Продолжая тему
пограничных задач, которые решаются на стыке различных систем, рассмотрим
задачу управления договорами.
Здесь опять возникают две задачи: работа с неструктурированными
текстами документов (договора, приложения к ним, письма, заявки и т.п.) и учет
структурированной информации: номера договоров, суммы платежей с привязкой к
бюджетам, текущая задолженность и пр.
Очевидно, что задачи учета множества суммовых операций по
договорам должны решаться в ERPсистеме с привязкой к бюджетам, расчетным счетам,
бухгалтерским и складским операциям. Однако процесс формирования текстов
договоров и их согласования занимает в жизни менеджеров, которые с этими
договорами работают, немаловажную роль. Попытки реализовать данные функции в
рамках ERP возможно и увенчаются
успехом, но все же будут сложно реализуемы, поскольку, как известно, ERP системы
все же ориентированы на работу со структурированной информацией. Аналогично
вряд ли есть смысл пытаться реализовать на базе СЭД учет расчетов и остатков. А
вот контроль сроков действия договоров можно реализовать как в СЭД, так и в ERP-системе.
Каждая система (как и человек) должна заниматься своим
делом. Но интеграцию СЭД и ERPпо данной задаче необходимо организовать как можно более
тесную: единые справочники, возможность просмотра документов-оснований для
отдельных операций и т.д. Опять на примере рассмотрим, как может осуществляться
работа:
- менеджер заводит в СЭД карточку организации и договора,
которые автоматически передаются (синхронизируются) в ERP-систему. Для договоров может быть и
обратная синхронизация – зависит от специфики реализации и необходимости
привязки договора на стадии создания к другим справочникам ERP-системы, а вот работа с организацией
в большинстве случаев начинается с СЭД;
- на основании шаблона типового договора в СЭД создает
договор с текущей организацией, при этом параметры организации и договора,
указанные в карточках справочников, автоматически подставляются в текст
договора;
- отправляет договор средствами СЭД на согласование,
подписание и регистрацию;
- при поступлении письма-заявки от покупателя на отгрузку
(например, по факсу) письмо сканируется, заносится в СЭД и отправляется
менеджеру;
- менеджер формирует в ERP-системе заказ на отгрузку (при этом может анализироваться
задолженность покупателя, наличие товара на складе, резервироваться товар и
т.д. в зависимости от функциональности ERP-системы), при удачной интеграции структурированный заказ
можно привязать к письму-заявке в СЭД;
- при поступлении платежа от покупателя бухгалтер отражает
операцию в ERP-системе,
привязывай ее к договору и заказу, заведенному менеджером;
- из карточки договора менеджер в любой момент может
получить доступ, как к текущему состоянию расчетов, так и к существующим
текстам документов;
- и т.д.
Безусловно, это наиболее общий пример, который может
меняться в зависимости от потребности организации и функциональности имеющейся ERP системы
(функции, решаемые в рамках СЭД, носят, как правило, более стандартный
характер).
В следующий раз
рассмотрим CRM-системы
и их связь с СЭД и ERP.