Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Технологии проектирования и построения СЭД

Продумка 4. Не «стесняйтесь» регистрации документов задним числом

  34 комментариев Добавить в закладки

«А есть ли у вас возможность зарегистрировать документ задним числом?» - слегка смущаясь, спрашивают слушатели почти на всех моих презентациях или семинарах. Регистрация задним числом – это та реальность, которая существует на практике, но никак напрямую не закреплена в регламентах.

Уверен, что в настоящее время любой инструмент автоматизации документооборота предоставляет эту возможность. Технических проблем для регистрации задним числом нет, нужно только правильно сформировать номер. Чаще всего, например, через слеш (/), к номеру документа добавляют какую-нибудь цифру.

 

Рисунок 1. Изменение номера при регистрации задним числом

 

При этом делопроизводители «стесняются» регистрации задним числом, часто хотят замаскировать ее, например, пытаются как-то видоизменить номер, чтобы это было не видно.

Замаскировать ее все равно не получается, но, что самое главное, и не нужно этого делать! С одной стороны всегда можно прикрыться внутренним регламентом, обязывающим регистрировать документы в день поступления/подписания, а ведь не всегда делопроизводители из-за высокой загрузки успевают это сделать. С другой стороны любой из возможных проверяющих не придаст значения этой теме. Например, аудиторы при проведении due diligence совершенно не обращают внимания на номер, вот отсутствие синей печати или подписи они отражают в отчете, а на выбивающийся из «общей колеи» формат номера даже не обратят внимания.

 

Для информации. Почему многие руководители используют перьевую ручку для подписания документов? Для определения времени подписания бумажного документа можно использовать химическую экспертизу чернил, которыми была нанесена подпись. Однако данная экспертиза применима только для шариковых ручек, подписи, сделанные гелиевыми и перьевыми ручками, данной экспертизе не поддаются.

Повод задуматься. Идеального документооборота не бывает, регистрация задним числом присутствует практически на любом предприятии. Использование ЭЦП перечеркнет эту возможность, уже нельзя будет подписать и зарегистрировать документ задним числом. Так что учтите этот момент перед тем как внедрять ЭЦП на своем предприятии.

 

Оригинал статьи расположен по адресу: http://www.idoc.ru/index.php/produmki

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (34)
Елена Дмитриева 14 мая 2013 г. 10:32  

Вообще , мое мнение такое, что регистрировать документы задним числом нельзя. Это всё обходные пути делопроизводителей, что они что-то вовремя не сделали или нужно замаскировать документ, который появился позднее, но должен быть зарегистрирован ранее. Подлог в регистрации всегда можно найти, для этого достаточно только посмотреть историю записи.

По поводу подписания документов ЭЦП, то на то она и придумана, чтоб не только подтверждать авторство подписи, но и фиксировать дату подписания. Опять же – это наши русские реалии все делать опосля и задним числом.

 

Валентина Писанова 14 мая 2013 г. 10:41  

Александр, мне кажется нужно быть немного аккуратнее в своих "продумках". Мало того, что Вы сообщаете недостоверную информацию, так ещё и призываете к подсудным действиям. Полагаю, это неэтично со стороны человека, позиционирующего себя, как специалиста в области документооборота, в том числе электронного.

Михаил Романов 14 мая 2013 г. 11:41  
Вы сообщаете недостоверную информацию, так ещё и призываете к подсудным действиям.

А каким законом регулируется процедура регистрации документов (и где было бы указано о недопустимости указания даты регистрации, отличной от текущей)?

 

 

Валентина Писанова 14 мая 2013 г. 11:54  

Недостоверная информация, в частности, касается утверждений об аудите и экспертизе. Подсудные действия - это, к примеру, фальсификация документов, к которой призывает автор.

Михаил Романов 14 мая 2013 г. 12:04  

Теперь понял о чем вы (я думал вы об исходном посыле - проставлении даты регистрации задним числом).

Но все равно хочется больших подробностей:

Недостоверная информация, в частности, касается утверждений об аудите и экспертизе

В чем именно недостоверность?

Подсудные действия - это, к примеру, фальсификация документов, к которой призывает автор

 Где именно Александр призывает к фальсификации?

Александр Сидоренков 14 мая 2013 г. 13:31  
Вообще , мое мнение такое, что регистрировать документы задним числом нельзя

Согласен, в теории все так. Но жизнь компании, к сожалению, не идеальна. Я пишу о практике, о том что реально есть.

Это всё обходные пути делопроизводителей, что они что-то вовремя не сделали или нужно замаскировать документ, который появился позднее, но должен быть зарегистрирован ранее

 Не всегда так, точнее даже чаще всего не так. Делопроизводители в большинстве своем выполняют волю руководства когда, например, приказ нужно оформить задним числом.

Александр Сидоренков 14 мая 2013 г. 13:40  
Мало того, что Вы сообщаете недостоверную информацию, так ещё и призываете к подсудным действиям. Полагаю, это неэтично со стороны человека, позиционирующего себя, как специалиста в области документооборота, в том числе электронного.

Сразу поясню, что перед публикацией продумки я консультировался по этому вопросу с юристами, никаких правовых нарушений, а уж тем более призывов к их совершению они не нашли.

Информация об экспертизе чернил мной почерпнута из интернета и известна мне достаточно давно. Слышал я об этом из нескольких источников со ссылками на экспертов, которые реально проводили подобный анализ. Собственно я ее привел просто для информации и специально даже не комментировал.

По поводу аудита (due diligence). Опять же здесь у меня информация из первоисточников, от людей, которые реально проводят аудит. У меня нет сомнений в их некомпетентности.

Александр Сидоренков 14 мая 2013 г. 13:48  

Общий комментарий.

Регистрация задним числом ни каким образом не наказуема с точки зрения законодательства РФ. Это собственно внутренняя тема компании и регулируется внутренними нормативными документами.

Правовые негативные последствия могут быть только по факту подписания документов задним числом. Вот это плохо, этого как законопослушные граждане ни мы ни наши заказчики не допускаем.

Александр Сидоренков 14 мая 2013 г. 14:04  
А каким законом регулируется процедура регистрации документов (и где было бы указано о недопустимости указания даты регистрации, отличной от текущей

 Процедура регистрации документов никак не регламентируется законодательством РФ (я имею в виду переписку организаций и ОРД).

Обычно процедура регистрации закрепляется во внутреннем нормативном документе, например, инструкции по делопроизводству. Несмотря на сильную унификацию процедур документооборота в различных организациях РФ, обязательных стандартов по этой теме нет.

По поводу недопустимости указания даты регистрации отличной от текущей. Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (а по ее подобию сделано подавляющее таких инструкций у всех организаций) достаточно четко регламентирует что, например, входящий документ должен быть зарегистрирован в день поступления. Поэтому если мы в этот день не успели зарегистрировать весь объем полученной корреспонденции, то в соответствии с этой инструкцией на следующий день мы абсолютно легально регистрируем документы задним числом.

Валентина Писанова 14 мая 2013 г. 14:34  

Александр, беда в том, что Вы успешно подменяете понятия и не менее успешно недоговариваете часть информации.

Пример подмены понятий: регистрация в день поступления и регистрация днём поступления - это две разные регистрации.

Пример недоговорок: экспертиза чернил для шариковых ручек возможна на протяжении полутора лет, для гелевых ручек возможна на протяжении полугода. Для перьевых невозможна, только если используются чернила на водной основе.

Что касается аудита - due diligence не единственный его вид, а именно он мало затрагивает делопроизводство, как таковое.

Некрасиво.

Александр Сидоренков 14 мая 2013 г. 14:54  
Александр, беда в том, что Вы успешно подменяете понятия и не менее успешно недоговариваете часть информации

Стараюсь быть успешным :)

Ну, Валентина... что же Вы придираетесь? Разве мои недостаточные знания про чернила и виды аудита как-то сильно влияют на смысл статьи?

Кстати, если Вы знаете виды проверок или аудита при которых придают сильное значение формату номеров документов, то прошу нам об этом рассказать, уверен всем будет интересно.

Валентина Писанова 14 мая 2013 г. 15:12  

Александр, это не придирки. Сначала Вы пытаетесь каждое лыко оформить в строку, а затем отрицаете влияние на общий смысл. Ведь будучи изложенной в полном виде, информация уже не будет подтверждать Ваши выкладки в той мере, в какой Вам хотелось бы. Зачем тогда Вы прибегали к этой информации? Это элементарная подтасовка фактов. Для личного блога, возможно, это и допустимо, но для информационного портала - не уверена. Я бы изначально не пропускала подобный материал к публикации.

Андрей Подкин 14 мая 2013 г. 17:27  

Вопрос к Елене и Валентине: а где можно прочитать "правильные" стандарты/правила/рекомендации"? Т.е. если вдруг делопроизводитель не успевает зарегистрировать пришедшие за день документы, что ему делать?

Валентина Писанова 14 мая 2013 г. 21:45  

Андрей, с подборкой нормативных документов можно ознакомиться здесь.

Если делопроизводитель за день не успевает выполнить существующий объём работ, необходимо предпринимать управленческие решения, а не выискивать лазейки в местном порядке.

Андрей Подкин 15 мая 2013 г. 10:43  
с подборкой нормативных документов можно ознакомиться здесь.

К сожалению, не смог там найти ничего именно по порядку регистрации в тот же день.

Если делопроизводитель за день не успевает выполнить существующий объём работ, необходимо предпринимать управленческие решения, а не выискивать лазейки в местном порядке.

Если речь идет о норме, то безусловно. Однако все равно остается вопрос в том, какие именно могут быть решения.

Если вдруг "навалило" документов в конкретный день, то по-вашему получается, что у делопроизводителя нет никаких возможностей, кроме нарушения. Задержать день после 24:00 он физически не может. А управленческое решение будет принято не раньше следующего дня.

 

Александр Сидоренков 15 мая 2013 г. 11:30  
К сожалению Александр ничего не сказал о законодательно установленных сроках регистрации для ряда документов, видимо посчитал данную информацию также малозначимой и не меняющей смысл статьи

 Да, именно так.

 
К сожалению, не смог там найти ничего именно по порядку регистрации в тот же день.

 Я тоже не нашел. Не скажу что всю ночь этому посвятил, но подразделы просмотрел достаточно внимательно.

 

 

Дмитрий Агафонов 15 мая 2013 г. 13:35  

1. Соглашусь с Валентиной: если делопроизводитель не успевает выполнить порученную ему работу, необходимо доводить эту информацию до руководства, чтобы оно принимало соответствующие решения (например, расширение штата - временное или постоянное, автоматизация части работ и т.п.).

Действительно, есть требования к срокам регистрации разных типов документов для разных учреждений. Вот, к примеру, навскидку: "документы, поступившие в федеральный орган исполнительной власти в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день" (цитата из "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти"). 

Одно дело, если мы говорим о письмах-уведомлениях, другое - если речь идет о коммерческих сделках и прочих юридически значимых процедурах, при которых в случаях (не дай бог) судебного разбирательства неверно зарегистрированный документ может привести к потерям компании. Это действительно законодательно нигде не зафиксировано - но спасет ли этот факт от возможных убытков?

В СЭД большинство действий пользователей протоколируется, и точно протоколируются активные действия (создание, изменение). Даже при наличии возможности регистрировать документ в системе "задним числом" история работы с документом в СЭД предоставит реальную картину, в отличие от бумажных журналов регистрации.

2. Регистрация документов в канцелярии и подписание ЭЦП – две разных процедуры, вообще зачастую друг с другом не пересекающиеся. Если документ уже есть в СЭД, то он априори уже каким-то образом "зарегистрирован" (есть карточка, реквизиты, дата создания в системе и т.п.), наложение ЭЦП в таком случае – не более, чем формальность, мало того, в каких-то случаях мета-данные могут дать больше информации о документе, чем ЭЦП.

3. Интересно, почему слушатели семинаров спрашивают "смущаясь", если законодательство на этот счет молчит? ;-) 

Андрей Подкин 15 мая 2013 г. 14:02  
законодательство на этот счет молчит

Спасибо за информацию. Это то, чего сильно не хватало текущей дискуссии.

 

 

Александр Сидоренков 15 мая 2013 г. 15:15  
Интересно, почему слушатели семинаров спрашивают "смущаясь", если законодательство на этот счет молчит?

 Дмитрий, Вы заметили то, что не увидела Валентина - именно в этом и суть моей Продумки. Многие люди даже правильные вещи делают "смущаясь", об этом я и хотел написать. А проблема в том, что эти многие вещи мы часто принимаем как аксиомы не пытаясь над ними размышлять. И регистрацию задним числом почти все однозначно воспринимают пусть не как преступление, но как что-то неправильное. Это несмотря на то, что нередко регистрация задним числом не несет в себе никаких нарушений.

 

Регистрация документов в канцелярии и подписание ЭЦП – две разных процедуры, вообще зачастую друг с другом не пересекающиеся

 Приказы регистрируются после подписания, при наличии ЭЦП задним числом уже нельзя будет издать и зарегистрировать приказ.

 

Соглашусь с Валентиной: если делопроизводитель не успевает выполнить порученную ему работу, необходимо доводить эту информацию до руководства, чтобы оно принимало соответствующие решения (например, расширение штата - временное или постоянное, автоматизация части работ и т.п.)

 Все верно, только в отрыве от реалий жизни людей. Консультантам нельзя упускать из виду, то что мы не систему автоматизируем, а создаем инструмент ДЛЯ ЛЮДЕЙ. Нужно чаще смотреть не со стороны, а ставить себя на место пользователя, видеть их чаяния, их проблемы. Вот в Вашем примере представьте сложный день, навалилось очень много входящих писем. До конца дня Вы не успели зарегистрировать 10 входящих. Вы знаете что завтра будет спокойный день и Вы все прекрасно утром успеете сделать. Пойдете ли Вы с этим вопросом к руководству? Много ли Вы найдете аргументов для увеличения штата? Много ли из этих аргументов руководство примет? Улучшится ли мнение руководства о Вас?

Валентина Писанова 15 мая 2013 г. 22:56  

Поскольку дискуссия перешла в стадию удаления комментариев и использования в качестве аргументов слов и фраз, вырванных из контекста, позволю себе подвести итоги и попросить участников беседы воздержаться от дальнейшего фехтования.

Очевидно, для расстановок точек над i, всё же придётся прибегнуть к дополнительным объяснениям, хоть я и крайне не люблю мериться заслугами.

Мой стаж в делопроизводстве составляет порядка 10 лет. В активе работа в компаниях разного уровня - от небольших частных фирм до крупных корпораций и гос.органов. Доводилось участвовать и в аудитах - не финансовых, а канцелярских. Соответственно я оперирую не только теорией и предположениями, но и практикой.

Что касается выводов:

1. Работа делопроизводителя регламентируется множеством нормативной документации: стандартов, правил, рекомендаций, инструкций, законов. Часть из них носит рекомендательный характер. Часть - обязательный. Подборка нормативной базы, приведённая выше, не является исчерпывающей и окончательной.

2. Регистрация документов "задним" числом не запрещена законодательно, но зарегистрированный таким образом документ при необходимости может быть оспорен, как несоответствующий действительности, подложный, сфальсифицированный, что влечёт за собой как административную, так и уголовную ответственность по вполне конкретным статьям УК РФ. Арбитражная практика по подложным документам наличествует.

3. Выстраивание работы делопроизводителя должно производиться только после глубокого анализа объёма документации, ведущейся в компании, определения перечней регистрируемой и нерегистрируемой документации, закрепления порядка регистрации во внутренних нормативных документах, не противоречащих при этом документам п.1. Если делопроизводитель систематически не справляется с потоком документов - это повод для повторного анализа, пересмотра порядка работы службы делопроизводства, принятия управленческих решений.

4. Любая система, автоматизирующая работу делопроизводителя, является именно инструментом для людей и в ходе её внедрения необходимо находить пути решения возникающих проблем не в лазейках, позволяющих нарушать правила, а в оптимизации автоматизируемой деятельности. Рассмотрим конкретный приведённый пример: единичная ситуация, делопроизводитель к концу дня не успевает зарегистрировать 10 писем, которые должны быть зарегистрированы в день поступления. Александр ничтоже сумняшеся предлагает зарегистрировать данные письма задним числом. При этом помним, что любое расследование по документу "вскроет" фальсификацию в мгновение ока, как правильно отметил Дмитрий. Я же считаю, что именно в данной ситуации хорошо видно преимущество СЭД перед бумажным делопроизводством. Заведение 10 пустых записей, содержащих автоматически проставляемые рег.номер и дату документа, занимает максимум минуту. После чего делопроизводитель может спокойно идти домой. Наутро он в комфортном режиме может дозаполнить записи нужными значениями и с чистой совестью проставить законные рег.номера и даты на бумажных экземплярах полученных документов. Мне кажется, любой аналитик компании, работающей в сфере СЭД, должен щёлкать подобные задачки, как орешки.

Ну и последний вывод. Я искренне придерживаюсь мнения, что все производители и внедренцы СЭД находятся в одной лодке, поэтому "кормить" пользователей опрометчивыми обещаниями и непроверенной информацией рискованно не только для конкретной компании, но и для рынка в целом. Не создавайте неудобств себе и своим же коллегам, даже если они являются Вашими конкурентами. И не используйте непроверенную и неполную информацию. Дьявол - в деталях.

У меня всё. Спасибо.

Михаил Романов 16 мая 2013 г. 08:41  
Регистрация документов "задним" числом не запрещена законодательно, но зарегистрированный таким образом документ при необходимости может быть оспорен, как несоответствующий действительности, подложный, сфальсифицированный, что влечёт за собой как административную, так и уголовную ответственность по вполне конкретным статьям УК РФ

Это предположение, или есть реальные примеры? Я говорю именно о рассматриваемом случае - документах, зарегистрированных задним числом.

Мне кажется, любой аналитик компании, работающей в сфере СЭД, должен щёлкать подобные задачки, как орешки

Любой аналитик также должен указать на то, что в системах, где ведется история изменений записи, будет наличестовать факт правки регистрационной записи после даты регистрации документа.

В части шансов на признание такого документа сфальсифицированным, я не вижу большой разницы с документом, зарегистрированным задним числом.

Валентина Писанова 16 мая 2013 г. 10:00  
Это предположение, или есть реальные примеры? Я говорю именно о рассматриваемом случае - документах, зарегистрированных задним числом.

 Вы принципиально не процитировали до конца? Там написано о том, что практика по вопросу существует. Впрочем предвижу, что Вы начнёте требовать "реальных дел". Пожалуйста.

Любой аналитик также должен указать на то, что в системах, где ведется история изменений записи, будет наличестовать факт правки регистрационной записи после даты регистрации документа. В части шансов на признание такого документа сфальсифицированным, я не вижу большой разницы с документом, зарегистрированным задним числом.

 Жаль, что не видите. Конечно факт правки наличествовать будет, как он наличествует практически во всех регистрационных записях. Напомню, что работа с карточкой ведётся постоянно, а не только в момент регистрации: она меняется в зависимости от местонахождения документа, в зависимости от исполнения по нему, да даже для правки опечаток в полях. И всё это отображается в истории. Более того, чаще всего история не содержит сведений о том - какие именно поля правились в карточке. Но дата регистрации, проставленная на документе и фактическая дата создания регистрационной карточки в системе будут совпадать.

Андрей Подкин 16 мая 2013 г. 10:12  
Впрочем предвижу, что Вы начнёте требовать "реальных дел". Пожалуйста.

Внимательно читаем этот материал. После чего отматываем страницу вверх и читаем комментарий Александра:

Правовые негативные последствия могут быть только по факту подписания документов задним числом.

Все сходится.

 

Валентина Писанова 16 мая 2013 г. 10:22  

В нормативной документации указано, что датой документа является дата его подписания или утверждения. Поэтому подписание задним числом в большинстве случаев автоматически повлечёт за собой регистрацию задним числом.

 

Анастасия Александровна 16 мая 2013 г. 10:40  

В большинстве своем регистрация задним числом производится не из-за работы секретаря, а по указанию руководителя или некомпетентности других сотрудников, которые приняли документы и не передали их на регистрацию

 

 

Комментарии закрыты
Сейчас обсуждают
Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев