В своей практике мне часто приходится сталкиваться со специалистами разного уровня, которые убеждены, что внедрение системы электронного документооборота - это шаг, следующий за введением в компании СМК и сопутствующей ей регламентации бизнес-процессов. «Вот распишем, кто, что и как делает, тогда и будем внедрять,» - практически дословно говорят они.

При этом никто не учитывает того, что работа с бумажными документами и работа с электронными документами – это, как говорится, две большие разницы. Есть реальные примеры, когда после внедрения системы ЭДО уже прописанные бизнес-процессы и технологии приходилось переписывать заново. Работа с электронными носителями и в электронном виде порою требует конкретного переосмысления тех или иных аспектов взаимодействия сотрудников, и понимание этого приходит порой слишком поздно…

В идеале внедрение системы электронного документооборота должно предшествовать регламентации бизнес-процессов предприятия, или, по крайней мере, идти с ним параллельно. В противном случае описывать процессы придется дважды, и, учитывая объективную сложность данного мероприятия, не факт, что такая перспектива будет воспринята «на ура».

Система электронного документооборота позволяет зафиксировать однажды проделанную работу, при этом новые бизнес-процессы будут в ней не только документироваться (например, в виде стандартов предприятия) и отражаться (в виде тех же типовых маршрутов), но и дорабатываться.