Какие документы определяют порядок долгосрочного архивного хранения электронных документов?

Вопрос: Как на сегодняшний момент решается вопрос долговременного хранения электронных документов? Есть ли документы, которые определяют порядок долгосрочного архивного хранения электронных документов?

Ответ:

Далеко не все организации создают полноценные архивы электронных документов. Прежде всего, причинами являются такие, как:

1)    отсутствие на данный момент в России нормативных и методических материалов по организации полноценных электронных архивов;

2)    дороговизна создания и поддержки электронных архивов.

Но, все-таки, работа над методическими материалами ведется.

Так, например, недавно утвержден национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». Он используется на добровольной основе и схож с международным документом ИСО/ТО 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

Зачастую бывают случаи, что срок хранения документов превышает срок использования технологий, например, оборудования или программного обеспечения, для которых написаны эти документы. Для таких случаев и разработан данный стандарт. В нем описаны методические указания и рекомендации по обеспечению долговременной сохранности электронных документов и доступа к ним. И этот стандарт применим к любым видам информации, созданной информационными системами.    

Еще один важный момент: многие организации уже имеют электронные архивы, но они не могут быть названы «полноценными архивами долговременного хранения», то есть:

●    Нет организационной поддержки: не проработаны инструкции для персонала по обеспечению сохранности (перезаписи, проверки сохранности и т.д.).

●    Часто старые документы, которые организации имели до внедрения СЭД, не переносятся в нее и не контролируются их сохранность. И они вообще висят мёртвым грузом.

●    Даже в СЭД большая масса старых электронных документов хранится как массив необработанной информации, которой с точки зрения архивиста «архивом» назвать нельзя. Документы не разобраны по срокам хранения, документы разрозненны, сложно определить логическую связь документов. Хранится излишняя информация, но так как она не разобрана, то не понятно какая является важной для хранения, а какая нет.

В чем причина – скорее всего в том, что пока задача правильного долговременного хранения архивных электронных документов не считается критичной для бизнеса. Но с течением времени она будет становиться все актуальнее и актуальнее. Будут появляться и хорошие кейсы и примеры. Таким образом, мой совет: изучайте, пробуйте создавать полноценные электронные архивы.