Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Место ECM в информационной системе предприятия

"На границе" опять вопросы по договорам

  0 комментариев Добавить в закладки

Расчеты по договорам на границе классов системОх, не зря из всей серии блогов про пограничные задачи наибольший интерес вызвал пост про работу с договорами. Но в предыдущий раз я не рассматривала вопрос планирования работы по договорам, а последнее время с такой задачей приходится сталкиваться все чаще, и как обычно встает вопрос: «Где решать в СЭД или в ERP?».

Вопросы чаще всего возникают у организаций, занимающихся оказанием услуг. В рамках договора обычно планируются какие-то работы, причем, как правило, объемы работ по договорам разбиваются на определенные этапы со своими сроками, стоимостью, результатом. На основании условий договора предприятию нужно составить план работ, ведь договор-то не один и не два, нужно обеспечить как равномерную загрузку персонала, так и своевременное выполнение услуг по всем договорам. А теперь скажите мне: много ли крупных договоров на оказание услуг не меняются от начала до завершения? Единицы. Обычно по ходу работ возникают корректировки, уточнения, оформляются допсоглашения. В результате план работ тоже надо скорректировать. А еще неплохо бы получать какие-то напоминания, сообщения о наступающих сроках начала и завершения этапов.

Для решения всех этих вопросов необходим тесный тандем электронного архива документов (тексты или скан-образы договоров, писем, допов и т.п.), механизмов workflow (согласования, напоминания и пр.) и структурированной информации (этапы договоров, привязка их к исполнителям, планы работы и т.д.). Очевидно, что первые два компонента – часть ECM-системы, а последний - все же ближе к ERP. Процесс должен идти «прозрачно» для пользователя, ну и не хочется, конечно, дважды вводить информацию (в структурированном и неструктурированном виде). Т.е. граница должна быть типа «евросоюза», когда о попадании в другую страну только по дорожным знакам догадываешься.

А теперь попробуем смоделировать процесс:

●     договор (вернее спецификация к нему в разрезе этапов и сумм) изначально вводится в структурированном виде в ERP-систему, что позволяет сразу вписать его в предварительный план работ, оценить соответствие утвержденному бюджету и т.д. Кроме того, при занесении в структурированном виде можно заложить больше автоматических расчетов по справочным данным (цены, нормы трудоемкости и т.п.);

●     на основании структурированных данных формируется текст документа, который согласуется и подписывается ЭЦП средствами ECM-системы;

●     после этого в структурированных данных ERP-системы тоже может проставляться какой-то признак утверждения, чтобы перенести работы из предварительного в действующий план;

●     напоминания о сроках этапов договоров контролируются ERP-системой и рассылаются средствами ECM-системы;

●     в случае изменений условий договора, процесс повторяется вновь.

Одна из самых сложных проблем в этом вопросе: определить, какая именно информация нужна в структурированном виде, а какую можно оставить просто в тексте документа. Но давайте этот вопрос рассмотрим в следующий раз.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Исхаков Роберт 23 января 2017 г. 23:43  
Роберт, разумеется!

Вадим.  Пощупать и посмотреть УКЭП можно только в рамках системы с использованием средств ЭП. Я ровно тоже могу сказать и о простой электронной подписи). Простая электронная подпись работает в рамках системы, в которой мы договорились, что она может использоваться. Вопрос применения простой ЭП -  это не технологический вопрос, по-моему, это методологический вопрос. (Не знаю, смог ли я правильно сформулировать по-русски))) И простая электронная подпись в СЭД уже давно используется) Например, в "канцелярских сэд" уже давно можно нажимать на кнопочку "Согласовано" при работе с проектом документа. И при надобности можно получить информацию: кто, когда, с какого места нажимал эту кнопочку, и пользователю при запросе можно выдавать в удобном окошечке эту информацию) И привязать нажатие на кнопочку к ЭД в СЭД тоже можно. Но повторюсь, эта ПЭП будет работать в рамках конкретной СЭД, где средством ПЭП будут выступать компоненты СЭД. А вопрос про то, что кем-то вдруг в БД может быть записано про "Васю Пупкина" взамен Пети Уткина я отнесу к организации "доверенной среды". Я нечто подобное могу спросить и про систему где УКЭП используется.

Могут ли жить системы, где используется ПЭП? А почему нет? Вот пример аналогия. У нас в России более 100 млн жителей и у подавляющего большинства из них стоят дверные замки, которые вскрываются за минуты)))  И это -"вскрываются за минуты" совсем не мешает существовать этой системе). И еще пример. Да, действительно, мы иногда пользуемся услугами нотариуса, но в подавляющем большинстве случаев мы используем свою бесплатную рукописную подпись)

Вадим Майшев 23 января 2017 г. 14:31  
Под это определение вполне подпадает поле в базе данных о том, под каким логином заходил пользователь, создавший информацию (например, история в СЭД). Информация в нем получается без использования хэш-функции, но вполне "присоединена" к документу. Неизменность документа при этом не обеспечивает, конечно.

Т.е. если в таком поле БД будет написано "ПЭП=С приветом Вася", то ответственность "за все" будет нести Вася?

А если Вася против того, что в некотором поле БД некто напишет его логин? Он будет правовыми способами доказывать свою непричастность к ЭД. В конечном счете, в суд будете предъявлять запись поля БД? Как докажете связь содержимого поля БД с авторством Васи (для оценки доказательств используется почерковедческая экспертиза традиционных документов и экспертиза действительности электронной подписи для электронных документов)?

Не надо путать аутентификацию в информационных системах и обеспечение юридической силы электронных документов с применением электронной подписи...

Иван Чурбаков 23 января 2017 г. 12:24  
любая электронная подпись - это, прежде всего, "информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию"

Под это определение вполне подпадает поле в базе данных о том, под каким логином заходил пользователь, создавший информацию (например, история в СЭД). Информация в нем получается без использования хэш-функции, но вполне "присоединена" к документу. Неизменность документа при этом не обеспечивает, конечно.

Больше комментариев