Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Взаимодействие и групповая работа

К вопросу "электронизации" межкорпоративного документооборота

  8 комментариев Добавить в закладки

Обмен юридически значимыми электронными документами между организациями – одновременно и хорошо известная и совершенно новая услуга, которая привлекает все больше внимания экспертов (вот как раз недавно участвовал в подготовке мероприятия, посвященного этой теме: http://days.directum.ru/about.aspx). Новизну ей придает ожидание массового обмена транзакционными документами, которое вот-вот должно случиться, когда будет утвержден формат электронного счета-фактуры.

Именно счет-фактура долгие годы оставался камнем преткновения, последним из бумажных документов. Зная, какова доля НДС в бюджете страны, и как часто и в каких объемах компании пытаются «минимизировать» платежи по НДС, подтверждая свои права на его возмещение при помощи фиктивных первичных документов и счетов-фактур, становится понятна принципиальность ФНС в данном вопросе. Думается, что наличие аккредитованных посредников, множественные протоколы, подтверждающие весь путь движения документа, сама процедура выдачи сертификата позволят сделать обмен электронными счетами-фактурами достаточно защищенным, а сам документ – достоверным.

Но в данном посте все же хочется поговорить не о вопросах безопасности, хотя это, безусловно, очень интересная тема, а о следующем шаге – объединении внешнего документооборота с внутренним. Существует масса сценариев и предположений, как это будет осуществляться. Например, системы «внешнего» документооборота будут разрастаться в сторону «внутреннего», оттесняя «традиционные» СЭД, или же наоборот, изначально внутренние СЭД в процессе «глобализации» трансформируются в над-организационные информационные системы. Или же, следуя модному тренду социализации, все в итоге выльется в открытую социальную сеть для бизнеса.

В настоящий момент наиболее реальным выглядит интеграция внутренних и внешних систем документооборота, например, с помощью веб-сервисов. Не стоит забывать и про необходимость интеграции сервисов обмена разных операторов, то есть формирование единого информационного пространства, чтобы любой абонент любого оператора мог отправить документ другому абоненту, обсуживающемуся у любого другого оператора. Для этого необходимо стандартизовать формат контейнера (конверта, если перевести на «бумажные» технологии) и протокол межсистемного обмена. Все это требует координированной работы всех операторов – участников рынка юридически-значимого обмена электронными документами. Стоит отметить, что такая работа уже ведется.

С другой стороны, то есть со стороны предприятия, документ для отправки в систему ЮЗЭДО может поступать из нескольких информационных систем. Структурированные документы поступают из учетных систем, а «неструктурированные», то есть человекочитаемые – из систем «внутреннего» электронного документооборота. Действительно, производителям информационных систем проще поддерживать некий стандарт обмена, нежели писать отдельный коннектор под каждого оператора. Сдается, что от стандартизации выиграют и операторы обмена, и производители информационных систем.

Еще один вопрос, который хотелось бы затронуть, это передача структурированных данных. Юридическая значимость и экономия на бумаге и почтовых расходах – это, безусловно, хорошо. Но «электронизация» межкорпоративного документооборота позволит решить и другую задачу – обмен оперативными данными между учетными системами. Задачка еще та, кстати. Те, кто самостоятельно налаживал такой обмен хотя бы между двумя организациями, знают, каких трудов стоит только синхронизация справочников товаров. Впрочем, есть и стандарты обмена учетной информацией, навскидку назову группу стандартов EDI и отечественную разработку – CommerceML. Интернет подсказывает и американский стандарт – ANSI ASC X-12. Да, кстати, операторы EDI обладают всеми необходимыми лицензиями, поэтому не удивлюсь, если они тоже захотят включиться в обмен счетами-фактурами. Ибо в клиентах у них, как правило, крупные торговые сети, в том числе с участием иностранного капитала.

Что ж, задачи перед участниками рынка стоят непростые, но они уже решаются. А начало – это уже полдела.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (8)
Михаил Романов 28 декабря 2011 г. 09:53  
Интернет подсказывает и американский стандарт – ANSI ASC X-12
Сереж, раз уж вы занялись темой стандартов обмена структурированной информацией, то взгляни на такую вещь как Universal Business Language 2.1 (UBL), http://en.wikipedia.org/wiki/Universal_Business_Language
 
Это очень интересный стандарт. Основная идея в том, что разработчики пытаются накрыть не только частный случай обмена платежными документами, а по сути все распространенные в бизнес-практике процессы. В частности:
  • Заказы (Оrdering)
  • Оплаты (Billing / Invoicing / Payment)
  • Транспортировку (Transport Services / Transport Execution)
  • Снабжение (Sourcing)
  • Проведение торгов (Tendering)
  • ...

Причем, это именно XML-based обмен, т.е. информацией, а не произвольным контетом (пригодным только для ручной обработки).

Посмотри для начала на этот документ http://ubl.javest.com/flyers/UBL-2.1-Overview-for-Managers_v1.1-en.pdf, а потом уже, если заинтересуешься, можешь посмотреть http://ubl.xml.org/ или непосредственно страницу стандарта http://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=ubl (он стандартизуется в OASIS).

Вадим Майшев 28 декабря 2011 г. 11:30  
о следующем шаге – объединении внешнего документооборота с внутренним. Существует масса сценариев и предположений, как это будет осуществляться. Например, системы «внешнего» документооборота будут разрастаться в сторону «внутреннего», оттесняя «традиционные» СЭД, или же наоборот, изначально внутренние СЭД в процессе «глобализации» трансформируются в над-организационные информационные системы.
Не бывает юридически только внутреннего или только внешнего электронного документа, как и ВНУТРЕННЕЙ или ВНЕШНЕЙ информационной системы электронного документооборота!
Как и любой традиционный документ (пусть и создаваемый для внутренних нужд), электронный документ может быть представлен во "внешнюю" организацию в качестве доказательства чего-либо. Поэтому главный вопрос в этой теме - если делается "внутренний" документ, то он должен делаться изначально как ДОКУМЕНТ, в полном смысле слова.
На мой взгляд, рецепт прост:
1) Разработчики средств электронного документооборота должны делать такие средства, на базе которых могут создаваться адекватные информационные системы электронного документооборота.
2) Операторы информационных систем электронного документооборота при создании своих систем должны применять только совместимые средства электронного документооборота (не касаюсь вопросов организации доверительных отношений между системами).
В настоящий момент наиболее реальным выглядит интеграция внутренних и внешних систем документооборота, например, с помощью веб-сервисов.
Не важно, какие средства электронного документооборота вы используете, важно - в какой информационной системе вы обрабатываете свои документы.
Заметьте, из используемых повсеместно средств автоматизации, проданных и внедренных как "система электронного документооборота", только единицы стали основой информационных систем электронного документооборота...
Михаил Романов 28 декабря 2011 г. 12:00  
На мой взгляд, рецепт прост:
Ну так Сергей об этом и написал. Только более раскрыто. Разве нет? 
Сергей Бушмелев 28 декабря 2011 г. 15:48  
Сереж, раз уж вы занялись темой стандартов обмена структурированной информацией, то взгляни на такую вещь как Universal Business Language 2.1 (UBL),
Миша, спасибо! обязательно посмотрю
Поэтому главный вопрос в этой теме - если делается "внутренний" документ, то он должен делаться изначально как ДОКУМЕНТ, в полном смысле слова.
В ECM-системе хранится масса документов, внешних и внутренних. Даже внутренние документы компании очень неоднородны. Наряду с организационно-распорядительными документами (планами работ, показателями, отчетами по проектам и т.п.), у которых есть какой-то, пусть теоретический шанс быть представленными третьей стороне, например в рамках судебного разбирательства по трудовому спору, есть и масса документов, которые, которые с большой долей вероятности не будут представлены никакой третьей стороне. Не со 100% вероятностью - раз в год и метла стреляет :) Например, черновики или планы моих статей и блогов, промежуточные информационные документы, созданные в процессе исследований и т.п. Мне трудно представить ситуацию, когда они могут быть затребованы третьей стороной. Разве только в том случае, если к ним будет осуществлен  несанкционированный доступ, результаты исследований будут переданы конкурентам, а статьи опубликованы под чужим именем. Но я не считаю себя настолько талантливым писателем или прозорливым исследователем, поэтому оцениваю вероятность такого события, как близкую к нулю, равно, как и причиненный ущерб.
Разработчики средств электронного документооборота должны делать такие средства, на базе которых могут создаваться адекватные информационные системы электронного документооборота.

Опять вопрос в том, что подразумевать под термином "адекватность". На мой взгляд, признаком адекватности считается соответствие ожиданиям заказчика и сатисфакция его требований. В том числе, требований по интегрируемости во внешние контуры обмена.

Заметьте, из используемых повсеместно средств автоматизации, проданных и внедренных как "система электронного документооборота", только единицы стали основой информационных систем электронного документооборота...

Вадим, возможно мне показалось, но в этой фразе я слышу некий урок. Я же не вижу в сложившейся ситуации ничего прохого. Думаю, все дело в том, кто как понимает термин СЭД. Для меня СЭД=ECM, то есть информационная система, помогающая управлять корпоративной информацией. Я бы даже не стал добавлять "неструктурированной информацией". Какой информацией застаят управлять, такой и будет. На практике СЭД-ECM приходится решать массу разнообразных задач, которые не всегда можно характеризовать, как электронный документооборот,например, управление доверенностями, управление командировками, управление совещаниями, даже задачи управления бюджетными заяками. При этом им приходится оперировать достаточными объемами структурированных данных. И все это просто потому, что заказчика считает (его убедили), что предложенная вендором или интегратором, подвизавшемся на тучной ниве СЭД, информационная система эффективно решит его задачу. Эффективнее (дешевле, быстрее, полнее), чем добавлять функционал в уже эксплуатирующуюся ERP-систему, покупать или разрабатывать самостоятельно специализированное решение.

Вадим Майшев 28 декабря 2011 г. 16:14  
Например, черновики или планы моих статей и блогов, промежуточные информационные документы, созданные в процессе исследований и т.п.
Далеко не любые сведения/данные/информация, даже структурированные, являются документом.
Думаю, все дело в том, кто как понимает термин СЭД.
Действительно, терминов много: средство автоматизации ЭД, информационная система ЭД и т.п.
Особенно всех запутывает термин СЭД.
Если имеется в виду система, то надо понимать, что она состоит не только из средств автоматизации.
Сергей Бушмелев 28 декабря 2011 г. 16:28  
Далеко не любые сведения/данные/информация, даже структурированные, являются документом.
Соглашусь только в том случае, если то, что Вы считаете "документом", в англоязычных трудах по теме ECM называется record. Я категорически не приемлю слово "запись". А каждый раз говорить "документ, важный для организации с точки зрения законодательства, требований регулятора или бизнеса..." как-то длинно получается.
Но также очень часто слово "документ" используется и как аналог слова document - представляющая единое целое единица контента. Например, как в таком контексте: "На сегодняшний день в нашей системе хранится 557,497 документов".
Вадим Майшев 28 декабря 2011 г. 17:04  
Но также очень часто слово "документ" используется и как аналог слова document - представляющая единое целое единица контента.
В просторечии да, но здесь-то мы говорим про межкорпоративность. А это не обмен неким контентом, это обмен документами (record).
Михаил Романов 29 декабря 2011 г. 10:13  
Миша, спасибо! обязательно посмотрю
Если будет возможность - отпиши потом, что узнаешь. 
Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев