Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)

Рекомендации по названию документов

  3 комментариев Добавить в закладки

Документы являются неотъемлемой частью любой компании. Ежедневно их создают, редактируют, ищут, согласуют, подписывают.

За годы работы документов в компании становится очень много. И в них надо как-то ориентироваться.

Приведу несколько советов о том, как лучше называть документы, чтобы по названию была понятна их суть, их легко можно было искать и однозначно идентифицировать.

  1. Основной смысл – в названии. Название должно отражать основной смысл документа и быть понятным любому пользователю.
  2. Уникальное название. У каждого документа есть свои реквизиты. Их включение в название документа делает его уникальным и облегчает поиск.
  3. 50 первых знаков. Основной смысл должен укладываться в 50 первых знаков. Часто название документа обрывается при показе в списках. Например, при отображении результатов поиска документов.
  4. Шаблоны названий для однотипных документов:
    • Название проектных документов должно содержать название проекта, название задачи, смысл документа. Например, «Проект А. Анализ Б. Сводные результаты опроса»;
    • Названия документов, имеющих четкую регистрацию, должны формироваться по единому шаблону. Например, «Договор № <номер> от <дата> с <Наименование организации> <тема>», «Приказ № <номер> от <дата> <тема>».
  5. Нет сокращениям. Не желательно использовать сокращения и аббревиатуры кроме общепринятых.
  6. Первая буква – заглавная. Название документа должно начинаться с заглавной буквы без ведущих пробелов. Это обеспечит корректный сортировку документов в списке, например, внутри папки.

От того, как назвать документ, зависит, насколько удобно будет с ним работать в дальнейшем. Особенно, если через какой-то промежуток времени с документом будет работать не его автор, а другой сотрудник компании.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (3)
Сергей Бушмелев 28 сентября 2014 г. 21:42  
Дарья, на мой взгляд, следовало бы уточнить, что речь идёт об именах файлов или наименованию документов в СЭД. Если мы говорим о формализованных документах, то для них часто законами, подзаконными или локальными актами, а также деловой практикой уже установлены шаблоны названия. Например, Счет-фактура N152 от 24.07.2012, или Договор купли продажи от 8 июня 2005 года.
Андрей Подкин 28 сентября 2014 г. 22:05  
Дарья, на мой взгляд, следовало бы уточнить, что речь идёт об именах файлов или наименованию документов в СЭД.  

Не просто СЭД, а СЭД "Директум". Очевидно же, что Дарья даже не удосужилась посмотреть системы конкурентов, прежде чем делать заявление о 50 символах, например.

 

 

Виктор Золотов 29 сентября 2014 г. 00:55  
Особенно, если через какой-то промежуток времени с документом будет работать не его автор, а другой сотрудник компании.

Тут вот на практике что еще вылазит:

  • номер версии файла полезно в названии иметь;
  • ограничения на длину (SharePoint, например, ограничит длину наименования 255 символами и кириллические символы перекодирует (а значит в 2 раза меньше есть символов), архиваторы, скайпы всякие - туда же;
  • нам вот ценно, что в названии упомянуто имя клиента, а самому клиенту это зачем? Когда один договор отправить - клиенту все равно, а на проекте, когда документооборот большой, клиент уже возмущается и хочет что бы название нашей организации было в названиях (или название проекта), а не его...
 

 

Сейчас обсуждают
Больше комментариев