Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные документы и обмен ими (ЮЗЭД)

Личный опыт: почта РФ vs сервис обмена ЭД

  6 комментариев Добавить в закладки

Представители Операторов ЭДО много писали и говорили о том, что отправлять документы контрагентам через сервис обмена ЭД намного быстрее, удобнее, надёжнее, чем через почту РФ. Сегодня я расскажу вам очередной личный опыт отправки договоров через сервис обмена ЭД и через почту РФ.

Разберём 3 ситуации, исходные данные:

● Во всех 3-х случаях отправляется договор с идентичным (или аналогичным) предметом договора.

● Во всех 3-х случаях одна из сторон наша компания ООО «ДИРЕКТУМ», которая находится в Ижевске.

● Во всех 3-х случаях на стороне ООО «ДИРЕКТУМ» договора готовились, согласовывались, отправлялись на подписание и отправку во внутренней ECM системе на основе DIRECTUM.

Ситуация №1: отправка Ижевск-Москва

В первой ситуации договор был подписан в бумаге (контрагент был не готов подписать договор в электронном виде) и отправлен почтой РФ. Срок доставки договора до контрагента был следующий:

Т.е. договор шёл до контрагента 5 календарных дней. Потом он был подписан и наш экземпляр был отправлен обратно нам. В итоге наш экземпляр подписанного договора мы получили 7-го апреля.

Итого: туда обратно договор ходил 27 календарных дней!

Конечно, можно было использовать экспресс-доставку, но тогда цена вопроса была бы значительно выше.

Ситуация №2: отправка Ижевск-Ярославль

Во 2-й ситуации договор также был подписан в бумаге (контрагент также был не готов подписать договор в электронном виде) и отправлен почтой РФ. Срок доставки договора до контрагента был следующий:

Т.е. договор шёл до контрагента 13 календарных дней! Также из трекера не понятно был фактически доставлен договор или нет и что с ним происходит дальше… Ещё обратите внимание на вес письма, видимо, в процессе доставки договор усох :( Наш экземпляр договора мы ещё не получили.

Итого: исходя из информации трекера, нет гарантии доставки договора и только до Ярославля он шёл 13 календарных дней.

Договор №3: отправка Калуга-Ижевск

В 3-й ситуации договор был подписан в электронном виде и отправлен в эл.виде с квалифицированной ЭП через сервис обмена (в нашем случае мы его получили через Synerdocs). Срок доставки договора и его подписания был следующий:

Т.е. договор был отправлен 19-го февраля, на следующий день получатель взял договор в обработку (момент отправки извещения о получении) и 26-го февраля договор был подписан получателем и ответ автоматически ушёл отправителю.

Итого: на отправку, подписание и возврат ответа ушло 7 календарных дней! В сравнении с первой ситуацией полный цикл обмена договором и его подписания прошёл почти в 4 раза быстрее.

*********************************************************************************************************************

В итоге, на личном опыте я в очередной раз убедился, что отправка документов почтой РФ это очень долго и очень не понятно по срокам доставки и гарантии доставки. Мои личные ощущения при этом были весьма не приятными: «…когда же уже дойдёт договор?», «…получен или нет договор?» и т.п. и я несколько раз звонил контрагентам, чтобы понять фактически получен договор или нет и ушёл ли он на подписание…

Отправка электронного договора в данном случае нам ничего не стоила, но даже если бы и стоила она по максимальному тарифу нашего сервиса для неформализованных документов - 3 руб., то это просто смешная цена :) Отправка заказного письма почтой России обойдётся от 35 руб. и выше. Разница более чем в 11 раз!

Лично я за электронные документы :)

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (6)
Сергей Бушмелев 22 апреля 2015 г. 17:13  

Цифры в статье поражают, равно и как близко текст подошел к грани, отделяющей аналитическую статью от "джинсы" :)

Но и сами цифры ничего не говорят. Если это были роуминговые договоры. то их максимум для оператора будет заключено 10-20. 350-700 рублей за пересылку документов почтой - не такая трата, чтобы снижение ее до уровня 30-60 рублей как-то серьезно повлияло на финансовое состоянии компании.

Далее, тот факт, что даже если документ перемещался от отправителя к получателю со скоростью света, бюрократические процедуры заняли время, сравнимое с отправкой через Почту России (т.е. разница меньше, чем на порядок), говорит о том, что истинные причины задержек не всегда связаны с транспортом. И что есть еще ресурсы для оптимизации документооборота внутри компании :)

Наверное, пока от перевода документооборота в электронный вид (через операторов ЭДО) выигрывают, в первую очередь, генераторы трафика (энергосбытовые компании, телекомы, ритейл и т.п.). Перевод не массового, а скорее случайного обмена документами в электронный вид может принести некоторые удобства, но вряд ли эти удобства будет драйвером повального перехода к ЭДО.

Сергей Бушмелев 22 апреля 2015 г. 17:15  

По городам примерно понятно, кому отправлялись договоры. Пример с Ярославлем позабавил :)

Игорь Макаров 22 апреля 2015 г. 18:52  

Отправить договор почтой - 35 руб., отправить электронно - 3 руб., гарантия доставки - бесценна :)

Если уж сравнивать два способа доставки с точки зрения затрат, то имеет смысл сравнить полный цикл согласования договора с контрагентом начиная с момента как договор согласован во внутренней системе документооборота и заканчивая моментом, когда подписанная обеими сторонами версия появляется во внутренней системе документооборота.
Тогда, например, нужно будет учесть такие операции как:

  • для бумажной версии - печать договора на бумаге, постановка круглой печати, подпись живой подписью, упаковка в конверт, поход на почту, неоднократная проверка дошло уже или нет на сайте Почты РФ, звонки контрагенту для контроля получения, прием входящей почты и передача конверта ответственному лицу, сканирование и занесение в систему документооборота;
  • для электронной версии - занесение договора в систему оператора ЭДО, отправка в системе ЭДО, проверка получено там или  нет, получение подписанного договора в системе ЭДО и занесение подписанной копии во внутреннюю систему документооборота.

Причем считать тут надо не только прямые затраты на оплату услуг Почты РФ/оператора ЭДО и материалы (бумага, конверты), но и время сотрудников, которое тратится на эти операции. 

Иван Агапов 23 апреля 2015 г. 16:59  
Цифры в статье поражают, равно и как близко текст подошел к грани, отделяющей аналитическую статью от "джинсы" :)

Сергей, на статью, тем более аналитическую, в данном случае я не претендую :) это блог/заметка, поэтому и стиль изложения отчасти разговорный. Обычно я свои материалы делю на 2 категории: статья или блог; отличить одно от другого можно по объёму материала, подходу к изложению и стилю изложения.

Но и сами цифры ничего не говорят. Если это были роуминговые договоры. то их максимум для оператора будет заключено 10-20. 350-700 рублей за пересылку документов почтой - не такая трата, чтобы снижение ее до уровня 30-60 рублей как-то серьезно повлияло на финансовое состоянии компании.

В данном случае цифры показывают конкретную ситуацию. Естественно наивно полагать, что компания из-за 10-20 документов будет переходить на обмен только электронными документами; исключение может быть, если эти документы на очень большие суммы и их важно быстро доставлять и подписывать. В случае нашей компании, то мы переводим по максимуму обмен документами в электронный вид с партнёрами, клиентами, поставщиками. И в данном случае для обмена ЭД мне достаточно было воспользоваться уже имеющимися у компании возможностями и настройками в корпоративной системе.

говорит о том, что истинные причины задержек не всегда связаны с транспортом. И что есть еще ресурсы для оптимизации документооборота внутри компании :)

Полностью согласен, особенно когда документ зависает внутри компании на согласовании к примеру у юристов...

Наверное, пока от перевода документооборота в электронный вид (через операторов ЭДО) выигрывают, в первую очередь, генераторы трафика (энергосбытовые компании, телекомы, ритейл и т.п.). Перевод не массового, а скорее случайного обмена документами в электронный вид может принести некоторые удобства, но вряд ли эти удобства будет драйвером повального перехода к ЭДО.

На счёт драйверов: сейчас так и есть, и в ближайшее время ситуация вряд ли изменится; драйверы действительно компании-генераторы трафика. Но на мой взгляд, действительно массовый переход на обмен ЭД случится тогда, когда и другие компании начнут активно использовать ЭД для обмена, а не только получать (или отправлять) их от некоего крупного генератора трафика.

 

 

Иван Агапов 23 апреля 2015 г. 17:02  
Причем считать тут надо не только прямые затраты на оплату услуг Почты РФ/оператора ЭДО и материалы (бумага, конверты), но и время сотрудников, которое тратится на эти операции. 

Согласен, это будет хорошая тема для действительно аналитической статьи на примере конкретной компании и конкретных типов документов.

 

 

Сергей Бушмелев 24 апреля 2015 г. 14:31  
Обычно я свои материалы делю на 2 категории: статья или блог; отличить одно от другого можно по объёму материала, подходу к изложению и стилю изложения.

Ну да, после того, как из текста были убраны ссылки на продукты и (!) прайслист Synerdocs, материал немного отошел от этой грани :)

действительно массовый переход на обмен ЭД случится тогда, когда и другие компании начнут активно использовать ЭД для обмена

Обе практики (хранение бумажного документа и электронного документа) имеют свои преимущества и недостатки. Это уже обсуждалось и популяризировалось не раз. Мне всегда было интересно на этот счет мнение Натальи Храмцовской - практика и знатока мирового опыта. Если организации посчитают что для них электронный вид будет удобнее и (или) надежнее, да, "звезды" (генератор-получатели) будут все больше трансформироваться в сторону "сетей". Как-то по кэпски получилось однако... 

 

 

Сейчас обсуждают
Больше комментариев