Опросы в ECM-системе – быть или не быть?
Опросы в ECM-системе – быть или не быть?
Любая ECM-система, являясь инструментом бизнеса, должна отслеживать значимые события, происходящие во внешней среде, и гибко на них реагировать. Так горячей темой последних месяцев являются свободные и честные выборы, выдвигающие, по сути, два ключевых требования: возможность человека выбирать из существующих вариантов и обязанность системы учитывать и накапливать получаемую информацию без искажений.
Потребность в подобном решении внутри ECM неочевидна на первый взгляд, однако после обсуждения вопроса с коллегами открылось несколько направлений, в которых данный функционал может успешно развиваться:
- коллегиальное принятие решений (заседания Совета Директоров, рассмотрение кредитных заявок в банках, голосования на совещаниях, принятие решений по клиентам лизинговых компаний);
- решение корпоративных орг.вопросов (оперативный сбор мнений по любому вопросу, выбор варианта проведения корпоратива, заказ подарков для клиентов, выбор тренинга, выявление потребностей в тех или иных расходных материалах);
- тестирование и анкетирование (применимо к работе как с потенциальными, так и с действующими сотрудниками компаний);
- опросные листы (оптимизация работы call-центров, служб Service Desk, формирование индекса удовлетворённости).
Более того, потребность в продукте уже озвучена на внешних источниках: «Необходим продукт, чтобы с его помощью можно было "электронизировать" процесс коллегиального принятия решений в банке путём голосования.» Artur. Цитата из сообщества Docflow.ru.
На мой взгляд, существует два способа решения поставленных задач:
- интеграция системы с корпоративным порталом;
- собственный функционал системы.
Какими же свойствами должен обладать подобный инструмент, чтобы успешно решать озвученные задачи и не менее успешно конкурировать с корпоративными порталами? Первые мнения на эту тему уже существуют – спасибо Дмитрию Старкову, высказавшему свои мысли при обсуждении идеи на DIRECTUM Club. Процитирую их со своими дополнениями:
- Идентификация проголосовавшего наравне с возможностью сохранения тайны голосования. Здесь мне представляются возможными три варианта:
- Полная идентификация – отображение и хранение полной информации о проголосовавшем;
- Частичная идентификация – для пользователей системы результаты голосования будут отображаться анонимно, однако в системе будут храниться персонифицированные данные, доступные администратору, либо настраиваемому кругу лиц;
- Тайное голосование – результаты голосования хранятся в системе без идентификации.
- Возможность заверения результатов голосования электронной подписью, гарантирующей их достоверность и неизменность.
- Возможность отзыва или изменения собственного голоса, с сохранением истории голосования.
- Возможность определения единичного или множественного выбора значений и вариантов решений.
- Возможность ввода числовых либо текстовых значений, а также выбора из заданных значений с реализацией подсчёта общих или промежуточных итогов по заданным условиям.
- Возможность формирования текстовых или графических отчётов, как зашитых в систему, так и в произвольно задаваемых разрезах.
- Возможность фиксации в системе таймстампов по определённым событиям в ходе работы с опросной формой.
- Сам факт опроса, опросные листы и результаты опросов должны представлять собой документ-запись (пресловутый Record), который обеспечит фиксацию все этапов "голосования", объективный (не зависящий от инициатора) результат голосования и механизмы верификации результатов.
Предлагаю читателям ECM-Journal поразмышлять вместе со мной и подискутировать на тему полезности и применимости функции опросов и голосования в ECM-системах. Также жду Ваших идей о свойствах функционала, обязательных для его успешной реализации.
Похожие статьи
Комментарии 23
Соглашусь с Михаилом. ECM - это прежде всего класс систем, а не одно решение, поэтому собирать все сценарии использования и пытаться накрыть их одним решением - не всегда целесообразно. Тем более, если речь идет о разной степени конфиденциальности, разном круге пользователей, разной ценности результатов. Все же обсуждение меню для корпоратива или голосование кредитной комиссии - немного разные задачи. Так же и решений может быть несколько: доработка ECM, социальные корпоративные инструменты (порталы, форумы, чаты и т.п.), интергация с электронными формами и т.д.
Сергей, если провести вольную аналогию с реальной жизнью, то на данный момент существует тенденция именно объединения множественного функционала в одном универсальном устройстве.
