Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Технологии проектирования и построения СЭД

Опросы в ECM-системе – быть или не быть?

  31 комментариев Добавить в закладки

Любая ECM-система, являясь инструментом бизнеса, должна отслеживать значимые события, происходящие во внешней среде, и гибко на них реагировать. Так горячей темой последних месяцев являются свободные и честные выборы, выдвигающие, по сути, два ключевых требования: возможность человека выбирать из существующих вариантов и обязанность системы учитывать и накапливать получаемую информацию без искажений.

Потребность в подобном решении внутри ECM неочевидна на первый взгляд, однако после обсуждения вопроса с коллегами открылось несколько направлений, в которых данный функционал может успешно развиваться:

  • коллегиальное принятие решений (заседания Совета Директоров, рассмотрение кредитных заявок в банках, голосования на совещаниях, принятие решений по клиентам лизинговых компаний);
  • решение корпоративных орг.вопросов (оперативный сбор мнений по любому вопросу, выбор варианта проведения корпоратива, заказ подарков для клиентов, выбор тренинга, выявление потребностей в тех или иных расходных материалах);
  • тестирование и анкетирование (применимо к работе как с потенциальными, так и с действующими сотрудниками компаний);
  • опросные листы (оптимизация работы call-центров, служб Service Desk, формирование индекса удовлетворённости).

Более того, потребность в продукте уже озвучена на внешних источниках: «Необходим продукт, чтобы с его помощью можно было "электронизировать" процесс коллегиального принятия решений в банке путём голосования.» Artur. Цитата из сообщества Docflow.ru.

На мой взгляд, существует два способа решения поставленных задач:

  • интеграция системы с корпоративным порталом;
  • собственный функционал системы.

Какими же свойствами должен обладать подобный инструмент, чтобы успешно решать озвученные задачи и не менее успешно конкурировать с корпоративными порталами? Первые мнения на эту тему уже существуют – спасибо Дмитрию Старкову, высказавшему свои мысли при обсуждении идеи на DIRECTUM Club. Процитирую их со своими дополнениями:

  1.  Идентификация проголосовавшего наравне с возможностью сохранения тайны голосования. Здесь мне представляются возможными три варианта:
  • Полная идентификация – отображение и хранение полной информации о проголосовавшем;
  • Частичная идентификация – для пользователей системы результаты голосования будут отображаться анонимно, однако в системе будут храниться персонифицированные данные, доступные администратору, либо настраиваемому кругу лиц;
  • Тайное голосование – результаты голосования хранятся в системе без идентификации.
  1. Возможность заверения результатов голосования электронной подписью, гарантирующей их достоверность и неизменность.
  2. Возможность отзыва или изменения собственного голоса, с сохранением истории голосования.
  3. Возможность определения единичного или множественного выбора значений и вариантов решений.
  4. Возможность ввода числовых либо текстовых значений, а также выбора из заданных значений с реализацией подсчёта общих или промежуточных итогов по заданным условиям.
  5. Возможность формирования текстовых или графических отчётов, как зашитых в систему, так и в произвольно задаваемых разрезах.
  6. Возможность фиксации в системе таймстампов по определённым событиям в ходе работы с опросной формой.
  7. Сам факт опроса, опросные листы и результаты опросов должны представлять собой документ-запись (пресловутый Record), который обеспечит фиксацию все этапов "голосования", объективный (не зависящий от инициатора) результат голосования и механизмы верификации результатов.

Предлагаю читателям ECM-Journal поразмышлять вместе со мной и подискутировать на тему полезности и применимости функции опросов и голосования в ECM-системах. Также жду Ваших идей о свойствах функционала, обязательных для его успешной реализации.

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (31)
Михаил Романов 02 апреля 2012 г. 10:04  
Ну сам факт, что подобный функционал в большинстве крупных ECM-систем давно есть, говорит, что периодически он бывает востребован.
Другой вопрос, что не стоит, как мне кажется, засовывать все возможные сценарии в единый механизм.
 
Например, тот же SharePoint имеет встроенный (довольно ограниченный) механизм опросов "из коробки", а если нужны более сложные механизмы, то здесь лучше и удобнее использовать механизм электронных форм (web или desktop - уже второй вопрос).
 
Но если вы ищите идеи для развития Directum, то лучше поднимите вопрос об интеграции с инструментами электронных форм (благо, сейчас достаточно и бесплатных/открытых).
Сергей Бушмелев 03 апреля 2012 г. 11:21  

Соглашусь с Михаилом. ECM - это прежде всего класс систем, а не одно решение, поэтому собирать все сценарии использования и пытаться накрыть их одним решением - не всегда целесообразно. Тем более, если речь идет о разной степени конфиденциальности, разном круге пользователей, разной ценности результатов. Все же обсуждение меню для корпоратива или голосование кредитной комиссии - немного разные задачи. Так же и решений может быть несколько: доработка ECM, социальные корпоративные инструменты (порталы, форумы, чаты и т.п.), интергация с электронными формами и т.д. 

Валентина Писанова 03 апреля 2012 г. 11:45  

Сергей, если провести вольную аналогию с реальной жизнью, то на данный момент существует тенденция именно объединения множественного функционала в одном универсальном устройстве.

Давно уже никто не покупает мобильные телефоны, которые только звонят и посылают смс-ки. Людям подавай и плеер, и фото-видеокамеру, и навигатор, и игровую приставку, и ещё много-много устройств в одном несчастном телефоне. Я, признаться, не апологет подобных взглядов - предпочитаю для каждой функции иметь свой девайс и часто сожалею о том, что просто звонящих и смс-ящих телефонов уже практически не найти.

По обзорам рынка СЭД, которые я периодически отслеживаю, я наблюдаю подобные стремления у клиентов, которым хочется, чтобы один продукт полностью покрывал их потребности, от рядового сотрудника до топ-менеджмента. А если он ещё и кофе варит - то это вообще замечательно (смайл)

Насколько я могу сделать вывод, Заказчику не всегда нравится, что для решения даже простейших задач, отклонённых от строгой тематики документооборота, ему обязательно необходимо приобретать новый модуль/ПО/расширение - нужное подчеркнуть - которое в дальнейшем не будет использоваться на 100% просто потому, что заточен на иные задачи.

Так в итоге и получается. Кто-то приобретает кучу девайсов для разных нужд, а кто-то совмещает всё это в одном небольшом устройстве - и радуется жизни.

Михаил Романов 03 апреля 2012 г. 12:54  
По обзорам рынка СЭД
Ну вообще-то рынок СЭД формируется не только из потребностей клиентов - его во многом формируют сами поставщики, которым нужно продавать свои решения в обход конкурентов.
 
Заказчику не всегда нравится, что для решения даже простейших задач, отклонённых от строгой тематики документооборота, ему обязательно необходимо приобретать новый модуль/ПО/расширение
Ну так это понятно - никому не нравится платить (особенно если можно не платить).
Вот только и производители не филантропы.
 
Ну а вообще-то и я и Сергей говорили немного о другом: построить идеальное решение, которое покроет абсолютно все сценарии представляется маловозможным.
Михаил Романов 03 апреля 2012 г. 13:02  

Ну а по поводу конкретного функционала:

Идентификация проголосовавшего наравне с возможностью сохранения тайны голосования
С трудом могу себе представить необходимость тайного голосования внутри корпорации.
Вообще, имхо, факт тайного голосования - прямое подталкивание к безответственности.
 
Возможность заверения результатов голосования электронной подписью, гарантирующей их достоверность и неизменность
Вы тоже не доверяете своей СЭД? А почему вы доверяете своему администратору, который может в любой момент сделать слепок вашего ключа?
 
Возможность формирования текстовых или графических отчётов, как зашитых в систему, так и в произвольно задаваемых разрезах
А может проще выгрузить в табличный процессор и там обработать?
 
Возможность фиксации в системе таймстампов по определённым событиям в ходе работы с опросной формой
В чем смысл? Мне кажется достаточно фиксировать только дату окончания/отправки ответа.
Или вы хотите еще и систему аттестации через тестирование на базе этого реализовать?
Михаил Романов 03 апреля 2012 г. 13:06  
Сам факт опроса, опросные листы и результаты опросов должны представлять собой документ-запись
Это актуально при условии, что документ будет отчуждаем из системы.
А иначе смысла особо не вижу.
 
Ну и еще, обратите внимание, что даже такой не сложный редактор опросов как у ShrePoint имеет возможность выбирать поведение в зависимости от результатов ответов на предыдущие вопросы.
Андрей Подкин 03 апреля 2012 г. 13:21  
Давно уже никто не покупает мобильные телефоны, которые только звонят и посылают смс-ки. Людям подавай и плеер, и фото-видеокамеру, и навигатор, и игровую приставку, и ещё много-много устройств в одном несчастном телефоне.
Валентина, рекомендую вам сначала ознакомиться с результатами продаж мобильных телефонов по итогам 2011 года прежде чем делать столь необдуманные заявления. Вы будете очень удивлены тем, насколько популярны простые "звонилки".
Валентина Писанова 03 апреля 2012 г. 14:27  

Михаил, о реализации идеала никто и не говорит, но кто сказал, что к нему не нужно стремиться ;-)

Не секрет, что при продажах каждая дополнительная доплата за "элементарный" с точки зрения Заказчика функционал склоняет его (Заказчика) в невыгодную для Продавца сторону. Не будем бросаться в крайности в части филантропии, но разумный баланс вполне достижим.
 
По замечаниям к функционалу, чтобы не ударяться в построчное комментирование сформулирую общую мысль: конечно можно, чтобы каждая задачка выполнялась своим приложением, потом все результаты обрабатывались в другом приложении, следующим приложением консолидировались и, наконец, последним - публиковались. Вам это Райкина не напоминает? ;-)
 
Андрей Подкин 03 апреля 2012 г. 14:45  
можно, чтобы каждая задачка выполнялась своим приложением, потом все результаты обрабатывались в другом приложении, следующим приложением консолидировались и, наконец, последним - публиковались. Вам это Райкина не напоминает?
Это напоминает не Райкина, а лучшие мировые практики: GNU utilites (если предпочитаете классику) и Yahoo Pipes (если хочется чего посовременнее).
 
Михаил Романов 03 апреля 2012 г. 14:53  
По замечаниям к функционалу, чтобы не ударяться в построчное комментирование сформулирую общую мысль
Я честно не понял как ваша мысль соотносится с моими коментариями.
Про отдельное предложение там был ровно 1 коментарий - обрабатывать результаты в табличном процессоре.
 
Excel (уж простите за конкретный продукт) - это простой, давно знакомый многим и очень мощный инструмент для аналитика.
Я очень рекомендую вам ознакомиться с механизмами работы с опросами, которые предоставляет SharePoint. А также то, как реализована обработка форм в InfoPath (при рассылке форм по почте, например). Я думаю, вы сможете оценить простоту и наглядность подхода.
Валентина Писанова 03 апреля 2012 г. 15:31  

Я, возможно, недостаточно точно сформулировала, поэтому попробую ещё раз.

В данном материале я пытаюсь абстрагироваться от мыслей вида "всё уже придумано до нас" и не рассматривать реализацию требуемого функционала исключительно путём интеграции с чем бы то ни было. Хочется пофантазировать именно о независимом решении.

Михаил Романов 03 апреля 2012 г. 15:50  
Я, возможно, недостаточно точно сформулировала, поэтому попробую ещё раз
Сдаюсь. Я теперь окончательно не понимаю чего вы хотите...
Сергей Бушмелев 04 апреля 2012 г. 10:28  
Насколько я могу сделать вывод, Заказчику не всегда нравится, что для решения даже простейших задач, отклонённых от строгой тематики документооборота, ему обязательно необходимо приобретать новый модуль/ПО/расширение - нужное подчеркнуть - которое в дальнейшем не будет использоваться на 100% просто потому, что заточен на иные задачи.
Когда мы сваливаем все задачи в одну кучу, мы можем искать ответы совсем в другом месте. Перечислив все задачи, в которых есть элемент голосования, Вы приходите к выводу, что реализовать их должна ECM-система.
В числе перечисленных Вами задач, есть такие , например как "выбор варианта проведения корпоратива, заказ подарков для клиентов, выбор тренинга, выявление потребностей в тех или иных расходных материалах", которые могут быть решены при помощи бесплатных средств (SharePoint Foundation) или уже имеющихся в компании (MS Office). Автоматизация, пусть и частичная, в таких случаях осуществляется "умным пользователем", а не ECM-вендором или интегратором. Другое дело, что у заказчика такого пользователя может не быть.
Другие же задачи, как то рассмотрение кредитных заявок в банках, голосования на совещаниях, принятие решений по клиентам лизинговых компаний, может быть решена с помощью сложной маршрутизации (типовых маршрутов в Directum). Опять же, никаких доработок, только настройки.
Михаил Романов 04 апреля 2012 г. 14:14  

Добавлю, к ответу Сергея, что для:

кредитных заявок в банках, ..., принятие решений по клиентам лизинговых компаний
 
- возникает резонный вопрос: а удобно ли будет такие задачи выносить в систему управления контентом, нет ли уже у компании готового решения для этих задач, а если есть - то как с ним интегрироваться?
Валентина Писанова 04 апреля 2012 г. 16:42  

Михаил, именно опыт решения подобной задачи средствами системы в остутствие прочих решений и подтолкнул к мыслям на тему.

Михаил Романов 04 апреля 2012 г. 20:13  
Михаил, именно опыт решения подобной задачи средствами системы в остутствие прочих решений и подтолкнул к мыслям на тему
Так может с этого и надо было начинать: с конкретной задачи, которую вы пытались решить?
Валентина Писанова 05 апреля 2012 г. 16:16  

Пожалуй, теперь уже я вас не понимаю, Михаил =(

Предлагаю вернуться к обсуждению возможности, целесообразности и состава некоего штатного элемента системы, являющегося по своим характеристикам более функциональным, мощным и объемлющим, чем, к примеру, корпоративный портал.

Сергей Бушмелев 05 апреля 2012 г. 19:02  
Предлагаю вернуться к обсуждению возможности, целесообразности и состава некоего штатного элемента системы, являющегося по своим характеристикам более функциональным, мощным и объемлющим, чем, к примеру, корпоративный портал.
1. На мой взгляд, без перечня решаемых задач вряд ли получится даже грубо оценить, будет ли такое решение "возможным, целесообразным".
2. Вы уже выдвинули требование к решению - быть более функциональным, мощным и всеобъемлющим, чем корпоративный портал.
2.1. Всякие требования на чем-то должны основываться, так уж устроен бизнес-анализ. На чем основаны Ваши требования?
2.2. SharePoint, 1C: Битрикс подходят под определение "корпоративного портала". Вы предлагаете штатным элементом системы сделать что-то, что превосходит SharePoint? Не вижу в этом ничего невозможного, но для этого, думается мне, надо обладать бОльшими ресурсами, чем Microsoft.
Михаил Романов 06 апреля 2012 г. 09:17  
Предлагаю вернуться к обсуждению
Нет, спасибо, абстрактные идеи мне обсуждать не интересно. Я в целом не люблю изобретения велосипедов и предпочитаю пользоваться готовыми средствами.
Я знаю, что некоторые компании предпочитают противоположный подход - разрабатывать свои решения даже вопреки здравому смыслу. К счастью, в них я не работаю.
 
Ну и да, я не понимаю как можно обсуждать что-то, если на вполне конкретный перечень замечаний/вопросов по заявленному вами функционалу, вы предпочли отписку:
чтобы не ударяться в построчное комментирование сформулирую общую мысль
 
Валентина Писанова 06 апреля 2012 г. 09:45  
1. На мой взгляд, без перечня решаемых задач вряд ли получится даже грубо оценить, будет ли такое решение "возможным, целесообразным".
Сергей, в материале озвучено 4 направления решаемых задач. Этого недостаточно?
 
 
на вполне конкретный перечень замечаний/вопросов по заявленному вами функционалу, вы предпочли отписку:
Михаил, не будьте столь категоричны, я просто не вижу смысла в построчном объяснении того, что можно выразить парой общих фраз. Впрочем я могу прокомментировать ваши замечания если это необходимо.
 
С трудом могу себе представить необходимость тайного голосования внутри корпорации. Вообще, имхо, факт тайного голосования - прямое подталкивание к безответственности.

Если вы не можете представить себе какой-либо процесс - это ведь не означает, что он не происходит на самом деле, правда? Мне, например, приходилось сталкиваться с подобной процедурой, впрочем, видимо, и не только мне, а как минимум ещё и Дмитрию Старкову, уделившему внимание необходимости обеспечивать тайну голосования. И поясните пожалуйста про безответственность поподробнее, я, признаться, не вижу связи.

Вы тоже не доверяете своей СЭД? А почему вы доверяете своему администратору, который может в любой момент сделать слепок вашего ключа?

И вновь не понимаю, почему использование электронной подписи для вас ассоциируется с недоверием к СЭД, как таковой? Чему тогда, в вашем понимании, не доверяет правительство, выпуская закон об ЭП?

А может проще выгрузить в табличный процессор и там обработать?

Может быть кому-то проще выгрузить и обработать доп.средствами. А кому-то проще все операции производить в одном ПО. Я склоняюсь ко второму варианту.

В чем смысл? Мне кажется достаточно фиксировать только дату окончания/отправки ответа.
Смысл, например, в том, чтобы по таймстампам фиксировать эффективность конкретного сотрудника ТМЦ на холодных звонках, или, к примеру, кандидата на работу, контролируя время, затраченное на решение каждого конкретного задания.
 
Или вы хотите еще и систему аттестации через тестирование на базе этого реализовать?
А почему бы и нет?
Михаил Романов 06 апреля 2012 г. 10:17  
Вы предлагаете штатным элементом системы сделать что-то, что превосходит SharePoint? Не вижу в этом ничего невозможного, но для этого, думается мне, надо обладать бОльшими ресурсами, чем Microsoft
Ну стандартная "голосовалка" в SharePoint и правда не очень функциональна.
Но:
- она бесплата (т.к. входит в SharePoint Foundation)
- имеется куча стронних решений за вполне приемлемые деньги.
- она накрывает как минимум сценарий:
 
решение корпоративных орг.вопросов
 
Длля более сложных задач (таких как анкеты или голосования с возможностью сохранения результатов в виде документов) есть механизм форм в InfoPath (ну и его web-версия Form Server). Он накрывает все оставшиеся сценарии (потому что там нужны не только и не столько опросы)
 
И еще не понятно почему вообще зашла речь о сравнении с порталами. Только потому что мы в качестве примера рассматривали SharePoint?
Портал удобен как площадка для коллективной работы. Это всего лишь способ организации функционала в одном приложении, но никак не пример системы голосования
Сергей Бушмелев 06 апреля 2012 г. 10:58  

Валентина, попробую разобрать ваши задачи.

1. Коллегиальное принятие решений. Можно попытаться допилить СЭД, если все участники бизнес-процесса - пользователи СЭД. Правда не уверен, как в системе, где для входа требуется авторизация, можно соблюсти анонимность. Все же лучше сначала прикинуть несколько вариантов (доработка СЭД, электронные формы, портал и т.п.), чтобы выбрать самый эффективный.

2. Решение корпоративных орг.вопросов. Вопрос, а нужны ли результаты опроса после обработки данных и принятия решения? Хранение документов в СЭД стоит денег, так что сваливать мусор в СЭД - не самое лучшее решение. Лучше предварительно посчитать, что проще и дешевле - дорабатывать СЭД или восопльзоваться бесплатным SharePoint'ом.

3. Тестирование и анкетирование (применимо к работе как с потенциальными, так и с действующими сотрудниками компаний). Как-то страшновато пускать потенциальных сотрудников компании в СЭД. Стоит сначала посмортеть готовые портальные решения или посчитать стоимость разработки своего. Не обязательно это будет в СЭД.

4. Опросные листы (оптимизация работы call-центров, служб Service Desk, формирование индекса удовлетворённости). Думаю, это классическая задача для электронных форм. Или, как это все чаще делают в эпохи Интернета - посредством веб-форм.

Из четырех задач осталась одна. Да и для нее, использование функционала СЭД - как один из возможных вариантов.

Может быть кому-то проще выгрузить и обработать доп.средствами. А кому-то проще все операции производить в одном ПО. Я склоняюсь ко второму варианту.
Вопрос: кто за это будет платить? Вполне возможно, что рабочее время этого "кого-то" будет дешевле, чем доработка существующего или покупка нового решения. И пусть тогда этот кто-то выгружает и обрабатывает доп.средствами.
Михаил Романов 06 апреля 2012 г. 10:58  
Мне, например, приходилось сталкиваться с подобной процедурой, впрочем, видимо, и не только мне, а как минимум ещё и Дмитрию Старкову, уделившему внимание необходимости обеспечивать тайну голосования.
Конкретнее пожалуйста.
 
И поясните пожалуйста про безответственность поподробнее
Тайное голосование - это способ уйти от ответсвенности за принимаемое решение. Никто же не знает, кто именно и как голосовал (или что-то предлагал).
 
почему использование электронной подписи для вас ассоциируется с недоверием к СЭД, как таковой?
Потому что если результаты голосования хранятся внутри системы, имеющей собственные механизмы защиты и авторизации, то ЭЦП - лишний компонент.
Причем, зная как осуществляется выдача сертификатов для ЭП во многих компаниях (вручную, через некоего ответсвенного/администратора), могу смело заявить, что она еще и создает ощущение ложной защищенности.
 
Чему тогда, в вашем понимании, не доверяет правительство, выпуская закон об ЭП
Валентина, вы путаете.
Закон об ЭП регулирует использование ЭП в гражданско-правовых отношениях. Он никак не регулирует внутреннюю ИТ-инфраструктуру компании.
 
Чисто технически: использование ЭП при передаче сообщений между субъектами для обеспечения достоверности - это нормально. Внутри СЭД - требует тщательной организации и стоит дорого в поддержке.
 
кандидата на работу, контролируя время, затраченное на решение каждого конкретного задания
Т.е. вы все-таки хотите сюда притянуть еще и систему аттестации...
А вы сами хоть раз пытались спроектировать каждую из перечисленных систем:
- систему для простого голосования,
- систему для составления анкет,
- систему для проведения тестов?
 
Вот я делал постановку задачи на все три и участвовал в разработке 2-х. Если честно, участвовать в создании монстра, который будет решать все три задачи я бы не хотел.
Сейчас обсуждают
Больше комментариев