Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Взаимодействие и групповая работа

Правила e-mail-общения

  7 комментариев Добавить в закладки

В ходе общения по e-mail получаю уйму «безграмотных» писем и это в век, когда электронная почта стала не просто еще одним каналом обмена информацией, а важнейшим бизнес-инструментом, на котором основана деятельность компании.

Я веду речь не о запятых и синтаксических ошибках, а о некоторых негласных правилах пользования почтой, которые помогут сэкономить рабочее время вам и вашим собеседникам. Часть правил было почерпнуто из блога Александра Ложечкина, а остальные - мои жизненные наблюдения.

 

  1. Тема письма (subject). "Тема письма должна быть понятной и однозначно описывать содержание письма. Кстати, дурным тоном считается отправлять письмо без указания темы" - отмечает Александр (далее цитаты курсивом).
  2. Краткость. Некоторые люди активно пользуются предпросмотром письма и загружают полный текст только в зависимости от важности сообщения. Поэтому письма должны быть краткими. В крайнем случае, допускается краткое изложение основной мысли (не больше 10 строк), а ниже, если потребуется, развернутое пояснение.
  3. Контекст. В отличие от личного общения или общения по телефону, ответ по электронной почте вы получаете через неопределенное время после отправки письма. Необходимо всегда цитировать текст первоначального письма, причем цитировать в полном объеме, ничего не удаляя, чтобы потом не разбираться, на что же вы получили ответ.
  4. Цитирование. Еще несколько правил цитирования в дополнение к предыдущему:
    • Важно придерживаться принятого стиля, когда ваш текст в письме идет выше содержимого всех предыдущих писем, а не в самом внизу письма.
    • Вставлять свои реплики по тексту письма можно только тогда, когда иначе просто никак, например, когда в письме несколько несвязанных друг с другом мыслей, никак не отделенных друг от друга.
  5. Убедитесь в правильности гиперссылок. Все ссылки в теле письма должны быть «живыми» (выделенными синим цветом и подчеркнутыми) так, чтобы, щелкнув на ссылку, можно было перейти на указанный адрес. Протестируйте все ссылки. Учтите, что разные версии различных браузеров (Internet Explorer, Opera, Firefox и др.) работают по-разному, поэтому URL обязательно должен быть приведен полностью: опустив http:// или http://www в адресе, вы рискуете отправить ссылку, которая может не сработать.
  6. Вложения в письмо. Если вы высылаете по электронной почте какое-либо вложение в письме, обязательно информируйте об этом собеседника кратким сопроводительным текстом. Не стоит пересылать файлы без какой-либо краткой информации о них, поскольку такое письмо очень часто может быть автоматически воспринято как спам либо вложение с вирусами.
  7. Адресаты. Внимательно подходите к заполнению полей Кому (To) и Копия (Сс). В поле Кому должны быть те, от кого вы хотите получить ответ или другую реакцию на письмо. В поле Копия нужно ставить тех, кому письмо может пригодиться только для информации, но действия от кого вы не ожидаете.
  8. Подпись в письме. Убедитесь, что в Вашей подписи всегда есть контакты, по которым с вами можно связаться, помимо e-mail (фамилия и имя, рабочий, внутренний телефон, мобильный телефон, адрес сайта компании). Многие вопросы решаются быстрее без электронной переписки. Когда Ваш номер перед глазами, позвонить проще – не нужно тратить время на его поиски. Полезно иметь несколько вариантов подписей, которые можно гибко использовать в зависимости от характера переписки.

И в заключении, хочется отметить, что приветствие собеседника, уместно только один раз в день, не нужно злоупотреблять словами «Здравствуйте», «Добрый день» и т.п. в ответных письмах.

Часть этих правил уместно применять не только при e-mail-общении, но при работе в СЭД. Ведь, по сути, очень часто письмо выступает в роли задачи (на ознакомление или выполнение каких-то работ). Но есть и отличия, например, в том, что задача носит характер служебной записки и приветствие там не всегда уместно.

Советую воспринимать эти правила как взаимную договоренность, чтобы не возникало недоразумений и спорных ситуаций при общении. 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (7)
Минич Денис 21 июля 2010 г. 15:42  

Я видел уже тысячи сборников правил оформления писем. Если бы все они не были настолько спорными, не появлялись бы последующие, столь же спорно разжёвывающие общепринятые «негласные правила».

Евгений Крылов 21 июля 2010 г. 16:29  

Новое - это хорошо забытое старое. Все эти новые правила актуализируют необходимость правильно общаться. Видимо, процесс e-mail-общения настолько в целом безграмотный и беспорядочный, что нужно каждый раз напоминать инет-сообществу: "Общайтесь в рамках правил!".

Павел Овчинников 22 июля 2010 г. 08:33  


А вот как поступать в такой ситуации:



Переписка с партнером ведется очень долго, каждое новое письмо отправляется ответом ( "Re:" ) на предыдущее. "Тело" каждого последующего письма увеличивается, что при активном общении приводит к многометровой ленте переписки. Надо ли каждый раз здороваться в рамках такого письма (когда за неполный день оно возвращается около 6-7 раз), надо ли удалять устаревшие письма из "дна" переписки и корректно ли предложить собеседнику перевести  общение в какой-нибудь мессенжер, например.



Вот, кстати, интересно - есть ли какие-то общепринятые нормы общения с партнерами и заказчиками в мессенжерах?


Александр Дунаев 23 июля 2010 г. 12:31  

А может пришло время учредить "Свод правил нарушения правил"? А то ведь задолбают, даром что "Букварь" осилили? Без обид.

Евгений Крылов 23 июля 2010 г. 17:11  

дохлая затея. Все в Сети живут по своим законам и понятиям, которые регилируются в рамках различных сообществ.

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев