Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Как решать проблему длительного хранения документов с учетом устаревания форматов и носителей? 

Павел Овчинников23 января 2015 г. 14:18

Вопрос читателя: Как решить проблему длительного хранения документов с учетом устаревания форматов и носителей?

Ответ:

Действительно, состояние физических носителей вызывает ряд сомнений. На сегодняшний день вечных вариантов хранения цифровых данных практически нет: магнитные диски размагничиваются со временем, полупроводниковые накопители теряют заряд, а оптические диски, записанные в обычных условиях, тоже приходят в негодность. Мы пока не сталкивались с проблемой носителей, ведь история электронных документов еще слишком коротка. А пока компаниям придется тщательно планировать хранение: обеспечивать резервное копирование и мониторинг.

Что касается форматов, то тут ситуация аналогичная. Следует помнить, что форматы хранения данных тоже устаревают и надо выбирать тот вариант, который теоретически может быть более долговечен. Сегодня важные документы преимущественно создаются в форматах, которые являются открытыми, то есть сохраняют возможность прочитать документ даже без приложения, в котором его создали изначально. Например, для текстовых документов это форматы .xml, .pdf, .txt и некоторые другие.  Мы можем просмотреть эти файлы почти в любом современном редакторе.

Пока в России нет устоявшейся практики работы с электронными документами длительного срока хранения, мы можем только предлагать ряд рекомендаций:

●   Во-первых, использовать в электронном виде документы, чьи сроки хранения не превышают 15 лет. Для остальных документов внимательно оценивать целесообразность их перевода в электронный вид, посчитать затраты на их длительное хранение в электронном виде.

●   Во-вторых, использовать для документов общераспространённые открытые форматы документов, которые уже используются  в течение нескольких лет.

●   В-третьих, позаботиться заранее о резервном копировании и наличии устройств считывания тех носителей, на которых вы храните документы.

 

Думаю, что следуя этим рекомендациям, вы обеспечите себе минимальные гарантии хранения электронных документов.

Рекомендуем почитать:

на ECM-Journal

●   Архивное хранение электронных документов (обзор ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»).

●   Чем отличается формат PDF от PDF/A, и какой формат лучше использовать для сохранения отсканированных образов документов?

На сайте Росархива

●   Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций. (Исполнитель – Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);

●   Сравнительный анализ форматов электронных документов постоянного (долговременного) хранения. Отчет о НИР. (Исполнитель – Российский государственный гуманитарный университет (РГГУ).

 


Тип: Записи блогов

 (3,68 - оценили 4 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр