Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Отраслевые особенности в документообороте

Как внедрение ECM-системы может повлиять на рейтинг ВУЗа?

  8 комментариев Добавить в закладки

Столкнулся с Заказчиком вузом, помимо классических задач, типа управления совещаниями, делопроизводства, удаленного доступа к информации была озвучена немаловажная, но второстепенная задача – повышение эффективности деятельности вуза. Безусловно, это вещи взаимосвязанные и покрытие задачи подготовки и регистрации корреспонденции повлияет на эффективность работы вуза, но если обратиться к целеполаганию, то можно выделить (государство за нас выделило) конкретные показатели работы вуза, по которым оценивается его эффективность как образовательного учреждения. Постараемся разобраться в этом вопросе.

Предыстория

На мой взгляд, государство начало понимать значение слова эффективность, конечно не до конца, но все же… и решило «прошерстить» российские вузы на предмет «неэффективности», соответственно, с последующим закрытием или как они пишут «реорганизации». Каковы причины таких мер?

Возможно, причиной тому стал тот факт, что согласно международным исследованиям качества среднего образования, Россия показывает невысокое качество подготовки выпускников своих школ. Так, например, в 2009 году, по данным мониторинга оценки качества образования в школе PISA (Programme for International Student Assessment), проводимым Организацией экономического сотрудничества и развития (ОЭСР), Россия заняла 41-43 место из 65 стран, принявших участие в исследовании, со средним баллом 459. Этот результат практически не изменился по сравнению с результатом аналогичного исследования 2000 года (средний балл — 467, 27-29 место из 32 участников), что является серьёзной причиной для беспокойства (цитата из Википедии).

Полагаю, что вузов в нашей стране гораздо меньше, чем школ, соответственно, их проще проверить и закрыть/объединить. Подробнее о законе можно почитать на сайте ведомства Минобранауки.

Итак, перед нами предстает следующая «таблица эффективности».

Таблица 1.

Содержание базового показателя

Пороговое значение для головных вузов

 

Москвы / Санкт-Петербурга

других регионов

1. Образовательная деятельность. Средний балл студентов, принятых по результатам ЕГЭ на обучение по очной форме по программам подготовки бакалавров (кроме программ прикладного бакалавриата) и специалистов за счет средств соответствующих бюджетов бюджетной системы РФ или с оплатой стоимости затрат на обучение физическими или юридическими лицами

63 балла

60 баллов

2. Научно-исследовательская деятельность. Объем НИОКР в расчете на одного научно-педагогического работника

95 000 руб. / 75 000 руб.

50 000 руб.

3. Международная деятельность. Удельный вес численности иностранных студентов, обучающихся по ООП ВПО, в общем числе студентов (приведенный контингент)

3,0%

1,0%

4. Финансово-экономическая деятельность. Доходы вуза из всех источников в расчете на одного научно-педагогического работника

1 500 тыс. руб.

1 100 тыс. руб.

5. Инфраструктура. Общая площадь учебно-научных помещений в расчете на одного студента (приведенного контингента), имеющихся у вуза на праве собственности и закрепленных за вузом на праве оперативного управления

13 кв. м

11 кв. м

6. Трудоустройство. Удельный вес численности выпускников вуза, обучавшихся по очной форме обучения, не обращавшихся в службы занятости для содействия в трудоустройстве в течение первого года после окончания обучения в вузе, в общем числе выпускников

Медиана ранжированной совокупности

Медиана ранжированной совокупности (по ФО)

Важно учитывать, что недавно вышли поправки к данным показателям – будет учитываться специфика вуза (силовики, медицина, сельское хозяйство и т.д.), но в моей статье не буду лезть в дебри законотворчества, поправки не так критичны.

Высшее учебное заведение считается эффективным, если хотя бы 3 показателя выше порогового значения.

По делу

Первое, что мне сразу пришло в голову это не повышение показателей, а хотя бы их мониторинг… Да, можно попросить на калькуляторе или Excel секретаря посчитать эти показатели, но на 10ый раз просьба о подсчете будет воспринята не на ура, а это секретарь-помощник, нельзя с ним так. К тому же, люди не машины, при наличии верных исходных данных могут и ошибиться.

Разберем каждый показатель в отдельности:

1. Образовательная деятельность (средний балл поступивших студентов).

На мой взгляд, «по-крупному», на средний балл студентов влияет его престижность, репутация, месторасположение, квалификация преподавателей и направленность вуза (влияет на количество бюджетных мест).

Здесь внедрение СЭД может повлиять на репутацию вуза и на процесс приема и обработки заявлений абитуриентов – чем качественней будет выстроен процесс, тем больше шансов заполучить заветного студента.

2. Научно-исследовательская деятельность (объем НИОКР в расчете на одного научно-педагогического работника).

На этот показатель влияет объем выделяемых на НИОКР средств и количество работников. СЭД сокращает время, затрачиваемое на рутинные операции, соответственно, можно говорить о сокращении части делопроизводителей. Высвобожденные средства можно направить на НИОКР. Про деньги на бумагу, канцелярские принадлежности и т.д. не говорю, это и так понятно.

3. Международная деятельность (количество иностранных студентов).

Находится вне зоны влияния области управления информацией (ECM).

4. Финансово-экономическая деятельность (доходы вуза из всех источников).

Находится вне зоны влияния области управления информацией (ECM). Расчёт этого показателя непрозрачен, получить его значение за пределами компетентного органа внутри самого вуза практически невозможно, но если учитывать расходы на внедрение ECM-системы, то на этот показатель оказывается негативное влияние.

5. Инфраструктура (площадь учебно-научных помещений на 1 студента).

В ECM-системе можно реализовать такое решение как «управление аудиторным фондом», оно обеспечивает обработку и согласование заявок на предоставление аудиторий, утверждение планов использования, технического обеспечения и сопровождения аудиторных мероприятий. В том числе, такое решение помогает вести учет и планировать ремонт, расширение фонда помещений для достижения вполне ясных показателей.

6. Трудоустройство (удельный вес выпускников, не обратившихся в службу занятости).

Реализация такой задачи как «формирование и согласование расписаний учебных занятий» является залогом качественного и актуального учебного расписания. Помимо того, повысить конкурентоспособность выпускника можно с помощью обучения по курсам ECM систем, что выделит данного кандидата среди прочих.

Реальная история бывшего преподавателя

Я больше не являюсь преподавателем на той кафедре, на которой работал; это моё личное решение, и его реализация порождает во мне смешанные чувства, в большей степени позитивные. Мне как преподавателю, ввиду реорганизации кафедры, к которой я относился, предстояло изменить рабочую программу дисциплины, которую я вёл, — «Безопасность операционных систем». После реорганизации кафедры и реструктуризации общего учебного плана выделились две дисциплины: «Операционные системы» и «Безопасность операционных систем», немного перекрывающие друг друга, в целом включающие чуть больше, чем старая одна дисциплина. Рабочая программа - это документ, в соответствии с которым происходит обучение студентов и приёмка результатов исследовательских, лабораторных и практических работ, а в конце — зачёт или экзамен. Рабочая программа содержит общую структуру курса, перечень тем, а также знаний, умений и навыков, которые от студента требуются на входе, и которые студент получит, пройдя курс.

Рабочая программа согласуется с заведующим кафедры, учебным отделом и утверждается учебным отделом. Она готовится в электронном виде (что уже хорошо), отправляется почтой согласующим, и в большинстве случаев возвращается на доработку. Мне мою рабочую программу вернули дважды. Подготовив проект рабочей программы в первый раз, я отправил её почтой зав. кафедры и в учебный отдел. Дальше для меня наступил период полной неопределённости: обратных писем нет, реакции никакой нет, найти зав. кафедры очень сложно, даже позвонить получается редко и малопродуктивно. Спустя месяц зав. кафедры вернул мне проект, разметив комментариями, но при личной встрече и на флешке! Я попросил отправить документ почтой, это не вызвало проблем, через минуту документ был в моём инбоксе, я мог продолжать работу. Во второй раз я снова отправил проект рабочей программы зав. кафедры и в учебный отдел и снова электронной почтой. Снова период неопределённости, на этот раз полтора месяца. В итоге мне позвонил секретарь кафедры и сообщил, что моя рабочая программа нуждается в доработке, её вернул учебный отдел. Я сказал, что с радостью оперативно поправлю недочёты, но секретарь попросил меня прийти на кафедру. Когда я пришёл, он вручил мне стопку жёлтой бумаги, на которой, похоже, что матричным принтером была напечатана моя рабочая программа, а по краям карандашом проставлены комментарии. Исправив, я снова отправил проект рабочей программы зав. кафедры и в учебный отдел. История прекратилась по внешним причинам: реструктуризация кафедры была приостановлена, нужда в новой рабочей программе отпала на время. Была ли принята моя рабочая программа или отложена в долгий ящик — мне неизвестно. Налицо непрозрачность процесса. Тот, кто готовит проект, не знает, что происходит с ним, с момента отправки его на согласование. Но самая большая проблема — нельзя быть уверенным в том, что процесс завершился и проект принят, а рабочая программа утверждена.

Учебное заведение — это всегда множество факторов, событий, которые отменяют и создают потребности непредсказуемым образом. Любая перестановка кадров может создать влияние «на другом конце». Информация о принятии тех или иных решений до заинтересованных лиц поступает медленно, в редких случаях вообще не поступает. Если бы была внедрена ECM-система на уровне кафедр, было бы куда удобнее. В любой момент можно было бы отследить актуальный шаг процесса утверждения рабочей программы, который инициировал я как преподаватель дисциплины. Кроме того, было бы прозрачным и понятным изменение процесса по внешней причине, в лучшем случае была бы ясна и эта причина. Не могу судить об эффективности работы согласующих, но предполагаю, что процесс рассмотрения проекта рабочей программы заведующим кафедры и ответственным от учебного отдела был бы куда быстрее. Наконец, распечатка и разметка документа комментариями карандашом заменяется комментариями в электронном документа — это куда более эффективно и понятно, можно отследить изменения, откуда они пошли и кто их внёс. Общий архив документов (хотя бы тех же рабочих программ) дал бы возможность не выполнять одну и ту же работу разными людьми: многие рабочие программы пересекаются друг с другом в плане требований к знаниям студентов, ссылками на перечни компетенций и т.п.

В общем, часть мер по повышению эффективности внутреннего документооборота лежит на поверхности. Я вижу очень малую долю, на самом деле потенциал значительно выше, проблем сейчас достаточно. Следует помнить, что учебные заведения — одни из самых архаичных и консервативных организаций, поэтому любые немыслимые факторы, понижающие эффективность процессов, имеют место быть.

Влияние

Резюмируя, для себя я оставляю открытым вопрос о влиянии СЭД на эффективность вуза, конечно в целом, успешное внедрение позитивно отразится на работе вуза, но приведет ли к повышению эффективности сказать трудно - скорее да, чем нет.

Если Вы считаете, что я что-то пропустил, прошу Вас не сдерживаться и дополнить меня.

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (8)
Михаил Романов 15 октября 2013 г. 15:18  
Здесь внедрение СЭД может повлиять на репутацию вуза и на процесс приема и обработки заявлений абитуриентов – чем качественней будет выстроен процесс, тем больше шансов заполучить заветного студента.

Каким именно образом внедрение СЭД чем-то поможет организации набора?

У нас в России сейчас практически не практикуется индивидуальная работа с абитуриентами - только массовый набор во время приемной компании. В этом процессе используются специализированные системы учета абитуриентов. Там нужно управлять не абитуриентами, а данными о них, причем не индивидуально по каждому, а массово: прохождение по квотам, отсев по баллам, ...

Что именно вы хотите улучшить внедрением СЭД здесь? Надеюсь не пару разовых процессов типа согласования приказа о зачислении...

СЭД сокращает время, затрачиваемое на рутинные операции, соответственно, можно говорить о сокращении части делопроизводителей. Высвобожденные средства можно направить на НИОКР

А можно привести расчеты (можно для конкретного ВУЗа), какое количество делопроизводителей вы планируете сократить (и сколько денег на этом сэкономить). А главное, каким образом вы связали бюджет на НИОКР и вспомогательный персонал (к каковому и относятся делопроизводители, а вовсе не к научно-педагогическому составу, по которому рассчитывается показатель)

В ECM-системе можно реализовать такое решение как «управление аудиторным фондом», оно обеспечивает обработку и согласование заявок на предоставление аудиторий, утверждение планов использования, технического обеспечения и сопровождения аудиторных мероприятий

Вообще-то управление аудиторным фондом - это, в первую очередь, ведение реестра аудиторий. В частности, там фигурируют такие показатели как расположение, вместимость, занятость (частный случай - закрепление за кафедрой или факультетом), оборудование, текущее состояние (результаты последнего осмотра, дата кап. ремонта, ...), ... Вы предлагаете этот реестр тоже хранить в СЭД, я правильно понимаю?

Добавлю сюда, что текущая схема в ВУЗах с заявками на аудитории это вообще нонсенс. Процесс выделения аудиторий и другого оборудования, это часть процесса управления учебными планами и расписанием. Тем более, что реестр аудиторий, на сколько я знаю, очень часто ведет все тот же учебный отдел, который отвечает за расписание

Трудоустройство (удельный вес выпускников, не обратившихся в службу занятости).

Этот пункт я не понял совсем. Вы начали про трудоустройство, продолжили про расписание и как-то ловко вернулись к трудоустройству, причем зачем-то хотите всех выпускников обучить ECM... Это за гранью моего понимания

Реальная история бывшего преподавателя

Если выжать из данного раздела всю воду то, останется единственный тезис: СЭД в ВУЗе нужна для согласования рабочих программ. Это возможно увеличит прозрачность процесса.

Во-первых, с чего вы взяли что увеличит? Если вас раньше не удосуживались поставить в известность о процессе согласования по почте, то с чего вдруг в новой системе что-то изменится?

А во-вторых... рабочая программа требует согласования только при разработке нового курса, серьезном обновлении и смене ГОСа и/или учебного плана (причем, если даже сменился ГОС, но предмет и часы остались прежними все пользуются старыми программами). Но даже если вы каждый год согласуете новую программу... Объясните, какой смысл тратить кучу времени на оптимизацию процесса, выполняющегося раз в год? Причем, оптимизировать (как вы предлагаете) только на уровне коммуникаций между подразделениями.

Если вы действительно хотите оптимизировать процесс согласования РП, то начинать надо с самой медленной операции, а именно проверки РП, на соответсвие формальным требованиям оформления (наличие перечня тем, списка заданий, литературы, примера экзаменационных вопросов, ... ) и требованиям конкретного ГОСа и учебного плана (совпадением перечня тем, если они есть для предмета; количества часов теории, практики, самостоятельнойработы, ...).

Только вот с этой специализированной задачей ни одна СЭД самостоятельно не справится.

Сергей Бушмелев 15 октября 2013 г. 23:10  

Саша, не обижайся, но попытка связать показатели и внедрение ECM выглядит не очень убедительной.

Я бы лучше написал, что знания ECM востребованы, причем не только и не столько документоведами, сколько другими специальностями. Об этом говорили участники круглого стола на Докфлоу 2013, что мы проводили. Можешь найти отчетную статью здесь же. Тогда наличие курсов по ECM-технологиям и решениям, возможно, будет конкурентным преимуществом вуза.

По поводу истории с утверждением программы курса: тут зависело все, на мой взгляд, либо от желания участников, либо от владельца бизнес-процесса. Если бы все участники согласования были заинтересованы в эффективной и слаженной работе, то хватило какого-нибудь Google Docs/Drive. Если владелец бизнес-процесса захотел бы упорядочить процесс, то да, возможно, СЭД бы помогла организовать процесс. Нужно устанавливать жесткие сроки, их контролировать, изощренно наказывать за нарушения :)

Ayrat Sibgatullin 18 октября 2013 г. 10:33  
изощренно наказывать за нарушения

 

Прекрасная тема для статьи, я считаю =)

 

Михаил Романов 18 октября 2013 г. 17:24  
Прекрасная тема для статьи, я считаю =)

Господи, что делают пользователи с добрыми и пушистыми ПМ-ами?! Они делают из них монстров!

Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев