Уже
не раз говорилось, что существующее многообразие потребностей предприятия в
автоматизации невозможно реализовать в рамках единой системы. Приходится делать
интеграцию отдельных систем, решающих ту или иную группу задач. Однако очень
часто возникает вопрос: в какой из смежных систем должна быть реализована та
или иная функция.
Этим блогом мне хотелось бы открыть небольшой цикл под
названием «Пограничные задачи», в котором рассмотреть примеры таких функций и
варианты их реализации с использованием различных классов систем.
Начнем с управления
кадрами. Это одна из областей деятельности на предприятии, которая
заключается в постоянном движении документов (приказы, заявления, графики
отпусков и т.д.). Казалось бы, задача просто «просится» решиться в рамках СЭД,
и именно такие требования к СЭД часто выдвигаются заказчиками.
Однако, управление кадрами (именно управление кадрами, а не
кадровое делопроизводство!) - отдельная большая задача, которую и решать надо
отдельно. В ней есть функции, никак не связанные непосредственно с
документооборотом, а требующие анализа структурированной информации (на работу
с которой СЭД в основном не ориентирована): учет вакансий, ведение реестра
кандидатов, планирование и учет обучения и аттестации работников, подготовка
стандартных форм отчетности и произвольных выборок для анализа. К тому же
всегда необходимо реализовать тесную связь управления кадрами и расчет зарплаты
(данные для расчета отчислений в Пенсионный фонд, начисления на основании
приказов, ведение табеля и т.п.). Поэтому выбирать систему для управления
кадрами нужно отдельно из класса HR-систем.
При этом, конечно, даст значительный эффект тесная интеграция
ее с СЭД: синхронизация справочников (работников, подразделений и пр.),
организация согласования, подписания ЭЦП и хранения в СЭД текстов приказов,
заявлений, служебных записок, фотографий, резюме и других документов.
Процесс при этом может выглядеть примерно так:
- в кадровую службу поступает резюме, которое заносится в
СЭД;
- в системе управления персоналом заводится карточка
кандидата, которая связывается с вакансией и занесенным в СЭД резюме;
- резюме workflow-средствами
СЭД высылается на рассмотрение потенциальным руководителям;
- после принятия решения о приеме кандидата на работу в системе
управления персоналом заводится личная карточка работника (часть данных
переносится из справочника кандидатов);
- в системе управления персоналом формируется карточка
приказа о приеме на работу, привязывающая личную карточку работника к штатной
единице, определяющая даты начала работы и др. параметры;
- из карточки формируется текст приказа, который сохраняется
в СЭД и отправляется средствами СЭД на согласование, подписание ЭЦП, печать;
- и т.д.
Продолжение следует…