Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Как выбрать правильный путь развития корпоративной автоматизации в сложном окружении?

  5 комментариев Добавить в закладки

Для повышения эффективности работы организации внедряют информационные системы разного класса (ERP, ECM, CRM и другие). Зачастую это выливается в следующую ситуацию: в организации больше десятка систем, все эти системы никак не связаны между собой, либо связаны ограниченно, пользователи недовольны тем, что им приходится одновременно работать в нескольких системах и выполнять двойную работы и т.д.

Отсюда возникают вопросы, как выстроить единое информационное пространство в организации, «подружить» все имеющиеся системы, сделать работу пользователей более простой и эффективной и тем самым повысить в целом эффективность и прибыльность организации.

Развитие системы процесс не быстрый, он требует высокой самоотдачи участников проекта по развитию, слаженной работы команды и поддержки со стороны руководства.

 Из своего опыта предложу несколько шагов к развитию системы.

Шаг 1. Создайте команду по развитию системы. Один в поле не воин. Только с сильной командой можно достичь желаемого результата. Я бы сказала, что на первоначальном этапе нужен костяк команды – это те люди, которые помогут организовать работы и будут вести их до конечной цели. В зависимости от направлений развития в команду могут включаться новые люди и исключаться те, чьи направления уже охвачены общей автоматизацией и чьи цели достигнуты.

Шаг 2. Подготовить стратегию развития. Для выбора правильного пути развития корпоративной автоматизации прежде всего нужно определить цель и проработать стратегический план развития. В плане необходимо показать в каких областях планируется провести работы и как будут связаны между собой системы компании. На крупных предприятиях, деятельность которых максимально завязана на корпоративных информационных системах, имеется в штате системный архитектор. Конечно, большинство компаний таким специалистом не располагают, но в любом случае стратегический план и  архитектуру сложной системы в общем виде необходимо разработать. Это позволит в будущем избавиться от проблем стыковки на верхнем уровне.

Для того чтобы составить такой план необходимо заручиться поддержкой владельцев процессов и пользователей систем. Необходимо определить какая система будет источником, а какая приемником информации, каким образом будет обеспечен трансфер информации из одной системы в другую. Например, договорной отдел формирует текст договора в своей системе, согласовывает его с использованием ECM-системы, а по итогам согласования бухгалтерия выписывает счета у себя в бухгалтерской системе. При этом общий архив документов организуется в ECM-системе, данные введенные в одной системе отражаются во всех остальных.

Поддержка со стороны владельцев процессов оказывает существенное влияние на дальнейшее развитие корпоративной автоматизации. Если вы сейчас уделите внимание их задачам и качественно улучшите их бизнес-процессы, то с большой долей вероятности другие владельцы процессов будут более лояльны к предложенным инновациям.

Для определения целей и подцелей, можно использовать карты mindmap и построение «дерева». 

 

Шаг 3. Защита плана перед руководством. Вам необходимо подготовить материалы к защите проекта развития системы, собрать статистику по текущей ситуации и показать степень улучшений, которых можно достигнуть.

Также обязательно нужно выделить «фишки» решения. «Фишки» должны быть предельно простыми в использовании и максимально полезными для пользователей, в частности для руководства. Это может быть предоставление отчетной информации за минимальное время, удаленная работа с мобильных устройств, интеграция с ERP-системами и другое.

Дополнительным плюсом при принятии решения о развитии системы является планирование и визуализация рисков, с которыми можно столкнуться. Демонстрацию рисков необходимо обязательно сопроводить четкой последовательностью действий для их нивелирования, это станет для руководства показателем степени подготовленности к работам.

Шаг 4. Действовать согласно плану. После того как определено направление развития, создана проектная команда, согласован план нужно последовательно идти по этому плану.

Тема развития системы достаточно обширная. Её можно рассматривать с разных сторон: организационной, технической, методической. Каждый из рассмотренных мной шагов по развитию вполне может стать темой для отдельного материала.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (5)
Виктор Золотов 08 июля 2014 г. 14:51  

Когда в руках молоток, все кажется гвоздями...

Помнится хорошее высказывание про Джека Уэлча из General Electric, на тему того что он превратил неповоротливого старого кита в стаю дельфинов на гребне волны...

Это я к чему? Первопричина описанной проблематика такова:

  1. Мозги у нас инженерные, а не бизнесовые. Главное не денег заработать, а вот все "правильно" сделать...
  2. Компании наши неповоротливые вертикальные бюрократические машины, многие из которых шаркая тапочками бредут по длинному коридору в страну вечной охоты.

Так вот, лечить такие причины надо не интегрируя системы, что впрочем и нужно и хорошо, но не главное это. А меняя структуру бизнеса. Тут конечно важно понимать - речь про индустриальный бизнес (выпуск шоколадок, например), или постиндустриальный. С первыми да - требуется конвейер (сиречь бизнес-процесс), и если он протекает в разных системах то они должны быть сочленены.

Но ведь ECM это почти всегда история о постиндустриальной экономике... Начинаем проект - строительство нового завода. Собрались инженера, проектировщики, строители, есть прораб и руководитель всего этого дела. Сели быстро завели этапы проекта куда удобно, выстроили себе документооборот, коммуникации наладили. И давай работать! Как там в соседнем офисе ведут проект - да бог его знает, их же проект.

А как у нас и тут предлагается? Начинаем проект - строительство нового завода. Стоп-стоп-стоп! Экие торопыги. А как же стратгеия развития, план и аж защита перед руководством? Сейчас все продумаем, решим как конкретно и где конкретно будете планировать, какие данные будут, какие процессы в документообороте. Нам же виднее, мы это, консультанты )).

 

 

 

Елена Питомцева 08 июля 2014 г. 17:33  

Виктор, абсолютно верю, что у тебя это тоже "Из своего опыта". Только "опыты" у вас с Еленой, разные. И модель бизнеса у ваших заказчиков, возможно, разная. Что лучше для бизнеса идти по своему ломать, или идти за заказчиком - по его модели? Вот тут на эту тему уже много чего сказали http://www.globalcio.ru/workshops/412/

Виктор Золотов 08 июля 2014 г. 19:28  
Что лучше для бизнеса идти по своему ломать, или идти за заказчиком - по его модели?

Для вендора - это вопрос. Для консультанта - это не вопрос. Это как с медициной - есть правильный способ врача, другого правильного нет. Да, пациент может бояться, например, диагностической операции и лучше начать с неинвазивного анализа... Если пациент упорен, хочет лечить ОРЗ малиной с чаем - врач как минимум должен предупредить о последствиях.

Вот если бы Елена написала... "К сожалению, наш типовой клиент несколько насторожено относится к передачи полномочий и ответственности в подразделения или проектные группы даже тогда, когда таковая потребность достаточно очевидна. В следствии чего мы наблюдаем попытки централизации управления, включая обслуживающие их ИТ системы. Понятно, что закрыть все задачи одной системой невозможно и тут встает вопрос - как обеспечить инкорпорирование вновь внедряемой информационной системы в ИТ окружение? И вот моя история..."...

Вот тогда бы я поставил 5 балов ). А так я буду вредничать ибо нельзя быть столь явными патерналистами... Развиваться то как-то надо.

 

Максим Кайнер 08 июля 2014 г. 19:43  

Лена Д., тебе спасибо за статью! Когда люди делятся своим опытом, это всегда классно.

Лена П., ответ про разность "опыта" имел бы место быть, я даже сам что-то подобное думал написать...

Но, Виктор, сейчас обращусь к вам. Комментарий в духе "когда в руках молоток..." в случае с этим блогом не уместен. И дело в том, что Лена Д. сразу -- в самом заголовке -- сказала, что рассматривает ситуации, когда окружение сложное. Отсюда, как я понимаю, и вытекают уже прочие трудности (от необходимости находить адвокатов автоматизации из числа ключевых сотрудников до необходимости преодоления сопротивления руководства).

Ну, или я не прав в том, как понял заголовок статьи? Это вопрос к автору.

Елена Дмитриева 09 июля 2014 г. 13:25  

Несомненно, у каждого есть свое мнение. Спасибо, Виктор, что высказались.

Эта "заметка" была лишь некой памяткой "на что обратить внимание" для организаций. внедряемых у себя системы и имеющей уже у себя несколько систем. Конечно, можно рассматривать ситуацию шире и показывать как в идеале должно быть, а с чем сталкиваемся в реале и т.д. Ситуацию можно смотреть с разных сторон.

За оценкой не гналась :)

Максим, да, ты все верно понял.

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев