Сканирование и захват: положение вещей, выгоды, трудности перевода, общие выводы

Аналитик AIIM Ник Геддес (Nick Geddes) подготовил White Papers «Turning Documents into Data - using data capture to improve document processing», где сведена прошлогодняя статистика, касающуюся сканирования и захвата документов, и представлены рассуждения и выводы.

Выделю то, что мне показалось интересным и полезным, представлю пару своих мыслей на тему «белой бумаги».

Как обстояли дела в 2013-ом

Большинство организаций (68%) использовали технологии захвата для создания электронных архивов и включения информации в автоматизированные workflow-процессы. Уровень освоения технологий был у всех разный. Респонденты определяли этот уровень следующим образом:

Если оценивать процент пройденного пути (где цель – избавление от бумаги, а средства – сканирование и захват), распределение организаций выглядело так:

Используя средневзвешенную среднюю, получим, что всем вместе компаниям предстоит пройти еще 83,5% пути.

Иными словами, если опираться на сведенную Ником Геддесом статистику, можно говорить, что потенциал инвестиций в сканирование и распознавание документов, в 4 раза больше текущих средств, вложенных компаниями в захват данных.

В числе топ-5 процессов, автоматизированных с точки зрения захвата данных, были:

●    внутренний HR (затраты, расписания, адаптация) – автоматизирован у 65% организаций;

●    финансы и оплата счетов – у 62%;

●    поддержка и переписка с пользователями – у 61%;

●    специфические направления деятельности – у 61%;

●    договоры и закупки – автоматизированы у 56% организаций.

White Paper также обобщает выгоды, которые компании могут получить от сканирования и захвата документов.

Автоматическая обработка и занесение данных в систему может сократить на 75% скрытые трудозатраты, связанные с ручным вводом данных и прочими подобными процессами.

Исключается человеческий фактор, который подчас приводит к некорректному занесению данных в систему – по итогам автоматизации уровень точности может достигать 99%.

Снижается стоимость обработки на один документ, что приводит к положительному возврату инвестиций (ROI) в автоматизацию захвата.

Доступ к важным данным, автоматически занесенным в ECM- или ERP-систему, ускоряется в разы – процессы, завязанные на документах, занимают часы, а не дни.

Упрощается поиск и повышается прозрачность данных, так как при распознавании в систему автоматически могут заноситься метаданные и реквизиты, а не только содержание документов.

Ускоряется обратная реакция на запросы потребителей. В этом уверены 95% респондентов, распределение их оценок степени ускорения представлено на диаграмме:

Так что же останавливает автоматизацию?

В результате опроса был составлен рейтинг стоп-факторов, которые в 2013 году тормозили прогресс в области сканирования и распознавания. Проценты респондентов, ссылающихся на конкретные трудности, представлены ниже:

Подытоживая

На первый взгляд, компании, игнорирующие возможности автоматизации, упускают явную выгоду. Потенциал рынка софта и харда для сканирования и распознавания документов таков, что предложение на рынке соответствующих продуктов должно стать сверхприбыльным для вендоров.

Тем не менее, только единицы компаний кидаются автоматизировать захват данных. И дело не в близорукости, а в иных приоритетах. За пределами ERP автоматизировать что-либо не верно, если еще в учетной системе не все расставлено по полочкам. Чтобы убедить компании расширять функционал своих систем за их пределами, вендорам нужно предоставлять услуги бизнес-консалтинга, не просто обещать положительный ROI, а выполнять обещания.

Целесообразно изначально автоматизировать только часть процессов, проводя эксперименты внутри самой компании-заказчика. Накапливая опыт бизнес-кейсов, можно уже снимать барьеры и с выгодой для клиента автоматизировать захват.

Если на конец 2013-ого в Штатах пройдено только 20% пути, в России трендом автоматизация захвата станет через 2-3 года.