Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Место ECM в информационной системе предприятия

Пограничные задачи. Управление договорами

  2 комментариев Добавить в закладки

Договора и СЭДПродолжая тему пограничных задач, которые решаются на стыке различных систем, рассмотрим задачу управления договорами.

Здесь опять возникают две задачи: работа с неструктурированными текстами документов (договора, приложения к ним, письма, заявки и т.п.) и учет структурированной информации: номера договоров, суммы платежей с привязкой к бюджетам, текущая задолженность и пр.

Очевидно, что задачи учета множества суммовых операций по договорам должны решаться в ERPсистеме с привязкой к бюджетам, расчетным счетам, бухгалтерским и складским операциям. Однако процесс формирования текстов договоров и их согласования занимает в жизни менеджеров, которые с этими договорами работают, немаловажную роль. Попытки реализовать данные функции в рамках ERP возможно и увенчаются успехом, но все же будут сложно реализуемы, поскольку, как известно, ERP системы все же ориентированы на работу со структурированной информацией. Аналогично вряд ли есть смысл пытаться реализовать на базе СЭД учет расчетов и остатков. А вот контроль сроков действия договоров можно реализовать как в СЭД, так и в ERP-системе.

Каждая система (как и человек) должна заниматься своим делом. Но интеграцию СЭД и ERPпо данной задаче необходимо организовать как можно более тесную: единые справочники, возможность просмотра документов-оснований для отдельных операций и т.д. Опять на примере рассмотрим, как может осуществляться работа:

- менеджер заводит в СЭД карточку организации и договора, которые автоматически передаются (синхронизируются) в ERP-систему. Для договоров может быть и обратная синхронизация – зависит от специфики реализации и необходимости привязки договора на стадии создания к другим справочникам ERP-системы, а вот работа с организацией в большинстве случаев начинается с СЭД;

- на основании шаблона типового договора в СЭД создает договор с текущей организацией, при этом параметры организации и договора, указанные в карточках справочников, автоматически подставляются в текст договора;

- отправляет договор средствами СЭД на согласование, подписание и регистрацию;

- при поступлении письма-заявки от покупателя на отгрузку (например, по факсу) письмо сканируется, заносится в СЭД и отправляется менеджеру;

- менеджер формирует в ERP-системе заказ на отгрузку (при этом может анализироваться задолженность покупателя, наличие товара на складе, резервироваться товар и т.д. в зависимости от функциональности ERP-системы), при удачной интеграции структурированный заказ можно привязать к письму-заявке в СЭД;

- при поступлении платежа от покупателя бухгалтер отражает операцию в ERP-системе, привязывай ее к договору и заказу, заведенному менеджером;

- из карточки договора менеджер в любой момент может получить доступ, как к текущему состоянию расчетов, так и к существующим текстам документов;

- и т.д.

Безусловно, это наиболее общий пример, который может меняться в зависимости от потребности организации и функциональности имеющейся ERP системы (функции, решаемые в рамках СЭД, носят, как правило, более стандартный характер).

 

В следующий раз рассмотрим CRM-системы и их связь с СЭД и ERP.

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (2)
Ирина Борисовская 17 сентября 2007 г. 15:06  

На самом деле, как правило, требуется более тесная интеграция ERP и СЭД при автоматизации договорной работы.

Я считаю, что оптимален такой расклад:

- В модуле CRM ERP проводится преддоговорная работа; возможно, в специализированном модуле ERP проводится тендер. Если принято решение о необходимости начать оформление договора, в ERP нажимается кнопка "Создать договор" и создается запись о договоре. Одновременно автоматически в СЭД формируется и частично заполняется карта документа.

- В СЭД дозаполняется карта документа, вводятся файлы с изображением документов, договор согласуется. Одновременно в ERP может согласовываться производственный заказ.

- После подписания сторонами договора в СЭД заполняется поле с признаком завершенности (да, договор подписан, по нему можно работать). После заполнения этого поля в СЭД договор попадает в архив (доступ к его редактированию и пересылке закрывается), и автоматически тот же признак завершенности попадает в соответствующую запись о договоре в ERP.

- После проставления признака завершенности в ERP открывается возможность работать с записью о конкретном договоре из разных модулей ERP- финансового, бухгалтерского, претензионно- искового, и т.д.

- Например, при получении платежки или счета- фактуры финансисты вводят его в ERP, причем сохранить и пропустить платежку можно, только привязав ее к конкретному договору. Истек срок действия договора- привязать к нему уже ничего нельзя, и ни один заказ или платежка по этому договору уже не пройдут.

При этом нужно учитывать, что лица, согласующие договор в СЭД, должны иметь возможность из СЭД посмотреть все сведения о контрагенте, хранящиеся в ERP (сколько и каких договоров с ним заключено; вовремя ли он проводил работы или платил; велась ли претензионно- исковая работа, и т.д.). А из ERP необходимо поднимать результаты согласования договора в СЭД.

В связи с тем, что договорная работа является лишь частью огромного бизнес- процесса,  с нею тесно связаны другие направления деятельности организации (финансовое, бюджетирование, бухучет, тендера, преддоговорная работа, производственные заказы, претензионно- исковая работа). Как правило, эти другие части бизнес- процесса автоматизированы именно в ERP по причине того, что автоматизировать их нормально в СЭД не выйдет по умолчанию. Поэтому вопрос о том, где же автоматизировать согласование договоров- в СЭД, или в ERP, закрыв глаза на некую "сырость" модуля документооборота (он есть в любой ERP, но, как правило, оставляет желать лучшего)- достаточно спорен

Елена Истомина 19 сентября 2007 г. 09:02  

Я согласна, что интеграцию СЭД и ERP можно сделать более тесной. Но во-первых, судя по моему немалому опыту внедрения ERP-систем, стоит очень хорошо подумать, прежде чем накладывать на систему дополнительные контроли и запреты. Действительность часто такова, что очень тажело ее вписать в жесткие правила (например, если оплата от партнера пришла надень позже договора, то что ее в систему занести нельзя).

А во-вторых, уже давно всем стало понятно, что засунуть все функции современной информационной системы предприяти в ERP не возможно. И тем более не стоит это делать только для того, чтобы избежать сложностей интеграции. Не может "сыроватый" документооборот ERP заменить полноценную СЭД.

 

Сейчас обсуждают
Исхаков Роберт 23 января 2017 г. 23:43  
Роберт, разумеется!

Вадим.  Пощупать и посмотреть УКЭП можно только в рамках системы с использованием средств ЭП. Я ровно тоже могу сказать и о простой электронной подписи). Простая электронная подпись работает в рамках системы, в которой мы договорились, что она может использоваться. Вопрос применения простой ЭП -  это не технологический вопрос, по-моему, это методологический вопрос. (Не знаю, смог ли я правильно сформулировать по-русски))) И простая электронная подпись в СЭД уже давно используется) Например, в "канцелярских сэд" уже давно можно нажимать на кнопочку "Согласовано" при работе с проектом документа. И при надобности можно получить информацию: кто, когда, с какого места нажимал эту кнопочку, и пользователю при запросе можно выдавать в удобном окошечке эту информацию) И привязать нажатие на кнопочку к ЭД в СЭД тоже можно. Но повторюсь, эта ПЭП будет работать в рамках конкретной СЭД, где средством ПЭП будут выступать компоненты СЭД. А вопрос про то, что кем-то вдруг в БД может быть записано про "Васю Пупкина" взамен Пети Уткина я отнесу к организации "доверенной среды". Я нечто подобное могу спросить и про систему где УКЭП используется.

Могут ли жить системы, где используется ПЭП? А почему нет? Вот пример аналогия. У нас в России более 100 млн жителей и у подавляющего большинства из них стоят дверные замки, которые вскрываются за минуты)))  И это -"вскрываются за минуты" совсем не мешает существовать этой системе). И еще пример. Да, действительно, мы иногда пользуемся услугами нотариуса, но в подавляющем большинстве случаев мы используем свою бесплатную рукописную подпись)

Вадим Майшев 23 января 2017 г. 14:31  
Под это определение вполне подпадает поле в базе данных о том, под каким логином заходил пользователь, создавший информацию (например, история в СЭД). Информация в нем получается без использования хэш-функции, но вполне "присоединена" к документу. Неизменность документа при этом не обеспечивает, конечно.

Т.е. если в таком поле БД будет написано "ПЭП=С приветом Вася", то ответственность "за все" будет нести Вася?

А если Вася против того, что в некотором поле БД некто напишет его логин? Он будет правовыми способами доказывать свою непричастность к ЭД. В конечном счете, в суд будете предъявлять запись поля БД? Как докажете связь содержимого поля БД с авторством Васи (для оценки доказательств используется почерковедческая экспертиза традиционных документов и экспертиза действительности электронной подписи для электронных документов)?

Не надо путать аутентификацию в информационных системах и обеспечение юридической силы электронных документов с применением электронной подписи...

Иван Чурбаков 23 января 2017 г. 12:24  
любая электронная подпись - это, прежде всего, "информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию"

Под это определение вполне подпадает поле в базе данных о том, под каким логином заходил пользователь, создавший информацию (например, история в СЭД). Информация в нем получается без использования хэш-функции, но вполне "присоединена" к документу. Неизменность документа при этом не обеспечивает, конечно.

Больше комментариев