Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Делопроизводство и канцелярия

Нужна ли номенклатура дел для электронного архива?

  1 комментариев Добавить в закладки

ВОПРОС: При организации электронного архива номенклатура дел в бумажном виде перестает быть нужна?

ОТВЕТ:

Номенклатура дел в обязательном порядке составляется в органах государственной власти, подведомственных организациях и учреждениях, чьи документы подлежат передаче в государственные и муниципальные архивы. Для юридических лиц номенклатура дел является инструментом управления документальным фондом организации.

В соответствии с правилами делопроизводства номенклатура дел подлежит утверждению руководителем организации. Если номенклатура ведется в электронном виде, то вместо собственноручной подписи используется электронная (ЭП), при этом документ обладает той же юридической силой, что и бумажный. Однако на практике работа с номенклатурой в электронном виде пока вызывает сложности.

Государственные архивы могут не принять электронный документ, и этот момент нужно учитывать организациям, которые передают документы на государственное хранение и являются источником комплектования госархивов. Документы постоянного и длительного срока хранения до сих пор в передаются в архивы в бумажном виде с соблюдением всех форм, установленных законом. Электронные версии принимаются в качестве резервных копий на случай утери бумажного экземпляра.

Кроме того, в течение делопроизводственного года, и даже по его окончании, номенклатура уточняется, дополняется без повторного согласования и подписания руководителем. Эта особенность работы не позволяет вносить изменения в электронную номенклатуру дел, заверенную ЭП. Даже небольшие дополнения и корректировки в подписанном электронном документе делают его недействительным.

Тем не менее, использование номенклатуры дел в электронном виде возможно:

●    в качестве электронной версии;

●    в качестве информационно-справочного массива в системе электронного документооборота.

В первом случае электронная копия номенклатуры дел может быть размещена в локальной сети или в системе электронного документооборота для централизованного доступа и использования ответственными работниками организации. Во втором – информация из «эталонной» номенклатуры дел является основой для заполнения соответствующего справочника в системе электронного документооборота, при помощи которых задаются корректные заголовки для электронных дел, осуществляется автоматическое отслеживание сроков их хранения и т.д.

Подробнее про порядок работы с номенклатурой дел можно прочитать в статье Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение.

 

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота", №1, 2016

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (1)
Наталья Храмцовская 14 февраля 2016 г. 10:59  

Мне кажется, что журнал ответил не на тот вопрос, который был ему задан.

Все мы хорошо знаем роль и место номенклатуры дел в унаследованном нами от дедов и прадедов наших порядке ведения число бумажного документооборота, который с каждым днём всё менее соответствует условиям деловой деятельности и государственного управления 21-века. Вопрос был о том, есть ли у этого инструмента будущее в новых условиях.

Я считаю, что в том виде, в каком она описана в действующих нормативных и методических документах, номенклатура дел изжила себя даже в чисто бумажном делопроизводстве. Однако даже при работе с электронными документами нам по-прежнему будет нужен инструмент (инструменты) для учета и описания документального фонда и для установления делам и документам и отслеживания сроков хранения. Название такого инструмента (номенклатура, классификационная схема и т.п.) не столь существенно – и в любом случае это будет уже не бумажный или бумагоподобный статический, заполняемый вручную «перечень заголовков дел», а, скорее, куда более информативная и гибкая база данных, формируемая большей частью автоматически по мере открытия в СЭД электронных дел и рубрик классификационной схемы.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев