Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Технологии проектирования и построения СЭД

Мигрируем в облака. Кому это нужно

  20 комментариев Добавить в закладки

Об облачных технологиях сегодня не говорит разве что ленивый. Но если рассматривать их в связке с ECM-системой, то до сих пор остается больше вопросов, чем ответов. В ходе изучения этой темы мои коллеги и я собрали полезную и интересную информацию. Поделиться ей с вами я хочу в виде блока статей на примере переноса ECMсистемы в облака. Первая статья будет вводной. В ней я постараюсь ответить на вопрос: «кому нужна облачная ECM-система?».

 

Но перед этим хочу напомнить, что в использовании облаков есть определенные риски и выгоды. Для их оценки я выделил четыре критерия.

1. Цена. С одной стороны первоначальные затраты на использование облаков минимальны, но с другой стороны придется ежемесячно платить за поддержку решения. Таким образом, факт переплаты настанет уже через год – два (все зависит от конкретных решений).

2. Надежность. Сбой на серверах Амазона, который на несколько дней остановил работу многих сервисов, показал зависимость конкретных приложений от глобальных проблем поставщика (ошибка при обновлении платформы, банкротство, DDoS-атака, пожар). Хотя тот же Амазон гарантирует компенсацию убытков в случае простоя, но некоторые поставщики этого не делают (нет нормальных договоров на обслуживание, в которых они прописывают ответственность за простой). Как следствие – никаких гарантий.

На самом деле случай с Амазоном можно назвать исключением, не все же приложения остановили свою работу.

Большее внимание стоит уделить провайдерам интернета. Кого винить за простой в работе, если невозможно достучаться до облаков из-за проблем со связью у провайдера?

Вместе с этим, к теме надежности я отношу риски перехвата данных (вся система теперь доступна из интернета) и вопросы доступа к системе третьих лиц (не известно, какой «студент» обслуживает сервер на стороне провайдера).

3. Функциональность. Облачное приложение может сильно уступать по функционалу локальному. Например, если брать полностью облачную ECM-систему, то, скорее всего, в ней нельзя будет разрабатывать и кардинально модифицировать маршруты бизнес-процессов (Workflow), создавать новые справочники для хранения структурированной информации или добавлять специализированные поля в карточки документов. В этом случае возникают вопросы: «хватит ли текущего функционала системы?», «как система подстроится под мои бизнес-процессы?».

Также интересует возможность интеграции с уже существующим окружением. Например, остается открытым вопрос осуществления обмена данными с локальной версией 1С, который необходим для устранения дублирующих процессов, ускорения обработки данных, повышения скорости получения отчетов и т.п.

4. Развитие. К этому критерию я отношу вопросы миграции в облака и обратно (возможно ли это, с помощью каких инструментов и чьих рук), появление нового функционала и зависимость от выхода версий (не все изменения могут положительно сказаться на вашей работе).

 

Эти вопросы стоит сравнивать в разрезе масштабов бизнеса. Так, для микро- и малого бизнеса при использовании облачной ECMя вижу больше выгод, чем рисков:

  • система практически сразу внедряется в работу и требует минимум инвестиций (не надо покупать сервер, серверную ОС, офисные приложения);
  • риск утечки информации не приоритетен, т.к. сама информация зачастую не связана с большими суммами;
  • появляется возможность работать в любом месте: облачная ECM доступна через интернет и, чаще всего, к ней можно подключиться с любого устройства (в том числе и мобильного);
  • систему не нужно администрировать или дорабатывать – «коробка» решает большую часть задач (экономия на людях).

Итого, основное преимущество для микро- и малого бизнеса – это цена. Остается вопрос – нужна ли ECM-система и Workflowдля организации из 10-20 человек, сидящих в одном кабинете или не имеющих офиса вообще? Для них вполне может подойти GoogleDocs и прочие приложения обеспечивающие свободную совместную работу.

 

Что касается среднего и крупного бизнеса, то пока вижу больше рисков, чем выгод:

  • нет доверия как к поставщикам, так и к системе, работающей «где-то там»;
  • затруднена адаптация системы под сложные и меняющиеся бизнес-процессы;
  • крупный бизнес выбирает корпоративные приложения всерьез и надолго, что требует больших первоначальных вложений, но окупает себя при длительном использовании (облака со временем оказываются дороже).

Итого, на первый план для среднего и крупного бизнеса выходят вопросы надежности, функционала и развития. В качестве реалистичных сценариев использования видится тестовая эксплуатация и решение для отделов (например, модуль ServiceDesk для отдела ИТ).

 

Мое мнение – в России пока слабая корпоративная потребность в облачных сервисах: по-прежнему актуальными остаются проблемы с доверием и затрудненной адаптацией под задачи организаций, облачные решения нужны преимущественно малому бизнесу.

А как считаете вы?

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (20)
Дамир Галимов 27 декабря 2011 г. 13:03  

Поддерживаю. Среднему и малому бизнесу облачные именно ECM скорее всего не подойдут. Для мелких фирм и стартапов это удобно потому что зачастую многие сотрудники работают не в офисе (ибо студенты или привлекаются к работе по подряду время от времени, да и организация рабочих мест зачастую существенное обременение для бизнеса на начальном этапе его существования), денег нет и т.п. И тогда вопрос доступности данных из любого места становится главным.

Есть еще ряд решений (и слабо- и многофункциональных), которые предлагают как облачный сервис, так и Open Source или бесплатную для небольшого числа пользователей и платную, начиная с определенного порога, версии для установки ее на своем сервере. Думаю это большой плюс такого подхода, так как начать работать с системой можно быстро, без затрат времени и денег, в облаках, на бесплатном тарифном плане. По мере роста компании и осознания нужного тебе функционала либо мигрировать с этой же системой на свой сервер, либо перейти на другую систему.

И еще один важный психологический момент: свое - это свое. Оно стоит и работает и даже если нет ресурсов на обновление и поддержку оно как-то работает на текущем уровне и вложений не требует. А риск потерять доступ к своим данным из-за того что не смог или не успел вовремя заплатить абонентскую плату очень неприятен.

Ivan Steblenko 27 декабря 2011 г. 17:10  

Очень интересная тема! Хотелось бы, чтобы Иван поделился собранной информацией по данному аспекту :)

По статье, как указал Дамир

свое - это свое

Имхо, пока это превалирует. Остальные аспекты, такие как:

1) цена, тут сложно судить, так как у всех решения разные и цены разные. Заплачу 1 один раз 10к $ и потом 300 $ за поддержку или 18$ в месяц?

2) надежность. Сбой Amazon действительно исключительный случай. Но да, здесь всплывает зависимость от наших интернет-провайдеров.

3) функциональность, чисто техническая особенность конкретного облака. Уверен, что ты можешь привести примеры, где она затруднена, а я могу тебе оппонировать :)

4) развитие. Тут я немного не понял, зачем мигрировать в облако, а потом обратно? Если смотреть только с технической стороны, создание именно облачных решений - очень специфичная задача, разница между ним и "своим" решением может быть кардинальной.

Михаил Романов 27 декабря 2011 г. 17:48  

Вот честно, Иван, никак не ожидал от тебя повторения маркетинговой шелухи 3-х летней давности. Зачем говорить о неких "сферических" системах - о них за последние годы не писал только ленивый. Возьми конкретную систему (или набор систем) и сравнивай - только оговори каким образом ты выбирал системы для сравнения.

А пока получается какая-то ерунда:

1. Цена.

У тебя есть конкретные выкладки? Если да, то приводи - иначе рассуждениям о распределении затрат цена в грош.

2. Надежность.
Этот пункт я вообще не понял.
Какой вывод-то? Облачные системы надежны или нет.
И если уж на то пошло то, то не бывает абсолютной надежности. Ее можно обсуждать только в сравнении с чем-то и по определенным параметром (их ворох!). С чем именно ты сравнивал?
 
3. Функциональность.
Этот пункт, прости за прямоту, вообще никуда не годится...
 
Облачное приложение может сильно уступать по функционалу локальному.
 А может не уступать. И что?
 
если брать полностью облачную ECM-систему, то, скорее всего,
Это о чем? Что значит "скорее всего"? Вот я утверждаю, что самой распространенной на сегодня облачной ECM-системой является SharePoint (кстати, сразу возникает вопрос критерия - что считать "облачной ECM"), который вполне себе расширяется и дорабатывается, а иногда даже превосходит в этом конкруентов.
 
остается открытым вопрос осуществления обмена данными с локальной версией 1С
А в чем собственно проблема? Технически это возможно и даже не слишком сложно.
А с другой стороны: почему возник вопрос именно о 1С? Есть например, уже бандлы, типа http://www.kontur365.ru/ - там пока нет бесшовной интеграции, но это объясняется банально тем, что сам Office 365 доступен в России не так давно.
 
Ну и как следствие, сделанные тобою выводу, в контексте сомнительных предпосылок, выглядят также сомнительно.
Андрей Подкин 27 декабря 2011 г. 18:39  

Дамир Галимов написал:

Среднему и малому бизнесу облачные именно ECM скорее всего не подойдут. Для мелких фирм и стартапов это удобно потому что зачастую многие сотрудники работают не в офисе ..., денег нет и т.п.
Так подойдут или не подойдут?  ;-)
 
Есть множество мелких компаний, для которых падение сайта (хостящегося на стороне) намного страшнее падения ECM- или любой другой внутренней системы. Свои-то данные хоть на бумажке временно напишешь, а клиентам что сказать про сайт?
Михаил Романов 27 декабря 2011 г. 22:19  

Кстати, насчет цены (самому стало интересно, так что не удержался и полез искать цены).

Если к примеру сравнить стоимость Directum (как обычной системы) и Office 365 (как SaaS варианта).
Конечно и там, и там есть куча всяких опций, которые здорово влияют на цену, но чтобы далеко не углубляться, давай возьмем стандартные цены которые есть на сайтах компаний.

У Office 365 возьмем максимальный пакет (E4, который включает Exchange, SharePoint, Lync с голосовой связью и Office Pro Plus 2010)

Для Directum - пакет базовых модулей на 200 пользователей (другого просто нет на сайте)  + web доступ + интеграция с Lync

(Да, все цены в рублях, а те что были только в долларах переведены по курсу $1 = 30 руб)

Вот список ПО, покупаемого для Directum:

  • Клиентские лицензии (200 пользователей): 1530000
  • Серверная лицензия: 25500
  • Лицензия на Web-доступ: 75100
  • Интеграция с Lync: 48600

+ 20% лицензионного обслуживания в год (чтобы можно было обновлять ПО), причем за первый год платить не надо

Из общесистемного ПО (ОС не учитываем):

  • Серверная лицензия Microsoft SQL Enterprise 2008: 276890
  • Клиентская лицензия Microsoft SQL Standard/Enterprise 2008:  5310
  • Exchange Server 2010 Enterprise: 126030
  • Клиентская лицензия Exchange 2010 Enterprise (с учетом стандартной): 3450
  • Microsoft Office Professional Plus 2010 Russian: 16380
  • Lync Server 2010 Enterprise Edition: 120000
  • Клиентская лицензия (с поддержкой Voice IP):  7350

Итого (на n лет использования) Directum:
(1530000 + 25500 + 75100 + 48600) * (1 + 0,2 * (n - 1)) + 276890 + 126030 + 22830 + 120000  + (5310 + 16380 + 3450 + 7350) * 200 = 1679200 * (0, 8 + 0,2 * n)  + 7043750 = 8387110 + 335840 * n

Для Office 365 (на n лет использования):
891 * 12 * 200 * n = 2138400 * n

Получим, что Directum становится выгоднее через 4,5 года.

При этом в расчет не брались затраты на аппаратуру и ОС для серверов, а также затраты на обслуживание (в основном это ЗП персонала), которые требуются при использовании Directum, но не нужны (хотя бы в теории) при Office 365. Также не учитывалась стоимость обновления общесистемного ПО (которое, при текущих темпах, за 5-7 лет легко устаревает)

Понятно, что везде будет куча нюансов лицензирования (есть всяческие RUNTIME лицензии и скидки за объем), но в целом я бы сказал что цены сравнимы.

А значит утверждать об абстрактной выгодности какого-то одного варианта - обычного или SaaS нельзя, нужно садиться и считать TCO.

Дмитрий Носивской 28 декабря 2011 г. 12:04  

Михаил, а почему вы сравниваете DIRECTUM и Office 365? Office 365 позиционируется как продукт ECM-класса?

Михаил Романов 28 декабря 2011 г. 12:08  
Office 365 позиционируется как продукт ECM-класса?
На самом деле он шире.
Но ECM-составляющая (на базе SharePoint) там есть.
 
 на Если вы не согласны, можете привести свой пример SaaS ECM. 
Иван Серёдкин 28 декабря 2011 г. 12:30  

Выкладку по ценам напишу в завершающей статье.

Не согласен, Михаил, что это маркетинговая шелуха. Тем не менее согласен, что нужна конкретика, но, на сколько я понимаю, этот ресурс независимый и на нем нельзя публиковать статьи про конкретные системы.

В статье я не старался дать конкретных рецептов, но старался показать вопросы, которые вызывает облачная ECM. Вопросов действительно много.

Не ставил себе цель углубится в понятие "Облачная ECM", но для себя понимаю под этим систему, позволяющую хранить, просматривать, редактировать документы и обмениваться ими и другой информацией между пользователями).

Михаил, а твой вывод-то какой? Рынку нужна облачная ECM? Если нужна, то кому?

Иван Серёдкин 28 декабря 2011 г. 12:41  

Все-таки понял, что термин нужно уточнить. Попробую его сформулировать

Иван Серёдкин 28 декабря 2011 г. 13:26  

Первый подход к снаряду (критикуйте).

Облачная ECM - это ECM система, принадлежащая и управляемая поставщиком системы, в которой заказчик управляет только данными. К облачным ECM не относятся системы, развернутые на базе инфраструктуре заказчика.

Иван Серёдкин 28 декабря 2011 г. 13:31  

Дополнения:

  • к облачной ECM должен быть удаленный доступ, т.к. она развернута НЕ в инфраструктуре заказчика;
  • за обновление (как минимум платформы) отвечает поставщик системы.

Не исключаю, что слишком узко написал "в которой заказчик управляет только данными", но по-другому пока не придумал.

Михаил Романов 28 декабря 2011 г. 13:33  
Не согласен, Михаил, что это маркетинговая шелуха
Извини, не хотел обидеть, но если сейчас, когда термину "облако" (хотя в статье, речь идет не о технологическом термине "облако", т.е. о динамически наращиваемой системе, а о SaaS решении, т.е. о способе продажи системы как готовой услуги) уже больше 4-5 лет, приводить общие рассуждения без конкретных примеров (а ты писал, что специально готовился) - моветон.
Отсутствие конкретики говорит о двух вещах:
  • либо рынок SaaS ECM так и не сформировался. 5 лет, имхо, это много - если не сформировался, значит вообще никому не нужен
  • либо автор не владеет аналитикой - тогда зачем в  очередной раз повторять предположения?
Михаил, а твой вывод-то какой? Рынку нужна облачная ECM? Если нужна, то кому?
У меня нет выводов, у меня только такие же предположения (поэтому я о них и не пишу - не интересно). Но я не интересуюсь вопросом уже года два, наверное как (да и до этого не было задач найти конкретные цифры).
 
P.S. Кстати, один из слабых моментов EJ - здесь мало представителей заказчиков, в основном вендоры или партнеры. Поэтому задать вопрос "а как видится вам" нельзя. Приходится придумывать самим.
Михаил Романов 28 декабря 2011 г. 13:43  
Первый подход к снаряду (критикуйте).
Ты описываешь принцип предоставления продукта (услуги), а не технологическую платформу.
То, что ты описываешь, это Software as Service (SaaS), а не cloud.
 
Но в целом я тебя понял.
 
Теперь можешь брать конкретные реализации (которых множество) и сравнивать.
Андрей Подкин 28 декабря 2011 г. 15:57  
P.S. Кстати, один из слабых моментов EJ - здесь мало представителей заказчиков, в основном вендоры или партнеры. Поэтому задать вопрос "а как видится вам" нельзя. Приходится придумывать самим.
Миша, а ты много видел заказчиков способных квалифицировано объяснить, что они хотят на самом деле? Я ни одного. Партнеры - и то не всегда могут это сделать, так что вендорам остается самим придумывать, что имел в виду заказчик, сказав "Сделайте мне круто!"
Михаил Романов 29 декабря 2011 г. 10:19  
Миша, а ты много видел заказчиков способных квалифицировано объяснить, что они хотят на самом деле?
На текущем месте достаточно. Скорее я сейчас уверен, что это у исполнителей не достает знаний (и желания) разобраться что же хочет заказчик.
 
И самое главное почему в вопросе миграции на SaaS решения вопрос нужно адресовать заказчику - здесь нет никаких особых технических ухищрений. Основной вопрос в цене и доверии. А какому как не заказчику лучше разбираться в них?
Андрей Подкин 29 декабря 2011 г. 12:00  
На текущем месте достаточно.
Миша, ну ты же прекрасно понимаешь, что речь совсем не о том. У меня тоже полно вменяемых заказчиков-программистов, способных квалифицирировано объяснить, что им нужна такая-то библиотека.
Но когда речь заходит о заказчиках прикладной системы, причем таких, чтобы они и были конечными пользователями, то картина резко меняется. И реальные потребности у людей приходится долго и упорно вытаскивать, продираясь сквозь их исходное понимание не потребностей, а реализации.
Максим Смирнов 30 декабря 2011 г. 09:08  

Возможно, тема облачных вычислений уже актуальна для людей, занимающихся перепродажей серверного оборудования, но для отрасли программного обеспечения «облака» остаются пока в разделе размышлений о будущем. Почему корпоративные информационные системы не готовы к облакам я написал в своем блоге http://wp.me/pRljZ-ib

Дамир Галимов 06 января 2012 г. 13:42  
Дамир Галимов написал: Среднему и малому бизнесу облачные именно ECM скорее всего не подойдут. Для мелких фирм и стартапов это удобно потому что зачастую многие сотрудники работают не в офисе ..., денег нет и т.п. Так подойдут или не подойдут?  ;-)

Андрей и остальные, прошу прощения. Конечно же имелось ввиду "Среднему и крупному  бизнесу облачные именно ECM скорее всего не подойдут"
Дамир Галимов 06 января 2012 г. 13:57  

А еще можно посмотреть на вопрос с другой стороны - все больше и больше бизнес-процессов отдаются на аутсорсинг. На Западе большинство людей нанимают специалиста, который заполняет им налоговую декларацию, а большинство небольших фирм нанимаю аудиторские конторы, которые ведут бухучет. В маркетинге и поддержке пользователей функции call-центров все больше отдаются специализированным фирмам. Офисные АТС (как правило уже программные) также реально живут в облаках. А корпоративная почта от Гугла или Яндекса с почтой Что_угодно@Ваш_домен? С появлением такой услуги (в том числе бесплатной для определенного количества пользователей) и широкого Интернета вряд ли кто-то будет ставить свой почтовый сервер и обеспечивать его доступность в режиме 24/7. И таких примеров много.

И самое главное - вендорам это выгодно. Проще поддерживать одну инсталляцию, пусть и большую, пусть и распределенную или кластерную, но одну, которая находится рядом, под боком, логи с которой доступны прямо разработчикам, а не через десяток администраторов по запросу. Пользователи "подсаживаются" на услугу и платят все время, а не только при покупке, а потом, если захотят, то чуть-чуть за поддержку.

А раз это удобно технически и выгодно финансово вендорам, то они будут продвигать это. Маркетологи придумают 1000 причин почему это выгодно пользователям. Поэтому отвечая на вопрос, нужна ли рынку облачная ECM отвечу - будет нужна.

Михаил Романов 06 января 2012 г. 15:21  
Среднему и крупному бизнесу облачные именно ECM скорее всего не подойдут
 
А почему?
 
А еще можно посмотреть на вопрос с другой стороны - все больше и больше бизнес-процессов отдаются на аутсорсинг.

Точно.

Например, наш текущий заказчик, (которого я считаю довольно крупной компанией - более нескольких тысяч сотрудников) использует как внутренние ресурсы (у них есть и свои сервера, и свои разработчики), так и очень много отадает на аутсорсинг (причем это и заказная разработка, т.е. они будут владеть кодом, и хостинг, и использование готовых SaaS решений). Правда у них (на сколько мне известно) не используется каких-либо специализированных ECM средств, поэтому именно про ECM ничего сказать не могу.

Что касается крупных компаний, то помнится (вот только исходного сообщения найти не могу - это было пару лет назад) была новость о том, что некое крупное новостное агентство планирует перевести своих сотрудников на пакет Google Apps - вполне себе ECM-решение. А государственные компании (судя по поиску) переходят просто дружными рядами.
 
Поэтому отвечая на вопрос, нужна ли рынку облачная ECM отвечу - будет нужна
 
Более того, они уже сейчас активно используются:
http://www.microsoft.com/businessproductivity/ru/RU/products/office-365.aspx (закладка "Доказательства")
А еще, например, есть http://www.zoho.com/ которые утверждают, ими пользуются 5 миллионов пользователей.
 
P.S. Может в очередно раз возникнуть вопрос, можно ли назвать все эти системы ECM. Имхо, все 5 функций (захват, хранение, управление, консервация и доставка) управления контентом они обеспечивают. Так что - почему нет.
Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев