Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Общие вопросы ресурса

Управление ненужной информацией

  6 комментариев Добавить в закладки

Мы не заметили, как плавно подошли к тому моменту, когда уже не можем переваривать всю выливающуюся на нас информацию. С одной стороны, мы тратим больше времени на поиск информации, с другой стороны, придумываем, как бы избавиться от лишней. Причем это происходит в личной и корпоративной сфере. В своих уютных профилях в соцсетях мы стараемся избавиться о потока репостов условно-бесполезной информации (рецептов, советов по воспитанию детей, цитат, красиво оформленных "глубокомысленных" изречений, фотографий котиков), в общем, всего "вторяка". Нас интересует только первичная информация от наших друзей, их фото, сообщения и т.п.

Так же и в корпоративной сфере. Развивая направление SMM (Social Media Marketing), мы подписываемся на массу рассылок, твит-лент в надежде увеличить нашу собственную аудиторию. И потом разгребаем эти завалы, пытаясь найти частички полезной информации.

Мы уже не в состоянии хранить всю информацию. Если в более формализованных областях, например, Records Management, уже работает процедура экспертизы ценности информации, то в менее формализованных областях (Document Management, Knowledge Mamagement) эта задача решается сложнее. Так как у такой информации меньше формальных признаков устаревания, и вся тяжесть оценки лежится на плечи мозг эксперта. Большой объем накопленных документов и знаний не всегда подразумевает больший опыт и бОльшую пользу. Кроме накладных издержек, устаревшая информация может быть причиной вынесения неверных решений.

Но, вычищая френд-ленту от репостов , мы можем вычистить и просьбы о помощи, и действительно интересный рецепт, и действительно умную цитату. А удаляя устаревшие документы и знания, можем потерять и источник принятия того или иного решения в прошлом.

Все же управление информацией, и личной, и корпоративной - это искусство. Искусство не хранить ненужную и устаревшую информацию, и не удалить (уничтожить) документы и знания, которые согласно формальным признакам должны быть удалены, но на практике представляют ценность.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (6)
Ирина Андронова 27 сентября 2013 г. 15:06  

Сергей, Вы рассматриваете непосредственно мозг и возможности фильтрации информации самим человеком...А на своем опыте Вы никогда не ловили себя на рефлекторно-работающей способности поверхностно пробегать по тем или иным лентам новостей и на автомате вытаскивать из них именно то,что Вам нужно? И ведь информация выхватывается по абсолютно разному критерию - будь то тематика вопроса, касающегося работы, либо же просто интересующая Вас область.

По аналогии с большим количеством накопленных знаний...Конечно знания опыт не заменят, но всё,что мы изучали и изучаем может пригодиться. Если мозг заточен на структуризацию поступающей информации,то мы даже не сможем отследить момент её "вытаскивания" в нужным момент. Тогда уже суть проблемы перетекает именно в умении структурировать знания,а не отбрасывать ненужное. Даже в случае косвенно ненужного знания- основываясь на нем можно сделать что-то новое.

 

Владимир Поляков 28 сентября 2013 г. 19:02  

Само понятие ДОКУМЕНТООБОРОТ не точно и возможно устарело...
В любом документе нас интересует смысл, а его содержание вторично.
Именно смыслы формируют базу ЗНАНИЙ.
Современный документ всё чаще формируется/ генерируется автоматически и ЗАПИСИ определяют его смысл.
Для формирования и поддержки решения (любого решения) необходимо понимание ситуации, ЧТО ПРОИСХОДИТ,
и ЛПР некогда вычитывать целиком для визирования.

Вычиткой документа должны 1-й и 2-й уровни, 3-й уровень представляет запись в единое хранилище, которое и должно отображаться на карте решений, первоисточник (первичка) доступна по требованию.
Информация нужна в сжатом кратком понятном однозначном виде.

Мы занимаемся видеоаналитикой и пришли к этому давно... Пересмотреть весь архив невозможно!
1. А вытаскивать нужное можете только Вы и СПЕЦИАЛИСТы, а этому не научить, приходит с опытом...
2. Выбранная из потока информация субъективна и именно по этому не объективна, нужна ещё экспертная группа и политика поддержки решения.
Поэтому сегодня только тома макулатуры, которые никто не читает! Возможно даже, что за них платят, но...

 

Сергей Бушмелев 29 сентября 2013 г. 23:17  

Ирина, Вы прекрасно описали работу одного человека. Представьте, что знания собирали десятки или сотни человек в течении нескольких лет. Некоторые уже не работают в организации. Собранные материалы покрывают самые разные области: разработка ПО, маркетинг, аналитика. Права на документы есть не у всех пользователей, и нельзя однозначно утверждать, что у маркетолог есть права на знания о маркетинге, у разработчиков - о разработке и т.п. Как и кто должен производить ревизию базы документов-знаний? 

Сергей Бушмелев 29 сентября 2013 г. 23:20  

Владимир, спасибо за емкий и меткий комментарий! Думаю, Вы правильно поняли мою мысль!

Ирина Андронова 03 октября 2013 г. 12:50  

Сергей,так может квалифицированные специалисты предприятия,отвечающие за конкретные функции? (я думаю, ясна мысль,что разработчик за разработку и тд). Ведь только работники данного предприятия/производства/фирмы знают все тонкости их схемы работы, почему работает именно так,а не иначе и только они могут должным образом фильтровать всю накопленную информацию для предоставления её тем же самым новым сотрудникам. Можно заточить под этот отбор что-то автоматизированнное...но какие критерии отбора и на основании чего они будут...это, на мой взгляд, слишком глобально.

Сергей Бушмелев 03 октября 2013 г. 14:23  
Можно заточить под этот отбор что-то автоматизированнное...но какие критерии отбора и на основании чего они будут...это, на мой взгляд, слишком глобально.

 Думаю, что и без элементов искусственного интеллекта, основываясь только на анализе истории документа и назначенным правам, можно отобрать кандидатов на удаление. Автоматика будет помогать отбирать документы, но решения принимать будет человек. Возможно, это будет какой-нибудь продвинутый администратор ECM-системы, либо выделится новая должность, например, "knowledge manager" :)

 

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев