Рынок систем документооборота существует уже более
10-15 лет, за это время успело смениться поколение продуктов и поэтому одной из
задач часто становится смена одной системы на другую.
В этом случае может сложиться ситуация, когда
руководство выделяет немалые ресурсы (как финансовые, так и кадровые) на
покупку и внедрение новой системы электронного документооборота, а сотрудники
после ввода новой системы в эксплуатацию отказываются в ней работать! И причины
этого в основном лежат в области психологии.
Чаще всего смена системы происходит из-за
недостатка выполняемых системой задач. Руководство это понимает и производит
смену системы, НО при этом далеко не каждого руководителя заботит задача доведения
и объяснения рядовым работникам преимуществ новой системы. Естественно, в таком
случае сотрудники неохотно принимают такое «непонятное новшество».
Важным пунктом является готовность и желание
сотрудников к изучению чего-то нового. Далеко не каждый будет «тратить время»
не то что на прохождение курсов обучения, но даже на беглое знакомство с
документацией. Естественно, при таком отношении об успехе проекта можно забыть.
Не стоит сбрасывать со счетов и негативный
опыт внедрения предыдущей системы, когда что-то недоустановили, что-то недорассказали,
что-то недопоняли, что вызывало сложности в работе. Поэтому и с новой системой
пользователи опасаются такой же ситуации и затягивают переход.
Не будем забывать и о силе привычки. В
течение многих месяцев, а то и лет волей-неволей привыкаешь к расположению
кнопок, порядку действий и даже к цветовой гамме. Новая система – новые
привычки, и когда они появятся еще неизвестно…
Таким образом, к традиционным задачам по
внедрению добавляется еще одна, немаловажная, а возможно и ключевая:
(пере)подготовка персонала. Поэтому
риски психологической неготовности необходимо учитывать и меры для преодоления
этих проблем закладывать сразу при подготовке к переходу на новую систему.