Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Workflow и управление бизнес-процессами

Стили работы с объектами Workflow

  7 комментариев Добавить в закладки

Большое количество входящих заданийВсе мы ежедневно выдаем поручения и получаем задания. Выданные ранее поручения необходимо проконтролировать, а про задания не забыть и выполнить их в срок. От этого напрямую зависит успешная деятельность любой организации. Неоценимую помощь в этом оказывает автоматизация бизнес-процессов предприятия и взаимодействия сотрудников, но и здесь появляются свои трудности. Количество входящих заданий и исходящих задач иногда (а у руководителей высокого уровня не иногда, а всегда) становится слишком большим для того, чтобы ничего не упустить. И вот здесь возможны варианты.

Я в своей работе создаю подпапки, по которым сортирую входящие задания. Условно все задания я поделил на несколько категорий:

●     задания, которые требуют тщательного обдумывания и не требуют срочного выполнения;

●     задания, выполнить которые не сложно, но работа по ним рутинная и не срочная, однако требует отвлечения от выполнения более приоритетных задач, поэтому лучше накопить пару десятков подобных заданий и потом все сразу выполнить;

●     задания, которые переданы на исполнение другим;

●     задания, требующие от меня контроля правильности исполнения ранее выданных мной поручений;

Папка «Входящие» - это по сути все остальное. При этом исходящие задачи я никак не сортирую и уповаю только на механизм напоминания о приближающемся сроке контроля исполнения. Также у меня нет четких критериев работы с уведомлениями.

А ведь есть еще механизмы: пользовательские статусы (отметки к исполнению), различные стили отображения прочитанных и непрочитанных заданий, сортировки, группировки и т.д. Какой стиль работы у Вас?

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (7)
Елена Питомцева 01 февраля 2007 г. 09:09  

Часто пользуюсь фильтром по инициатору. Человек для меня связан с некотороым направлением работы.

Елена Истомина 01 февраля 2007 г. 09:27  

Раскладывание заданий, которые нужно выполнять, по папкам приводит на мой взгляд только к затруднению работы, т.к. приходится "ходить" по разным папкам, в результате в папку с несрочными заданиями можно вообще не дойти :). Поэтому я использую только 2 подпапки во "Входящих": "Переданные от меня" (т.е. к ним надо будет вернуться при приемке подзадачи) и "Отложенные" (это уж совсем не обязательные или уведомления, которые хочется проконтролировать). "Исходящие" тоже не сортирую, опираюсь на напоминания.

 

Алексей Язынин 01 февраля 2007 г. 09:28  

Подсмотрел у одного из сотрудников в первые дни работы такой удобный способ и сам пользуюсь: группировка заданий по состоянию. Помогает, как минимум, сделать так, чтобы выполненные задания не мешали видеть то, что еще находится в работе. Когда появляется много заданий по одному направлению - делаю для них отдельную папку.

Елена Истомина 01 февраля 2007 г. 09:38  

Самая распространенная ошибка новичков! Из папки "Входящие" надо удалять выполненные задания. Влияет как на скорость открытия папки так и на поиск невыполненных заданий.

Артем Старыгин 01 февраля 2007 г. 10:09  
Долгоиграющие в подпапки, но они получаются очень-очень долгоиграющие :) тудаже, то чем хочется наслаждаться периодически перечитывая :) Все остальное выполнять быстро и удалять с глаз долой, чтобы не тормозило и всех учить этому. Что не получается быстро, но надо, болтается во Входящих, глаза мозолит, такое обычно влазит на 1 экран. Кстати угадайте с 3 раз как повлияет на работу остальных пользователей, то что сервер будет постянно передавать Вам кучу Ваших выполненных заданий?
Алексей Язынин 01 февраля 2007 г. 10:15  

Абсолютно согласен с тем что выполненные задания надо удалять. Но мне удобнее делать это не в процессе работы, а в конце рабочего дня или когда есть свобоное время. Выделяю разом все выполненные и удаляю.

Елена Истомина 01 февраля 2007 г. 10:29  
"болтается во Входящих, глаза мозолит, такое обычно влазит на 1 экран". Счастливый человек, Входящие на экран влазят...
Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев