Бойко Лариса Петровна,
ведущий эксперт-консультант Департамента правовой поддержки
компании ПРАВОВЕСТ
В предыдущей статье нашего журнала (N 12 (40), 2006)[1] были
прокомментированы требования, предъявляемые к хранению документов организации.
В продолжение начатой темы поговорим об их уничтожении в связи с истечением
срока хранения, а также о последствиях утраты до окончания данного срока.
Для проведения экспертизы и отбора имеющихся в организации
документов с истекшим сроком хранения, подлежащими уничтожению, создается
экспертная комиссия, председателем которой является один из руководителей
общества, который и утверждает ее состав[2].
По окончании экспертизы составляется акт о выделении к
уничтожению дел, не подлежащих хранению[3].
Данный документ утверждается руководителем организации, и после этого бумаги
подлежат уничтожению: их можно разорвать, отправить в шредер, сжечь или сдать
на макулатуру в специализированную организацию, занимающуюся переработкой
вторичного сырья. В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать
факт уничтожения всех документов и составить акт об их физическом уничтожении.
Если по каким-либо причинам документы были утрачены -
пропали или погибли до истечения срока хранения, то руководителю организации
следует принять необходимые меры по их восстановлению. Таково требование
налоговых органов[4].
Для восстановления необходимых документов в банках можно запросить копии
выписок о движении денежных средств по счетам, в которых открыты счета
организации, а у контрагентов - договоры, акты, накладные, счета-фактуры и т.
д.
Сложившаяся арбитражная практика свидетельствует: когда
организация не предпринимает никаких действий по восстановлению пропавших
документов, факт их утраты даже в результате чрезвычайных ситуаций (пожара,
наводнения и пр.) не признается обстоятельством, исключающим вину
налогоплательщика[5].
Отсутствие принимаемых мер может трактоваться как противоправное бездействие,
приведшее к совершению налогового нарушения.
|
Нормативный документ
|
Вид нарушения
|
Ответственное лицо
|
Размер штрафа
|
|
Ст. 15.11 КоАП РФ
|
Нарушение порядка и
сроков хранения учетных документов
|
Должностное лицо
|
От 20 до 30 МРОТ
|
|
Ст. 13.20 КоАП РФ
|
Нарушение правил
хранения, комплектования, учета или использования архивных документов
|
Должностное лицо
|
От 3 до 5 МРОТ
|
|
Ст. 15.6 КоАП РФ
|
Непредставление
сведений в полном объеме по запросу налоговых, таможенных органов,
внебюджетных фондов
|
Должностное лицо
|
От 3 до 5 МРОТ
|
|
Ст. 126 НК РФ
|
Непредставление
сведений в налоговые органы
|
Организация
|
50 руб. за каждый
непредставленный документ
|
|
Ст. 120 НК РФ
|
Отсутствие первичных
документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета
|
Организация
|
5000 руб. за один
налоговый период, 15000 за несколько налоговых периодов
|
Однако ответственность за невосстановление утраченных
первичных документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена.
Поэтому аргументация налоговых органов по поводу виновности налогоплательщика
необоснованна. На этот факт указано в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского
округа от 11.12.2003 N А33-11262/03-С3-Ф02-4280/03-С1.
За нарушение правил хранения документов, повлекшее их
утрату, может быть наложена административная и налоговая ответственность
(таблица).
Обратите внимание: если при проведении проверки первичные
документы у организации отсутствуют, то налоговые органы вправе доначислить
налоги расчетным путем на основании имеющейся у них информации о
налогоплательщике или данных об иных аналогичных налогоплательщиках согласно
пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ.
Для избежания негативных последствий рекомендуем организациям
соблюдать правила хранения документов, формирующихся в процессе деятельности.