту точно следовать регламентированному порядку, вне зависимости от формы документа СМК - бумажной или электронной.
 
И потому для СМК может быть актуально не просто хранение, описание и доступ к информации в электронном виде, а возможность непосредственной реализации описанных в документах СМК процедур в системах, используемых для поддержки бизнес-процессов. Это могут быть системы различного класса:
АСУ ТП для тех же химических производств;
информационные системы класса ERP или CRM с поддержкой управления деловыми процессами и т.п.
Для систем электронного документооборота все вышесказанное не менее актуально.
Андрей Подкин 16 марта 2009 г. 14:25  
В некоторых средах и бумага-то не очень долго живет, не то что "нежная" электроника.

Ну так для производства делают специальные промышленные ПК, которые защищены намного сильнее обычных. Конечно, и они не дадут 100% охвата рабочих мест, но повысят автоматизацию заметно.

 

Но чем более детально описаны процедуры, тем сложнее бывает на практике субъекту точно следовать регламентированному порядку, вне зависимости от формы документа СМК - бумажной или электронной.
Это так, но в теории автоматизированные процессы здесь предпочтительнее. Их можно настроить так, чтобы исполнитель не мог отклониться от регламента. Хотя, это тоже палка о двух концах: если появится исключительная ситуация, автоматизированная система может не позволить действовать хоть как-то.
Евгений Кочуров 16 марта 2009 г. 14:45  

Чаще всего для автоматизированного управления в условиях агрессивных сред используют микроконтроллеры, т.к. это много дешевле и надежнее.  Кстати, в исключительных ситуациях тоже. Это я не к тому, чтобы подвергнуть сомнению что-либо из выше сказанного, просто хочется, чтобы не забывалось - тотальная автоматизация хоть и бывает достижима, но не везде и не всегда оправдана.

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев