Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Взаимодействие и групповая работа

Такой нужный Workflow. Взаимодействие людей

  8 комментариев Добавить в закладки

Взаимодействие людейЛюди решают все. А потому эффективное взаимодействие людей - это важный фактор успешной деятельности предприятия. Поэтому любой руководитель должен быть заинтересован в повышении процессов взаимодействия своих сотрудников между собой.

Попробуем разобраться, из чего же складывается эффективное общение. Естественно есть множество курсов и тренингов эффективного общения, где Вас научат самым разным приемам, от того, как держать руки при разговоре до списка «правильных» слов и НЛП. Но, во-первых, таким знаниям не будет обучаться каждый сотрудник, а во-вторых, это больше относится к серьезным деловым переговорам, где важно выйти победителем из ситуации, чем к повседневному общению коллег, в ходе которого важно решить общие задачи. Поэтому мы будем рассматривать вопрос повышения эффективности взаимодействия с точки зрения минимальных усилий со стороны сотрудников. Итак, для продуктивного взаимодействия важно следующее:

●     единожды сказанное должно быть услышано и не требовать повторения;

●     любые работы или поручения не должны быть забыты;

●     любые работы или поручения не должны быть «спущены на тормозах», т.е. должны быть проконтролированы;

●     подключение новых людей к обсуждению должно происходить максимально быстро;

●     должна быть возможность быстрого возвращения к результатам любого обсуждения спустя даже продолжительное время;

●     каждый должен участвовать в обсуждении тогда когда ему это удобно, а не тогда, когда удобно всем остальным;

Список можно продолжать долго и каждый и Вас может легко это сделать. Достаточно вспомнить ситуации, когда вопрос надо обсудить с человеком, находящимся в отъезде, когда вместо ответственного за принятие решения нужно добиться ответа от замещающего, а он «не в курсе» и т.д.

Со всеми этими проблемами взаимодействия все сталкиваются ежедневно и многие считают, что бороться с этим нельзя. Можно! И нужно! Многие эти проблемы решаются или хотя бы становятся менее острыми при наличии на предприятии системы, содержащей в себе Workflow. Судите сами:

●     все Ваши мысли зафиксированы в текстовом виде и при необходимости могут быть прочтены собеседниками многократно, до полного понимания, при этом Вас не будут отвлекать просьбами повторить сказанное;

●     если Вам пришло письменное электронное поручение, то не получится про него забыть (нарочно или случайно) – оно будет напоминать о себе, всячески показывая, что срок его исполнения приближается;

●     инициатор поручения всегда будет оповещен о завершении работ (всех или части) исполнителями и будет иметь возможность проконтролировать результат (конечный или промежуточный);

●     любой новый участник обсуждения сможет прочитать всю предыдущую переписку по вопросу и понять суть дела;

●     зафиксированное обсуждение вопроса хранится в системе и может быть в любой момент найдено и прочитано;

●     после получения поручения или вопроса Вы можете ответить на него тогда, когда появится свободное время или когда закончите уже начатую работу, а не тогда когда Вам задали вопрос.

Естественно у Workflow есть и свои недостатки, в частности тот, о котором писала Елена Истомина, но плюсов все-таки значительно больше. Я не призываю полностью переходить на виртуальное общение и совсем отказаться от личных устных бесед и совещаний, но во-первых, устно общаться нужно тогда, когда это удобно, а не тогда, когда нет другой альтернативы, а во-вторых, совещание является очень продуктивным способом взаимодействия, но только при хорошей предварительной работе, которая должна производиться заочно.

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (8)
Фатхуллин Рустем 23 июня 2007 г. 14:48  

После превой публикации у меня было непреодолимое желание прочитать продолжение по данной тематике, слишком красиво, понятно и увлекательно писал автор. А этот материал заставил уже задуматься насколько в тех или иных ситуация стоит пользоваться средствами Workfkow. И вот к чему  я пришел.

Конечно есть вопросы в процессе работы, которые проще и доступнее решить другими средствами, например, звонок по телефону или личное общение, я думаю многие именно так и делают. Что касается определенных регламентов и безнес процессов, то их безусловно необходимо решать средствами Workflow. А вот то, про что писал автор, что можно обсудить в удобное для себя время и нет четких сроков по решению данного вопроса - это возможно всего лишь мысли, которыми ты хочешь поделиться со своими колегами либо получить мнение других по данному вопросу. В данном случае Workflow просто не заменим, возможно твое предложение в последствии будет реализованно или ты можешь предложить другим обратить внимание на вопросы, которые они не замечают и т.п. Таким образом мы получаем срество не просто взаимодействия между сотрудниками, а нечто большое - это средство коллективного мышления, которое позволяет объеденить в одно целое всех участников процесса. 

Виктор Вагин 25 июня 2007 г. 07:49  
А в чём различие между Workflow и обычными системами типа IssueTracking?
из-за чего весь огород?


Михаил Романов 25 июня 2007 г. 10:37  
>А в чём различие между Workflow и обычными системами типа IssueTracking?
>из-за чего весь огород?

Это разноплановые понятия.

Issue Tracking - это система для фиксации и отслеживания работ по проекту. Она может и не иметь развитой системы управления потоками работ (если у Вас все процессы 1-2-х ходовые, т.е. например, если у Вас нет длинной цепочки согласования какие изменения принимаются, а какие нет, а все решает, скажем, руководитель проекта, то зачем Вам лишний функционал?).

Workflow-же - это всего лишь механизм передачи работ (маршрутизация) и контроля за их исполнением. Причем контроль зачастую сводится к невозможности зафиксировать свою часть работ, до выполнения некоторых условий. ИдеяWorkflow очень удобна в системах документооборота, где процессы обычно включают большое количество исполнителей и довольно замысловатые условия на передачу работ далее по маршруту, однако никто не говорит, что ее нельзя использовать где-то еще.
Михаил Романов 25 июня 2007 г. 10:49  
2Дамир Галимов: А при чем здесь Workflow? Все перечисленное не имеет к Workflow никакого отношения, и решается совсем не ее механизмами.

Workflow - это система организации процесса работы, когда каждый участник получает задание на свою часть работ в заданное время или при выполнении условия (например, в простейшем варианте: все предыдущие участники, уже выполнили свою часть работы). Плюс, workflow обычно предполагает возможность выполнения части работ в автоматическом режиме (обычно после этого такие системы начинают относить к классу BPM, но мне кажется это просто игра терминами - принципиальной разницы нет).

Фиксация же мыслей и знаний, это задача или корпоративной системы знаний, или системы коллективной работы (это может быть и система управления проектами). А напоминание о невыполненном поручении или уведомление об исполнении прямого отношения к Workflow не имеет. Да, конечно, многие Human Workflow-системы имеют такой функционал, но прямого отношения к передаче работ он не имеет.
Виктор Вагин 25 июня 2007 г. 11:04  
> Это разноплановые понятия.

замечательно.
но вот в корневом описании ничего про этот разный план не написано
так что описанию удовлетворяет обычный Issue Tracking

хотелось бы всё таки описание какой нибудь "живой" системы, которой нужна реально маршрутизация и произвольные (настраиваемые пользователями) типовые маршруты а не простой IssueTracking

Дамир Галимов 25 июня 2007 г. 11:05  

Спасибо за Ваши комментарии, Виктор и Михаил. Постараюсь на них ответить по порядку.
Виктор, системы Issue Tracking, по сути, вышли из систем Bug Tracking и имеют определенную направленность: управление проектами разработки ПО. Workflow - это механизм позволяющий строить подобные системы. Системы Issue Tracking могут строиться и не на Workflow-движке или на его сильно упрощенной модели.
Виктор и Михаил, в данной записи блога описывается лишь одно из преимуществ Workflow. В продолжение темы будут описаны и другие. А ведь и сам Workflow в свою очередь является лишь частью ECM-систем. Поэтому здесь мы и говорим о Workflow в целом, а не просто о системах, позволяющих выдавать поручения и контролировать их исполнение.
Михаил, Workflow здесь рассматривается как раз как часть корпоративной ECM системы. Я умышленно старался избегать термина "Workflow-система", применяя вместо него более длинный "система, содержащая в себе Workflow". Задание, лежащее в папке "Входящие", тоже своего рода напоминание. Поэтому все описанное выше все-таки имеет прямое отношение к Workflow, содержащимся в ECM-системах.

 

Сергей Бушмелев 26 июня 2007 г. 09:30  
Дамир, все же я считаю, что с данными задачами можнт справиться только четкая регламентация деятельности трудового коллектива. Речь идет о создании локальных правовых норм, подкрепленных "чувствительными" санкциями. Электронное поручение может сколько угодно болтаться во входящих, если за его невыполнение "ничего не будет". Но если невыполнения поручения будет грозить лишением премии или хотя бы вызовом "на ковер" - это уже будет стимулом заглянуть в папку "Входящие". Разумеетя, по мере движения человеческого общества по спирали эволюции роль морали, как регулятора общественных отношений будет возрастать (при коммунизме мораль вообще должна была остаться единственным общественным регулятором), но пока право (как свод правил поведения, подкрепленных санкциями) крепко держит свои позиции.
Workflow является лишь текущей моделью трудового процесса, при помощи которой можно огранизовывать раздачу поручений и контролировать их исполнение. Разные методы работы требуют разных бизнес-моделей, и вместе с появлением новых способов организации труда (а иногда и более глубокого осознания привычных способов) появляются их "математические" модели. Отсюда и все многообразие подходов (Project Management, Workflow, IssueTracking, BugTracking, Collaboration tools, Wiki). Но все эти методы будут мертвы, если сказанное слово не будет подкрепляться делом... это я опять возвращаюсь к регламентам, правилам, кнутам и пряникам :)
Дамир Галимов 26 июня 2007 г. 10:42  

Абсолютно с Вами согласен, Сергей. Я описываю лишь инструмент, помогающий в решении описанных задач, а не решающий все эти задачи самостоятельно.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев