Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)

Немного о совещаниях

  3 комментариев Добавить в закладки

Все мы так или иначе принимаем участие в совещаниях. И не важно, пятиминутная ли это встреча где-нибудь в коридоре, способная принести хорошую идею, регулярная летучка или сложное, хорошо спланированное и подготовленное совещание с резервированием отдельного помещения и специального оборудования.

Каким бы совещание ни было, оно всегда остается формой организации делового общения группы людей с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальной для данной группы проблеме.

Героиня известного фильма на вопрос «Как прошло твое совещание?» ответила: «Ну, оно сначала началось, а потом закончилось».

На самом деле совещание проходит гораздо больше этапов. Прежде чем провести совещание, его надо организовать и подготовить. Пожалуй, «организация» и «подготовка» – это два основополагающих этапа любого совещания. Именно здесь определяется круг вопросов для обсуждения, формируется повестка, определяется круг участников и докладчиков, время и место проведения. Без артефактов, созданных на этапах организации и подготовки, совещание просто не может существовать.

И дальше идут этапы:

  • Проведение совещания;
  • Завершение совещания,
  • Контроль исполнения решений совещания;
  • Анализ материалов совещания.

Можно найти великое множество различных классификаций, стоит только начать разбираться, какие виды совещания бывают.

Так, например, совещания могут различаться по основной задаче (информационные, оперативные, проблемные), по степени формализма (формальные и неформальные), по регулярности проведения (регулярные, плановые и внеплановые), по количеству участников (узкий состав, расширенный и представительный), по масштабу привлечения участников (внешние, внутренние, с удаленными участниками), по форме проведения (личные встречи, аудио/видео конференции) и т.д.

Для каждого вида совещаний может существовать свой инструмент поддержки этапов его жизненного цикла. Но, как правило, идеального инструмента сразу для всех форматов проведения совещаний не существует. В Outlook’е не хватает контроля исполнения решений по совещанию, СЭД перегружает пользователя массой дополнительных атрибутов, которые надо заполнить для организации совещания, а если назначить встречу в Lync’е, то есть вероятность, что про нее не забудут.

Вам хватает ваших инструментов подготовки и проведения совещаний? В совещаниях каких видов вы участвуете? Что бы вы хотели видеть в идеальном инструменте для планирования и проведения совещаний?

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (3)
Ришат Мухаметшин 29 октября 2014 г. 22:05  

Расскажу об опыте одной большой компании. У нас много различных инструментов, пригодных для запечатления какой-то информации. Помимо прочего, они позволяют раздать задачи конкретным людям и назначить этим задачам сроки. Какие-то из этих инструментов позволяют отслеживать прогресс и прогнозировать, когда же всё это кончится. Другое множество, которое пересекается с первым, позволяет донести информацию о том, что вообще-то нужно что-то делать, до конкретных исполнителей. И третье множество, которое пересекается с первыми двумя, пригодно для использования, потому что не вызывает слёзы при виде пользовательского интерфейса.

Проблема в том, что это русская же рулетка — выбор конкретного инструмента в конкретный момент. Всё зависит во многом от секретаря, которого иногда ещё и нет, потому что какой русский менеджер захочет именоваться секретарём, правильно? Но чаще такой негордый человек находится и, руководствуясь своим вкусом, записывает все поручения куда-нибудь.

Ну а дальше — упорный труд и микроменеджмент.

Что касается подготовки и проведения совещаний — это самое простое из того, что может быть про совещание. Люди, которые работают друг с другом давно, понимают, как и что нужно подготовить. В противном случае, объяснить требуемое — это дело пятнадцати минут, и как показала практика, поговорить — это наименее рискованный путь, несущий наименьшие потери (как правило, только та гарантированно убитая четверть часа). Можно, конечно, напрячь пальцы и написать много подробного текста, разослать всем, но это никому не нужно, это дорого.

Ну а про виды совещаний — вот у меня как внутреннее сопротивление было, так оно и осталось. Честно, не понимаю, зачем их называть разными именами. В ярлыках нет правды. Это не даёт никакого выигрыша, люди всё равно не понимают, чем планёрка отличается от летучки, а митап (meatup) — от мини-конференции. И я — среди них.

Сергей Бушмелев 29 октября 2014 г. 23:03  
Хозяйке на заметку: чтобы участники совещания в Lync не забыли про него, используйте связку Outlook + Lync. Участники получат приглашения в Outlook, смогут скорректировать время. Совещание попадёт в календарь, вы получите оповещение перед его началом. Да, мой телефон на Android тоже умеет синхронизироваться с корпоративной почтой, так что я ещё получаю уведомления и на телефон. Если серьёзно, то для любой классификации должна быть причина или необходимость. Автор перечислил множество параметров классификации, но не успел объяснить, для каких задач может быть полезна такая классификация. Например, чем подготовка оперативного совещания отличается от подготовки проблемного?
Виктор Золотов 29 октября 2014 г. 23:59  

Вообще тема интересная. Для себя я так все классифицировал:

  1. Организационные совещания - собраться с коллегами и что-то обсудить. Это зло, их больше нет. Пишите письма. Надо - зайдите и обсудим без подготовки.
  2. Проектные комитеты. Должны быть регулярны для вырабатывания ритма проекта. Повестка в календаре Outlook всем участникам, протокол вот под подпись, если внешний проект.
  3. Scrum и иже с ним. Тут все по науке (стендапы, обзоры, планирование и т.д.) и никакой повестки и никаких протоколов, время в календаре. В основе - взаимопонимание в команде, общая сильная мотивация и хорошие отношения.
  4. Прочее. Должно иметь четкую и желательно одну цель. Например: аттестация сотрудника, собеседование, квартальное собрание. Результатом должно быть достижение цели (отчет об аттестации, решение по итогам собеседования и т.д.). Планирую как и все в Outlook, протоколов нет. 

Общее правило эффективности - взаимопонимание, общие цели, адекватная мотивация, нормальные личные отношения без формальностей.

Что касается контроля исполнения, то гораздо важнее, чтобы у человека была мотивация, квалификация и эффективное управление личным временем, а не протокол. 

Сейчас обсуждают
Больше комментариев