Безусловно,
поиск документов в системе электронного документооборота (СЭД) дело более
легкое, чем при бумажном документообороте. Но ведь СЭД предоставляет различные
варианты поиска: по реквизитам документа (автору, наименованию, дате создания и
т.п.), по содержимому (полнотекстовый поиск), по размещению в папках и т.д.
Каждый выбирает наиболее удобный ему.
Недавно обратила внимание, что после очередной смены
своего рода деятельности в компании я сменила и способ поиска документов. И я
решила проанализировать: почему, и какие формы поиска наиболее удобны для
сотрудников разных уровней.
Будучи руководителем проекта я, как правило, искала
документы в определенных папках, связанных с данным проектом, или создавала
папки-подборки сама. Количество документов, необходимых для работы на каждом
этапе, как правило, было невелико, и эта технология себя оправдывала. Помогал
также поиск отредактированных сегодня документов.
Когда основными моими функциями стало руководство отделом
внедрения и кураторство нескольких проектов, то поиск я преимущественно вела по
названиям и авторам документов. Документы в этом случае носили типовые названия
(проекты внедрения, протоколы и т.п.) и относились к конкретной организации, а
потому легко по этим признакам идентифицировались. Также к большому числу
документов обращение велось по вложениям в задачи (документы присылались на
согласование).
В данный момент, занимаясь внутренними технологиями, я
почти полностью перешла на поиск документов по папкам. Связано это, видимо, с
тем, что спектр документов, с которыми приходится работать, стал очень широк,
но зато одной из моих функций стало упорядочивание работы СЭД. Запомнить автора
и название документа часто просто не предоставляется возможным, зато, как
правило, четко видится «направление» в котором нужно искать, а направления как
раз по папкам и отслеживаются. Ну и вложения в задачи (при согласовании
документов) тоже остались в «фаворитах».
Наблюдая за работой других сотрудников, могу продолжить
эту цепочку.
Для рядовых и особенно новых сотрудников наиболее удобный
формат поиска документов через документ-навигатор с гиперссылками по тексту на
вспомогательные материалы. Они также часто создают себе личные папки с
полезными «ссылками».
Для сотрудников отдела продаж и маркетинга наиболее удобны
поиск документов, связанных с конкретной организацией, а также использование
типовых шаблонов документов.
Для высшего руководства документы уходят как бы на второй
план, на первый выходит работа с людьми, т.е. с заданиями и документами, вложенными
в них. Поиск по папкам и даже по наименованиям документов на этом уровне
достаточно затруднителен, т.к. объем и разнородность информации очень велика.
А какими методами поиска
пользуетесь вы?