Давно уже никто не покупает мобильные телефоны, которые только звонят и посылают смс-ки. Людям подавай и плеер, и фото-видеокамеру, и навигатор, и игровую приставку, и ещё много-много устройств в одном несчастном телефоне. Я, признаться, не апологет подобных взглядов - предпочитаю для каждой функции иметь свой девайс и часто сожалею о том, что просто звонящих и смс-ящих телефонов уже практически не найти.
По обзорам рынка СЭД, которые я периодически отслеживаю, я наблюдаю подобные стремления у клиентов, которым хочется, чтобы один продукт полностью покрывал их потребности, от рядового сотрудника до топ-менеджмента. А если он ещё и кофе варит - то это вообще замечательно (смайл)
Насколько я могу сделать вывод, Заказчику не всегда нравится, что для решения даже простейших задач, отклонённых от строгой тематики документооборота, ему обязательно необходимо приобретать новый модуль/ПО/расширение - нужное подчеркнуть - которое в дальнейшем не будет использоваться на 100% просто потому, что заточен на иные задачи.
Так в итоге и получается. Кто-то приобретает кучу девайсов для разных нужд, а кто-то совмещает всё это в одном небольшом устройстве - и радуется жизни.
Ну а по поводу конкретного функционала:
Или вы хотите еще и систему аттестации через тестирование на базе этого реализовать?
Михаил, о реализации идеала никто и не говорит, но кто сказал, что к нему не нужно стремиться ;-)
Я, возможно, недостаточно точно сформулировала, поэтому попробую ещё раз.
В данном материале я пытаюсь абстрагироваться от мыслей вида "всё уже придумано до нас" и не рассматривать реализацию требуемого функционала исключительно путём интеграции с чем бы то ни было. Хочется пофантазировать именно о независимом решении.
Добавлю, к ответу Сергея, что для:
Михаил, именно опыт решения подобной задачи средствами системы в остутствие прочих решений и подтолкнул к мыслям на тему.
Пожалуй, теперь уже я вас не понимаю, Михаил =(
Предлагаю вернуться к обсуждению возможности, целесообразности и состава некоего штатного элемента системы, являющегося по своим характеристикам более функциональным, мощным и объемлющим, чем, к примеру, корпоративный портал.
Если вы не можете представить себе какой-либо процесс - это ведь не означает, что он не происходит на самом деле, правда? Мне, например, приходилось сталкиваться с подобной процедурой, впрочем, видимо, и не только мне, а как минимум ещё и Дмитрию Старкову, уделившему внимание необходимости обеспечивать тайну голосования. И поясните пожалуйста про безответственность поподробнее, я, признаться, не вижу связи.
И вновь не понимаю, почему использование электронной подписи для вас ассоциируется с недоверием к СЭД, как таковой? Чему тогда, в вашем понимании, не доверяет правительство, выпуская закон об ЭП?
Может быть кому-то проще выгрузить и обработать доп.средствами. А кому-то проще все операции производить в одном ПО. Я склоняюсь ко второму варианту.
Валентина, попробую разобрать ваши задачи.
1. Коллегиальное принятие решений. Можно попытаться допилить СЭД, если все участники бизнес-процесса - пользователи СЭД. Правда не уверен, как в системе, где для входа требуется авторизация, можно соблюсти анонимность. Все же лучше сначала прикинуть несколько вариантов (доработка СЭД, электронные формы, портал и т.п.), чтобы выбрать самый эффективный.
2. Решение корпоративных орг.вопросов. Вопрос, а нужны ли результаты опроса после обработки данных и принятия решения? Хранение документов в СЭД стоит денег, так что сваливать мусор в СЭД - не самое лучшее решение. Лучше предварительно посчитать, что проще и дешевле - дорабатывать СЭД или восопльзоваться бесплатным SharePoint'ом.
3. Тестирование и анкетирование (применимо к работе как с потенциальными, так и с действующими сотрудниками компаний). Как-то страшновато пускать потенциальных сотрудников компании в СЭД. Стоит сначала посмортеть готовые портальные решения или посчитать стоимость разработки своего. Не обязательно это будет в СЭД.
4. Опросные листы (оптимизация работы call-центров, служб Service Desk, формирование индекса удовлетворённости). Думаю, это классическая задача для электронных форм. Или, как это все чаще делают в эпохи Интернета - посредством веб-форм.
Из четырех задач осталась одна. Да и для нее, использование функционала СЭД - как один из возможных вариантов.