Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Нужна ли номенклатура дел для электронного архива? 

Елена Грозова11 февраля 2016 г. 09:55

ВОПРОС: При организации электронного архива номенклатура дел в бумажном виде перестает быть нужна?

ОТВЕТ:

Номенклатура дел в обязательном порядке составляется в органах государственной власти, подведомственных организациях и учреждениях, чьи документы подлежат передаче в государственные и муниципальные архивы. Для юридических лиц номенклатура дел является инструментом управления документальным фондом организации.

В соответствии с правилами делопроизводства номенклатура дел подлежит утверждению руководителем организации. Если номенклатура ведется в электронном виде, то вместо собственноручной подписи используется электронная (ЭП), при этом документ обладает той же юридической силой, что и бумажный. Однако на практике работа с номенклатурой в электронном виде пока вызывает сложности.

Государственные архивы могут не принять электронный документ, и этот момент нужно учитывать организациям, которые передают документы на государственное хранение и являются источником комплектования госархивов. Документы постоянного и длительного срока хранения до сих пор в передаются в архивы в бумажном виде с соблюдением всех форм, установленных законом. Электронные версии принимаются в качестве резервных копий на случай утери бумажного экземпляра.

Кроме того, в течение делопроизводственного года, и даже по его окончании, номенклатура уточняется, дополняется без повторного согласования и подписания руководителем. Эта особенность работы не позволяет вносить изменения в электронную номенклатуру дел, заверенную ЭП. Даже небольшие дополнения и корректировки в подписанном электронном документе делают его недействительным.

Тем не менее, использование номенклатуры дел в электронном виде возможно:

●    в качестве электронной версии;

●    в качестве информационно-справочного массива в системе электронного документооборота.

В первом случае электронная копия номенклатуры дел может быть размещена в локальной сети или в системе электронного документооборота для централизованного доступа и использования ответственными работниками организации. Во втором – информация из «эталонной» номенклатуры дел является основой для заполнения соответствующего справочника в системе электронного документооборота, при помощи которых задаются корректные заголовки для электронных дел, осуществляется автоматическое отслеживание сроков их хранения и т.д.

Подробнее про порядок работы с номенклатурой дел можно прочитать в статье Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение.

 


Тип: Записи блогов

 (3,96 - оценили 1 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр