Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Моделирование и регламентация бизнес-процессов

Основные системы организации

  4 комментариев Добавить в закладки

Введение

Если рассматривать организацию как систему, в которой есть элементы, их взаимосвязи ну и, кончено, различные подсистемы, то можно выделить 5 основных систем, на которые опирается организация:

  1. Система управления организационной структурой

  2. Система сбалансированных показателей

  3. Система управления ресурсами

  4. Система управления взаимодействием

  5. Система обучения

Эту точку зрения взял из материалов МАНХ (или WISE), которые в свою очередь использовали материалы Л. Рона Хаббарда, и которые до меня дошли через http://www.consulter.org

Указав "копирайты", продолжим :)

Возьмем за базу еще ряд тезисов, которые мне удалось понять с учетом своего опыта в управлении:

1. В этом списке нет "самой важной" или "менее важной" системы. Если исключить хоть одну из них, то вся организация рухнет. И если оставить какую то из этих систем без развития, то и вся организация остановится в развитии.

2. От сюда вывод, эти 5 систем нужно развивать постепенно друг за дружкой, это как тренировка тела. Если мы будем тренировать только бицепс, то очень скоро он у нас перестанет рости, пока мы не прокачаем трицепс, пресс, ягодицы и прочие части тела.

3. Достичь цели можно двумя способами: напрягаться и двигаться к цели и/или убрать перпятствия. Какой из способов выбрать, зависит от ситуации, где то нужно очень сильно напрячься, где то убрать препятствия и цель сама реализуется, а где то нужно наступать с обоих сторон.

Вот, учитывая все вышесказанное, давайте рассмотрим те 5 систем на которые опирается организация, а также возможные варианты инструментов для повышения эффективности...

1. Система управления организационной структурой

Характеристики низкого уровня системы

  • Трудности с поиском ответственности

  • Конфликты между сотрудниками из-за перепихивания ответственности

  • Разность прав и обязанностей, как следствие низкий уровень ответственности

  • Перегрузка одних сотрудников и слаба нагрузка на других;

  • Сложность планирования;

  • Нарушения ожиданий;

  • Отсутствие понимания сотрудниками своих функций и порядка действий в различных ситуациях;

  • Перегруженность руководства «разбором полетов»;

  • Низкий уровень качества с точки зрения потребителя, как результат низкие объемы реализации;

Характеристики высокого уровня системы

  • Понятное разграничение прав и обязанностей, высокий уровень ответственности;

  • Быстрый ввод в курс дел новых сотрудников;

  • Руководство занимается развитие организации, с минимальными трудозатратами на поддержание текущей деятельности;

  • Показатели поддаются планированию и достижению, в случае нарушений видны ответственные и причины;

  • Равномерная нагрузка на сотрудников и справедливые условия вознаграждения;

  • Прозрачность организации и соответствие ожиданиям, как с точки зрения руководства и сотрудников, так и с точки зрения потребителя.

  • Возможность управления качеством (превосходством ожиданий потребителя);

Препятствия

  • Сопротивление сотрудников новому порядку действий

    • Мотивация сотрудников к изменениям;

    • Вознаграждения за результаты;

    • Наказания за нарушение новых правил;

    • Увольнение сопротивляющихся;

  • Сложность создания организационной структуры и ее изменения

    • Использование специальных программ (BusinessStudio, ARIS, Инталев …);

    • Поиск специалиста по моделированию организационной структуры;

    • Покупка профессиональных услуг внешних специалистов;

Задачи

  • Описать структуру подразделений

  • Описать структуру процессов

  • Сделать срез описания с точки зрения руководителей (положения о подразделениях);

  • Сделать срез описания с точки зрения сотрудника (должностные инструкции);

  • Сделать срез описания с точки зрения результата/потребителя (регламенты процессов);

  • Организовать процедуры контроля действий в соответствии с новой системой;

  • Организовать процедуры регистрации отклонений и развития модели (аналог несоответствий и корректирующих действий из ИСО 9000)

Заметки

  • Создать все эти описания и срезы, а потом поддерживать их актуальность без инструментов очень сложно, потому рекомендуется применять программы типа BusinessStudio, ARIS

2. Система сбалансированных показателей

Характеристики низкого уровня системы

  • Сотрудники действуют в слепую, без знания целевых показателей и текущих.

  • Действия выполняются с точки зрения личных целей, которые очень часто бывают противоположны организационным.

Характеристики высокого уровня системы

  • Сотрудники знают, какие показатели нужно получить и видят текущий уровень показателей. Практики утверждают, что только этот момент поднимает эффективность на 20%.

  • Сотрудники начинают сопоставлять свои цели с целями организации, т.к. начинают думать, как их действия отражаются на требуемых показателях.

    • Пример: можно подойти к покупателю и спросить «Чего желаете?» как того требует регламент, а можно увидеть что твоя оплата труда теперь зависит от объема продаж и открыть книжку по продажам, почитать о том как нужно подходить к покупателям и что спрашивать, чтобы все было хорошо.

Препятствия

  • Сложность описания требуемых показателей

    • Использовать программы описания показателей в процессах из системы №1.

  • Отсутствие требуемых данных

    • Создание системы учета

  • Сложности со сбором, хранением и анализом данных о показателях

    • Использование специальных программ типа (QlickView, MS SQL AS, MS Excel OLAP, 1С:Консолидация …)

Задачи

  • Описать требуемые показатели по процессам

    • Проще всего это сделать через специальные программы, которые используются при создании системы №1

  • Добавить в текущие процессы функции учета данных для расчета показателей

    • Для этого желательно чтобы в используемых программах такие возможности были предусмотрены или программы позволяли развивать свой функционал

  • Создать процедуры сбора и анализа показателей

    • Рекомендуется использовать специальные программы (QlickView, MS SQL AS, MS Excel OLAP, 1С:Консолидация …)

  • Ввести мотивацию на достижение показателей, чтобы у сотрудников появилось желание использовать эту информацию и стремиться к улучшениям.

3. Система управления ресурсами

Характеристики низкого уровня системы

  • Отсутствие актуальной информации о наличии финансов, материалов, о заказах, потребность в закупках у поставщиков

  • Отсутствие информации о предпочтениях заказчиков

  • Отсутствие информации о показателях для системы №2

Характеристики высокого уровня системы

  • Наличие информации о имеющихся ресурсах, планах по заказам и потребности в закупках, которая позволяет принимать решения для увеличения прибыльности дела;

  • Наличие информации о том, что востребовано на рынке, и принятие решений по изменению перечня предложений;

  • Видим ключевые показатели деятельности организации, можем заблаговременно увидеть негативную динамику;

Препятствия

  • Сложность методологии управленческого учета под конкретный вид деятельности

    • Поиск и найм специалистов с опытом создания подобных систем

  • Отсутствие возможности учета требуемых данных в текущей информационной системе

    • Изменение или замена информационной системы

Задачи

  • Составление требований к информации необходимой для принятия решений

Заметки

  • Это одна из наиболее старых систем, потому инструментов для ее поддержки уже очень много (1С:Предприятие, iScala, MBS, SAP, КАС БизнесЛюкс …)

4. Система управления взаимодействием

Характеристики низкого уровня системы

  • Информационные сообщения (документы, письма, приказы, записки) теряются и забываются;

  • На поиски информации уходит очень много времени;

  • Бумажные сообщения сложны и затратны при создании и в процессе использования;

  • Путаница в документах и горы бумаги на столе

Характеристики высокого уровня системы

  • Сообщения преимущественно переведены в электронный вид, о сроках напоминает система. Потерять или забыть что то очень сложно;

  • Поиск информации в считанные секунды, если какой то документ когда то был в системе, то он обязательно найдется;

  • Электронные сообщения просты и эффективны при создании и использовании

  • В документах порядок, вся информация проклассифицирована и привязана к соответствующим делам

  • На столе только 3 группы документов: Входящие, В работе и Исходящие

Препятствия

  • Отсутствие знаний по делопроизводству

    • Найм специалистов для улучшения процедур и правил управления документацией

    • Обучение персонала новым действиям

  • Отсутствие системы электронного документооборота

    • Создание системы на базе специальных программ (DIRECTUM, EMC Documentum, DocsVision)

Задачи

  • Создание системы ЭДО

  • Изменение процессов и добавление правил упорядочивания документов (делопроизводства)

5. Система обучения

Характеристики низкого уровня системы

  • Сотрудники знают то что знают и делают так как знают. А знания у всех разные.

  • Опыт – сын ошибок трудных. Ошибки одного сотрудника остаются без внимания, а опыт уходит вместе с уходом сотрудника;

Характеристики высокого уровня системы

  • Сотрудники знают то, что нужно для выполнения своих действий, постоянно совершенствуют свои знания, чтобы быть лучшими

  • Ошибки регистрируются, анализируются и влияют на развитие программ обучения сотрудников

  • По всем ключевым направлениям деятельности разработаны программы обучения для сотрудников, пройдя которые сотрудник будет допускать минимум ошибок.

Препятствия

  • Отсутствие базы знаний

    • Автор использует для этих целей систему DIRECTUM

  • Отсутствие процедур учета отклонений и анализа причин

    • Автор использует для этих целей систему 1С:Предприятие

  • Отсутствие процедур формирования информационных подборок для программ обучения сотрудников

    • Автор использует для этих целей систему DIRECTUM

    • Программа представляет собой обычный документ Word с гиперссылками на информационные подборки в системе DIRECTUM, упорядоченные в порядке приоритета для изучения новыми сотрудниками;

  • Отсутствие системы оценок персонала

    • У автора такая система также пока что отсутствует :)

Задачи

  • Создать базу знаний или библиотеку информационных материалов по процессам организации, которые помогут сотрудникам добиваться безупречности в своих действиях

    • Для этих целей мне нравятся возможности систем DIRECTUM или BusinessStudio

  • Создать процедуру улучшения программ обучения сотрудников

  • Создать систему оценки персонала

    • Пока присматриваю возможности систем 1С:Оценка персонала и 1С-Битрикс: Корпоративный портал

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (4)
Елена Истомина 10 января 2010 г. 08:19  

Классификация вызывает несколько вопросов (как впрочем наверно и многие другие классификации)

1. Почему система обучения выделена отдельно, а не рассматривается управление персоналом?

2. ССП (в полноценном ее понимании) - далеко не самая жизненно важная система на предприятии, живут же многие без нее, это не управление ресурсами. Или если она так важна, то не менее важна и система управления качеством (СМК).

Но взглянуть на организацию с точки зрения таких параллельно действущих систем управления, безусловно, полезно. Помнится мне в свое время именно такой взгляд помог понять, что же такое СМК.

Анатолий Юмашев 10 января 2010 г. 20:56  
1. Управление персоналом - это процесс. В котором есть подпроцессы. Если взять подпроцесс "Обучение сотрудников", то он относится к Системе обучение, а если взять подпроцесс "Оплата труда" или "Движения сотрудников (прием, перемещение, увольнение)" то они относятся уже к Системе управления ресурсами...

2. ССП в полноценном понимании у каждого своя :) Но есть ССП в минимальном варианте у каждого предпринимателя в России, это Z-отчет с кассы в конце месяца. Он знает свой ключевой показатель - Доход. Назовем этот уровень 0,1. Особо продвинутые предприниматель научились вычислять прибыль - назовем уровень 0,2 т.к. знаем уже целых 2 показателя. А есть уровень 0,8 - там уже могут сказать % текучести кадров и назвать около 4-х коэффициентов эффективности процесса управления продажами. Есть даже 1, наверное... :) Но назовите мне хоть одно предприятие которое смогло прожить дольше 3-х месяцев у которого нет ССП уровня 0,1? Сколько проживет предприятие которое не знает свой доход?

В общем давайте введем еще один тезис: нет системы правильной или не правильной. Есть системы высокого уровня - 1, и низкого 0.

Тут получаем формулу вычисления уровня организации, она звучит так 1 = 1*1*1*1*1

И так, если у предприятия все системы созданы безупречно, то это предприятие безупречно. Если хоть одна система хромает, то и предприятие хромает. Но если хоть одна система отсутсвует? То получаем 1*1*1*1*0=0 - дело закрывается.

Этот принцип называется Твердое и Пустое, его продвигает Владимир Тарасов :)
Головко Александр 13 января 2010 г. 16:48  

Как-то просто получается. Внедрил пять систем и пожинай лавровый лист.

А, когда-то давно, когда не было радио, люди думали, что будет радио и будет счастье, но пришло радио - а счястья нет!

Анатолий Юмашев 13 января 2010 г. 17:51  

Просто? :) Для начало нужно попробовать внедрить хотя бы одну, хотя бы на половину :) В Российских реалиях это будет уже подвиг! :)

Я вот уже год бьюсь в малой фирме и только только начались вырисовываться контурсы систем управления ресурсами и организационной структурой.

На практике это выглядит как учтеной финансовая система, где видны доходы с прибылью по различным разрезам, и регламенты в Word, связанные гиперссылками через DIRECTUM.

В качестве эффекта, можно назвать то что сотрудники теперь видят что им нужно делать, чтобы увеличить прибыль. Я меньше тону в текучке. Появилось больше времени на развитие.

И это только 2 системы, сделанные на половину. Впереди еще много работы. А об остальных 3-х я пока даже не заикаюсь, они в зачаточном состоянии. Так что простого тут мало.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев