Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Место ECM в информационной системе предприятия

Пограничные задачи. Управление кадрами

  0 комментариев Добавить в закладки

Уже не раз говорилось, что существующее многообразие потребностей предприятия в автоматизации невозможно реализовать в рамках единой системы. Приходится делать интеграцию отдельных систем, решающих ту или иную группу задач. Однако очень часто возникает вопрос: в какой из смежных систем должна быть реализована та или иная функция.

Этим блогом мне хотелось бы открыть небольшой цикл под названием «Пограничные задачи», в котором рассмотреть примеры таких функций и варианты их реализации с использованием различных классов систем.

Начнем с управления кадрами. Это одна из областей деятельности на предприятии, которая заключается в постоянном движении документов (приказы, заявления, графики отпусков и т.д.). Казалось бы, задача просто «просится» решиться в рамках СЭД, и именно такие требования к СЭД часто выдвигаются заказчиками.

Однако, управление кадрами (именно управление кадрами, а не кадровое делопроизводство!) - отдельная большая задача, которую и решать надо отдельно. В ней есть функции, никак не связанные непосредственно с документооборотом, а требующие анализа структурированной информации (на работу с которой СЭД в основном не ориентирована): учет вакансий, ведение реестра кандидатов, планирование и учет обучения и аттестации работников, подготовка стандартных форм отчетности и произвольных выборок для анализа. К тому же всегда необходимо реализовать тесную связь управления кадрами и расчет зарплаты (данные для расчета отчислений в Пенсионный фонд, начисления на основании приказов, ведение табеля и т.п.). Поэтому выбирать систему для управления кадрами нужно отдельно из класса HR-систем.

При этом, конечно, даст значительный эффект тесная интеграция ее с СЭД: синхронизация справочников (работников, подразделений и пр.), организация согласования, подписания ЭЦП и хранения в СЭД текстов приказов, заявлений, служебных записок, фотографий, резюме и других документов.

Процесс при этом может выглядеть примерно так:

- в кадровую службу поступает резюме, которое заносится в СЭД;

- в системе управления персоналом заводится карточка кандидата, которая связывается с вакансией и занесенным в СЭД резюме;

- резюме workflow-средствами СЭД высылается на рассмотрение потенциальным руководителям;

- после принятия решения о приеме кандидата на работу в системе управления персоналом заводится личная карточка работника (часть данных переносится из справочника кандидатов);

- в системе управления персоналом формируется карточка приказа о приеме на работу, привязывающая личную карточку работника к штатной единице, определяющая даты начала работы и др. параметры;

- из карточки формируется текст приказа, который сохраняется в СЭД и отправляется средствами СЭД на согласование, подписание ЭЦП, печать;

- и т.д.

 

Продолжение следует…

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Исхаков Роберт 23 января 2017 г. 23:43  
Роберт, разумеется!

Вадим.  Пощупать и посмотреть УКЭП можно только в рамках системы с использованием средств ЭП. Я ровно тоже могу сказать и о простой электронной подписи). Простая электронная подпись работает в рамках системы, в которой мы договорились, что она может использоваться. Вопрос применения простой ЭП -  это не технологический вопрос, по-моему, это методологический вопрос. (Не знаю, смог ли я правильно сформулировать по-русски))) И простая электронная подпись в СЭД уже давно используется) Например, в "канцелярских сэд" уже давно можно нажимать на кнопочку "Согласовано" при работе с проектом документа. И при надобности можно получить информацию: кто, когда, с какого места нажимал эту кнопочку, и пользователю при запросе можно выдавать в удобном окошечке эту информацию) И привязать нажатие на кнопочку к ЭД в СЭД тоже можно. Но повторюсь, эта ПЭП будет работать в рамках конкретной СЭД, где средством ПЭП будут выступать компоненты СЭД. А вопрос про то, что кем-то вдруг в БД может быть записано про "Васю Пупкина" взамен Пети Уткина я отнесу к организации "доверенной среды". Я нечто подобное могу спросить и про систему где УКЭП используется.

Могут ли жить системы, где используется ПЭП? А почему нет? Вот пример аналогия. У нас в России более 100 млн жителей и у подавляющего большинства из них стоят дверные замки, которые вскрываются за минуты)))  И это -"вскрываются за минуты" совсем не мешает существовать этой системе). И еще пример. Да, действительно, мы иногда пользуемся услугами нотариуса, но в подавляющем большинстве случаев мы используем свою бесплатную рукописную подпись)

Вадим Майшев 23 января 2017 г. 14:31  
Под это определение вполне подпадает поле в базе данных о том, под каким логином заходил пользователь, создавший информацию (например, история в СЭД). Информация в нем получается без использования хэш-функции, но вполне "присоединена" к документу. Неизменность документа при этом не обеспечивает, конечно.

Т.е. если в таком поле БД будет написано "ПЭП=С приветом Вася", то ответственность "за все" будет нести Вася?

А если Вася против того, что в некотором поле БД некто напишет его логин? Он будет правовыми способами доказывать свою непричастность к ЭД. В конечном счете, в суд будете предъявлять запись поля БД? Как докажете связь содержимого поля БД с авторством Васи (для оценки доказательств используется почерковедческая экспертиза традиционных документов и экспертиза действительности электронной подписи для электронных документов)?

Не надо путать аутентификацию в информационных системах и обеспечение юридической силы электронных документов с применением электронной подписи...

Иван Чурбаков 23 января 2017 г. 12:24  
любая электронная подпись - это, прежде всего, "информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию"

Под это определение вполне подпадает поле в базе данных о том, под каким логином заходил пользователь, создавший информацию (например, история в СЭД). Информация в нем получается без использования хэш-функции, но вполне "присоединена" к документу. Неизменность документа при этом не обеспечивает, конечно.

Больше комментариев