Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Другие бизнес-решения

Искусство тайм-менеджмента в ECM. Задачи и/или календари

  7 комментариев Добавить в закладки

http://www.ckrs.ru/images/statyi_upravlenie_opozdaniya.jpgО тайм-менеджменте сказано уже многое... На мой взгляд, тема себя исчерпала, хотя и не теряет своей актуальности. Планировать свою загрузку нужно, вопрос только в том, как это сделать в повседневной жизни? С относительной регулярностью мне попадаются люди (не только руководители, но и рядовые сотрудники) прекрасно знакомые с основами этого искусства, но, к сожалению, совершенно не понимающие как применять свои знания на практике и пользоваться имеющимися технологиями.

Как практикующему консультанту по бизнес-процессам и ECM мне достаточно часто приходится отвечать на вопросы и помогать таким людям переводить теорию в практику.

В рамках серии постов я хочу поделиться отдельными кейсами, касающихся планирования задач в календаре пользователя и вариантами их решения. Ни в коем случае не претендую на то чтобы выдать сейчас единственное верное решение, ибо в каждом конкретном случае и у каждого конкретного заказчика приемлемых вариантов решения может быть несколько, а может быть и вовсе ни одного.

Итак, начнем…

Кейс 1. «Хочу планировать все входящие задачи в календаре!»

Так однажды сказал мне директор одного крупного строительного холдинга, пояснив, что иначе попросту будет про них забывать. Поначалу его заявление повергло меня в шок, поскольку, к примеру, я, являясь простым рядовым сотрудником, в день получаю в среднем по 7-10 задач, а у него этот показатель, по моим ощущениям, выше раза в 3, то есть в месяц это порядка 200 задач. Далее, трудоемкость большинства из них составляет по 10-15 минут, а их планирование в календаре занимает по 1,5-2 минуты (здесь я исхожу из той логики, что, чтобы точно запланировать сроки исполнения конкретной задачи, требуется предварительно ее проанализировать, а на это требуется время) – и … никакой эффективности!

Однако на самом деле ситуация оказалась иной.

Дело в том, что ранее данная компания и ее директор ни разу не сталкивались с автоматизацией (да, такие еще встречаются), поэтому и мыслил он совершенно другими шаблонами. О том, что все входящие задачи любой пользователь всегда сможет найти в едином месте в папке «Входящие» (см.рис.1), он не знал. Не знал и тот факт, что система сама отслеживает срок исполнения задачи и рассылает уведомление ответственным сотрудникам, например, за 10% времени до срока ее окончания, а при особом желании о можно дополнительно настроить, чтобы уведомления дублировались на электронную почту сотрудника. То есть «забыть» о задачах никак не получится, даже при всем желании.

Итог: вопрос был снят.

Рис.1. Входящие задачи сотрудника в информационной системе

Кейс 2. Планируем по принципу Эйзенхауэра.

Этот же заказчик далее подкинул новый вопрос: «Как выстроить планирование своих задач в соответствии с принципом Эйзенхауэра в СЭД?». Напомню, что все дела (а в нашем случае – задачи) в соответствии с принципом/матрицей Эйзенхауэра подразделяются на (см.рис.2):

1.     Срочные и Важные

2.     Важные, но Не срочные

3.     Срочные, но Не важные

4.     Не срочные и Не важные

Рис.2. Матрица дел Эйзенхауэра

Как видно из рисунка, самый большой процент от общей массы составляют Cрочные задачи: важные и не важные (1 и 3 категория ~80%), которые заказчик пожелал видеть в первую очередь, т.к. это его «оперативка». Поэтому начали мы именно с этих двух групп.

Эту потребность позволяет закрыть практически любая ECM-система. Продемонстрирую на одном из наших продуктов (см.рис.3.). Все срочные задачи видны сотруднику в едином реестре – в папке «Входящие». А для большего удобства, всегда под рукой доступны фильтры «Приоритет», «Срок выполнения» и прочие, позволяющие буквально нажатием одной кнопки сформировать нужную выборку. В качестве примера, на рисунке 3 представлена выборка задач со сроком исполнения сегодня-завтра, с важностью «Высокая».

Рис.3. Выборки в реестре задач в СЭД

 

Теперь обратимся к другим группам.

2. Несрочные и важные дела. Проанализировав, пришли к выводу, что скорее всего это некие «смарты», например, задача «Открытие нового филиала в городе N». Подобные задачи несут в себе некую стратегическую цель, поэтому не стоит мешать их с текущими задачами. Лучше всего фиксировать их в модуле KPI, либо в модуле управления проектами.

4. Несрочные и неважные задачи. Правильнее сказать, менее срочные и менее важные задачи, но раз они интересуют топ-менеджера, значит они, скорее всего, относятся к какой-то глобальной задаче. Их было предложено фиксировать как некую часть проекта, приуроченную к некой глобальной задаче, то есть категории 2, которую мы разобрали выше.

Рассмотрим на конкретном примере как это выглядит. На карточке проекта ответственный сотрудник фиксирует отдельные этапы его исполнения (см.рис.4.), которые в конечном счете станут задачами с конкретным сроком и исполнителем.

Но сразу в папку «Входящие» они не попадают, чтобы не перемешиваться с текущими актуальными задачами. По мере приближения срока исполнения конкретной задачи, она будет падать в папку «Входящие» заданного сотрудника, переходя при этом с квадрата с «Неважные и несрочные» на «Срочные и важные» или «Срочные и неважные» матрицы (см.рис.2). Еще одно удобство формирования карточки проекта состоит в том, что видя весь проект целиком удобно планировать общую загрузку отдела или компании (см.рис.4.).

Рис.4. Карточка проекта с заданными этапами-задачами

 

Все это касается именно планирования, то есть создания задач в ЕСМ. Если же идет речь о «разборе» входящих задач по методу Эйзенхауэра или другим методикам тайм-менеджмента, то рекомендую несколько дополнительных материалов:

●    Борьба с входящими

●    Стили работы с объектами Workflow

●    FLY-DIRECTUM: часть 2. Порядок в личных папках.

●    Управляем входящими и исходящими в DIRECTUM 5.3

 

Продолжение следует…

Источник: DIRECTUM Club

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (7)
Андрей Ардашев 28 октября 2016 г. 07:35  

Спасибо! Интересная статья.

Хотелось бы добавить ещё один кейс - планирование работ по методу GTD.

Например, с помощью ECM можно автоматически разбивать входящие однотипные задачи автоматически по специальным папкам (папкам потока) и планировать выполнение однотипных заданий. 

Михаил Романов 13 ноября 2016 г. 15:39  
Хотелось бы добавить ещё один кейс - планирование работ по методу GTD. Например, с помощью ECM можно автоматически разбивать входящие однотипные задачи автоматически по специальным папкам (папкам потока) и планировать выполнение однотипных заданий.

Мне кажется, вы путаете GTD с какой-то другой методикой - вся суть GTD в правильной организации ручного разбора задач.

 

Александр Сидоренков 15 ноября 2016 г. 22:27  

Принцип Эйзенхауэра красив только в теории. Сложен в понимании, не очевидно как разбивать задачи, и главное... нет неважных задач, если их поместить в эту папку, то они будут забыты. При этом важность задач и их приоритет меняются постоянно, удобней их обрабатывать одним списком. Здесь важней индикативность от инструмента, чтобы он показывал - где и что меняется, что есть новое, а лишний раз посмотреть список пусть и неважных задач не помешает - это быстро, "окинул взглядом" и после этого решил что и когда делать.

Александр Сидоренков 15 ноября 2016 г. 22:27  

Андрей, систематизация по принципу "входящие" и "исходящие" не очень удобна, это же не почта. Я не придумал идеальную классификацию, но деление на "мне сделать" и " отслеживание" видится более подходящим. То, что мне нужно сделать не всегда является "входящим", да и когда мне нужно отследить исполнение это не всегда "исходящий". Например, я контролер, мне нужно проконтролировать исполнение поручения, где я не являюсь автором. В этом случае я не выдавал поручение, в "исходящие" оно не попадет, где мне его искать?

Сергей Бушмелев 17 ноября 2016 г. 09:10  

Что-то мне начинает казаться, что СЭД - это как каши из топора - сама по себе не имеет ценности, по позволяет как-то организовывать работу с делами и документами. Немного отвлекусь в сторону - в той сказке солдат скорее применил геймификацию, смотивировав в игровой форме бабушку на выдачу ему продуктов на приготовление каши :)

Возвращаясь к основной теме - в термине "каша из топора" нет ничего обидного, тот же канбан по меткому замечанию Асхата Уразбаева тоже является такой "кашей из топора" - это набор средств визуализации и самоограничений. И тоже смысл появляется, когда эти методики применяются к живым бизнес-задачам.

Я не открыл Америку, Александр своими постами выше тоже отметил, что весь цимес СЭД - это визуализация. так что господа СЭД-вендоры, стремитесь к тому, чтобы ваши продукты позволяли представить список дел пользователя в максимально наглядной форме. Это может быть и календарь, и что-то еще. Для этого не нужно искать скрытый смысл там, где его нет, пытаться построить теорию, придать научность рутине. Задача проще - искать удобные способы визуализации для контента СЭД. А контент СЭД - это дела и документы пользователей.

Александр Сидоренков 17 ноября 2016 г. 17:48  
Для этого не нужно искать скрытый смысл там, где его нет, пытаться построить теорию, придать научность рутине. Задача проще - искать удобные способы визуализации для контента СЭД. А контент СЭД - это дела и документы пользователей.

Сергей, восхитился! Кратко, емко и в точку.

 

 

Сергей Бушмелев 17 ноября 2016 г. 21:16  

Александр, самая сложная задача - кратко и емко сформулировать проблему - сделана. Осталась простая задача - понять, что именно надо сделать и, собственно, это и сделать :D

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев