Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Основы электронного документооборота

Скажи, как ты ищешь документ, и я скажу, кто ты

  8 комментариев Добавить в закладки

Поиск документа. DIRECTUM-Journal.ruБезусловно, поиск документов в системе электронного документооборота (СЭД) дело более легкое, чем при бумажном документообороте. Но ведь СЭД предоставляет различные варианты поиска: по реквизитам документа (автору, наименованию, дате создания и т.п.), по содержимому (полнотекстовый поиск), по размещению в папках и т.д. Каждый выбирает наиболее удобный ему.

Недавно обратила внимание, что после очередной смены своего рода деятельности в компании я сменила и способ поиска документов. И я решила проанализировать: почему, и какие формы поиска наиболее удобны для сотрудников разных уровней.

Будучи руководителем проекта я, как правило, искала документы в определенных папках, связанных с данным проектом, или создавала папки-подборки сама. Количество документов, необходимых для работы на каждом этапе, как правило, было невелико, и эта технология себя оправдывала. Помогал также поиск отредактированных сегодня документов.

Когда основными моими функциями стало руководство отделом внедрения и кураторство нескольких проектов, то поиск я преимущественно вела по названиям и авторам документов. Документы в этом случае носили типовые названия (проекты внедрения, протоколы и т.п.) и относились к конкретной организации, а потому легко по этим признакам идентифицировались. Также к большому числу документов обращение велось по вложениям в задачи (документы присылались на согласование).

В данный момент, занимаясь внутренними технологиями, я почти полностью перешла на поиск документов по папкам. Связано это, видимо, с тем, что спектр документов, с которыми приходится работать, стал очень широк, но зато одной из моих функций стало упорядочивание работы СЭД. Запомнить автора и название документа часто просто не предоставляется возможным, зато, как правило, четко видится «направление» в котором нужно искать, а направления как раз по папкам и отслеживаются. Ну и вложения в задачи (при согласовании документов) тоже остались в «фаворитах».

Наблюдая за работой других сотрудников, могу продолжить эту цепочку.

Для рядовых и особенно новых сотрудников наиболее удобный формат поиска документов через документ-навигатор с гиперссылками по тексту на вспомогательные материалы. Они также часто создают себе личные папки с полезными «ссылками».

Для сотрудников отдела продаж и маркетинга наиболее удобны поиск документов, связанных с конкретной организацией, а также использование типовых шаблонов документов.

Для высшего руководства документы уходят как бы на второй план, на первый выходит работа с людьми, т.е. с заданиями и документами, вложенными в них. Поиск по папкам и даже по наименованиям документов на этом уровне достаточно затруднителен, т.к. объем и разнородность информации очень велика.

 

А какими методами поиска пользуетесь вы?

 

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (8)
Иван Серёдкин 23 января 2007 г. 14:00  

Лично я пользуюсь поиском документов по реквезитам, а именно по названию документа.

Безусловно "поиск документов через документ-навигатор с гиперссылками по тексту на вспомогательные материалы" очень удобен, но я сомневаюсь, что гиперссылки в тексте относятся к поиску.

Михаил Данилов 23 января 2007 г. 14:23  

Использую поиск по наименованию (части наименования), полнотекстовый поиск.

Евгений Кочуров 23 января 2007 г. 14:32  

Как программисту, мне чаще всего требуется доступ 1) к документации по ведомым проектам и 2) технологическим документам (стандартам, инструкциям и т.п.).

К документации по проектам проще обратиться через дерево папок, т.к. круг искомых документов расположен достаточно компактно. На время активной работы по проекту, ссылка на него помещается в избранное.

Технологические же документы, как правило, ищу по наименованию, поскольку они известны чуть ли не наизусть.

Еще помогает в избранном небольшая "свалка" разнородных документов, к которым идет наиболее частое обращение. Хоть таких документов и немного, близкое расположеие к корню дерева папок экономит несколько кликов за одно обращение. Мелочь, а приятно:)

Артем Старыгин 23 января 2007 г. 14:33  

Такая модная штука как поиск по тексту даже не упоминается, из чего можно сделать вывод, что в корпоративной среде при наличии внедренной СЭД поисковики типа One box от google не будут иметь популярности? Или все таки нужны корпоративные поисковые системы http://compress.ru/Archive/CP/2006/9/8/ вот в чем вопрос?

Дамир Галимов 25 января 2007 г. 13:17  

Чаще всего документы нахожу по папкам. Когда совсем не помню где этот документ встречался, то по наименованию. Когда и по нему ничего не находится, то ищу по тексту.

Бывают, конечно и специфические задачи, когда нужно искать по дате изменения, по ИД, по автору, но это уже редкость

Евгений Кочуров 26 января 2007 г. 10:02  

Корпоративные поисковые системы выходят за рамки СЭД, они скорее решают проблему поиска при наличии разнородных источников неструктурированной информации. На мой взгляд, в таких системах есть смысл для предприятий, имеющих существенный поток полезной информации вне СЭД. А это, как минимум, учетные системы, корпоративные сайты, файловые архивы, электронная почта, ICQ, ... Далеко не всегда и не все данные из перечисленных источников дублируются в СЭД.

Кстати, тема единого поиска по всем имеющимся информационным ресурсам организации тоже интересна. Может быть, рассмотрим ее поподробнее? Как видно из вышесказанного, наличие СЭД необязательно должно решить все вопросы, связанные с поиском.

С другой стороны, какова отдача от корпоративной поисковой системы? Если каждый отдельно взятый информационный ресурс обладает своими средствами поиска, достаточными для большинства пользователей в большинстве случаев, то, надо полагать, в «глобальном» поиске потребность будет возникать редко. А в сочетании со стоимостью владения продукта, экономический эффект весьма не очевиден.

Дмитрий Коротаев 26 января 2007 г. 12:46  

В последнее время заметил за собой, что ищу по тому, кто изменял (обращался) к документу за определенный промежуток времени.

Еще заметил, что активно пользуют гиперссылками на результаты поиска (например, на www.DIRECTUM-Journal.ru - все материалы по ЭЦП). Удобная вещь - гиперссылка постоянная, а возвращаемый контент - актуальный условию.

Илья Киров 26 января 2007 г. 13:04  
С точки зрения пользователя и админа корпоративной СЭД скажу:
Варианты поиска зависят от того, что ищут. Поэтому с изменением статуса (должности и профессии) пользователя применяются различные варианты поиска.
1) Секретари ищут - письма (вх. и исх.), приказы, служебки. Поэтому используют поиск по корреспонденту (организации), номеру/дате и наименованию/примечанию - так как вспоминают только эти данные о документах которые они вводили (причем только свои). Если им вдруг (боже упаси) понадобиться найти "чужой" документ, то в ход идут "дополнительные" методы поиска - по папкам в которых мог оказаться документ, автору, а также с превлечением "профессиональных поисковых систем", т.е. сотрудников отдела ИТ ("мне тут надо найти документ, я не помню от кого он пришел, но я отправляла его туда-то").
2) Начальники - ищут теже письма, регламенты, проекты. Применяют методы почти такиеже как секретари, но более скромно - по наименованию, дате, автору, реже по корреспонденту. В случае затруднений обращаются всё в тот же отдел ИТ за помощью.
3) Менеджеры и финансисты - ищут письма, заявки, документы по договорам. Ищут по наименованию, корреспонденту, номеру договора.
4) Службы обеспечения деятельности и рядовые пользователи (не контактирующие с внешним миром - бухгалтерия и конечно же программисты) - ищут то, что попросят или какие-либо ими же созданные документы. Ищут редко, т.к. им обычно всё присылают в задачах или почтой. Дополнительно, программисты занимаются "ссылочным поиском", это когда надо найти документы с критерием "отправляла в какой-то задаче", "вчера пришел с филиала", "куда-то делся из этой папки", "их пришло два документа, один вижу, а другой нет".

Мои выводы:
люди редко пользуются полнотекстовым поиском, технически слабые пользователи используют других для поиска важного документа, нужен поиск по контексту в котором использовался/находится документ (задача, люди, папки, отметки).
Сейчас обсуждают
Больше комментариев