Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Успешное внедрение СЭД: очевидные принципы и неочевидные подходы

  5 комментариев Добавить в закладки

План, что и говорить, был превосходный; простой и ясный, лучше не придумать.
Недостаток у него был только один:
было совершенно неизвестно, как привести его в исполнение.

Л. Кэррол «Алиса в стране чудес».

Материалы по теме, опубликованные ранее

Слагаемые успешного внедрения

Рецепты эффективного внедрения СЭД: мнения ведущих интеграторов

Успешный пилотный проект внедрения СЭД.

Принципам и критериям успешных проектов внедрения СЭД посвящено немало статей. Казалось бы, всё уже давно известно, но тем не менее далеко не все проекты признаются успешными, а мы продолжаем наступать на одни и те же грабли.

Как выстроить процесс автоматизации, чтобы проект внедрения был признан успешным? Кто должен взять на себя ведущую роль в выполнении работ? Неужели за столько лет ИТ-технологии успели сделать скачок, а технологии внедрения нет?

Сегодня мы рассмотрим некоторые новые подходы, разработанные на основе опыта компании DIRECTUM, традиционных методик внедрения, требований экономики, технологий разработки и управления проектами.

 

Априори успешным можно назвать внедрение, в результате которого достигнуты поставленные цели. Для одних проектов цели могут быть изложены в традиционных методологиях, например, PMBoK, и успешность будет оцениваться как соблюдение рамок проекта: время – стоимость – содержание. Для других успешность может оцениваться в степени удовлетворенности заказчика результатами проекта. Проект может не укладываться в традиционные рамки, но если для исполнителя основным является желание заказчика продолжать сотрудничество по развитию СЭД – это успех.

Успешное внедрение может совмещать предыдущие подходы и быть синонимом баланса финансовой успешности, удовлетворенности заказчика и перспектив дальнейшего развития внедренной системы.

На каждом конкретном проекте внедрения заказчик и исполнитель определяют для себя, ЧТО же они хотят получить в итоге. Поставленная цель, в свою очередь, будет определять дальнейшие средства и способы ее достижения.

Принципы

Каждый из подходов оценки успешности проекта базируется на некоторых принципах, которые позволяют достичь поставленной цели. Перечислим наиболее распространенные принципы успешности проектов внедрения:

1.   Активное участие руководства заказчика. Своевременное решение организационных вопросов, выделение ресурсов, а также влияние на руководителей среднего звена и сотрудников, которые сопротивляются внедрению СЭД, положительно отражается на ходе проекта и на достижении поставленных целей.

2.   Соблюдение четких целей и этапов проекта. Следование этому принципу помогает оставаться в рамках проекта – выдерживать сроки и укладываться в бюджет.

3.   Опора на ключевых пользователей.  При оптимизации необходимо всегда учитывать интересы тех, кто будет вплотную работать в СЭД. Только «продав» им систему, найдя разумный компромисс между тем, как работало прежде и тем, как будет работать сейчас, можно быть уверенным, что СЭД не «заглохнет» после завершения проекта внедрения, а станет удобным рабочим инструментом.

4.   Опора на специалистов предприятия. Принцип созвучен с предыдущим, но здесь акцент делается на техническую и методологическую поддержку СЭД. Сотрудники заказчика должны активно привлекаться к работам и четко понимать, что после окончания проекта и ухода исполнителей все вопросы по развитию и поддержке системы придется решать им.

5.   Документирование. Все, что может повлиять на ход процесса внедрения, необходимо документировать. Документы выступают подтверждением достигнутых ранее договоренностей и своеобразной подстраховкой и для исполнителя, и для заказчика. Чем детальнее и грамотнее подготовлены все проектные документы, тем меньше рисков, что одна и та же формулировка вызовет разночтения у заказчика и исполнителя.

6.   Разумная адаптация. При внедрении СЭД не нужно стремиться к полному «подстраиванию» существующих процессов предприятия к внедряемой системе, равно как и не нужно полностью «подстраивать» систему по бизнес-процессы заказчика. Необходимо применять лучшие практики в сочетании со сложившимися традициями и регламентами работы заказчика.

Чем больше мы учитываем при внедрении СЭД описанные выше принципы, тем меньше риски того, что проект завершится неудачей, и больше шансов достичь поставленной в начале проекта цели.

Подходы

Принципы принципами, но не стоит забывать о тех, кто эти принципы будет воплощать в жизнь. Результат внедрения СЭД во многом зависит от команды внедрения – ее опыта и квалификации, а также от обстановки на предприятии заказчика.

В зависимости от степени участия исполнителя можно выделить следующие варианты внедрения:

1.   Максимальное внедрение;

2.   Итерационное внедрение;

3.   Сокращенное внедрение;

4.   Поддержка внедрения;

5.   Самостоятельное внедрение.

Выбор варианта внедрения зависит от:

●    бюджета, который планируется потратить на внедрение СЭД;

●    количества пользователей, которые будут работать в системе;

●    необходимости уложиться в определенные сроки;

●    наличия/отсутствия большого количества требований, которые влекут за собой значительную модификацию стандартного функционала системы;

●    наличия ИТ-специалистов, которые смогут принимать активное участие во внедрении и дальнейшем сопровождении СЭД;

●    готовности вносить изменения в существующие бизнес-процессы.

При выборе варианта внедрения необходимо учитывать преимущества и недостатки каждого варианта, так как от грамотного выбора будет в конечном итоге зависеть и успешность проекта.

Максимальное внедрение

При максимальном внедрении большая часть работ выполняется специалистами исполнителя. Все работы на проекте выполняются поэтапно: исследование, проектирование, модификации, тестирование, опытно-промышленная эксплуатация (далее ОПЭ). Требования к результату определяются в начале проекта, а сам результат предоставляется заказчику в конце проекта.

Преимущества

Риски

Максимум требований будет учтено до начала тестирования и ОПЭ, и в результате проекта бизнес-процессы будут оптимизированы с учетом пожеланий заинтересованных лиц.

Продолжительный проект, охватывающий большую часть бизнес-процессов, может вызвать сопротивление большого количества пользователей, вынужденных работать в другом формате.

Максимальное участие исполнителя будет способствовать соблюдению сроков и объемов работ; а также обеспечит больший контроль за ходом работ.

Длительность проекта внедрения отдаляет по времени результат и эффект от использования системой.

Автоматизация большого количества бизнес-процессов и вовлечение большего количества пользователей дает возможность получить наибольший эффект от использования системы.

Высокая стоимость проекта внедрения.

Более простое и низкое по стоимости дальнейшее сопровождение за счет наличия детальной документации.

 

Это традиционный способ внедрения. И если заказчик планирует автоматизировать большое количество бизнес-процессов, в которых задействовано значительное количество пользователей, процессы организации уникальны и допускается лишь их незначительная адаптация, а также отсутствуют ИТ-специалисты, которые могли бы взять на себя внедрение системы, то максимальное внедрение один из самых оптимальных вариантов.

Итерационное внедрение

Итерационное внедрение – большая часть работ также выполняется специалистами исполнителя. Применяется итерационный метод, основанный на принципах Agile и Scrum, работы на проекте выполняются циклично, короткими итерациями. Результат предоставляется заказчику частями после каждой итерации, что позволяет быстро реагировать на изменение требований.

Преимущества

Риски

Максимум требований будет учтено до начала тестирования и ОПЭ, и в результате проекта бизнес-процессы будут оптимизированы с учетом пожеланий заинтересованных лиц.

Отсутствует полностью готовое решение, результат достигается частями. Заказчик должен быть готов принимать результат по функциональным блокам.

Максимальное участие исполнителя будет способствовать соблюдению сроков и объемов работ; а также обеспечит больший контроль за ходом работ.

Высокая стоимость проекта внедрения

Автоматизация большого количества бизнес-процессов и вовлечение большего количества пользователей дает возможность получить наибольший эффект от использования системы.

 

Возможность снизить сопротивление большого количества пользователей, вынужденных работать в другом формате.

 

Возможность в более короткие сроки получить результат и эффект от использования системы (за счет раннего старта ОПЭ и использования базового функционала системы).

 

Более простое и дешевое сопровождение за счет подробного документирования внесенных изменений.

 

Вариант близок к максимальному внедрению, но учитывает современные тенденции по адаптируемости к требованиям, сложной предсказуемости проектов и их результатов. Может быть рекомендован тем заказчикам, для которых помимо перечисленного для максимального внедрения также важно снизить риски сопротивления пользователей.

 

Сокращенное внедрение

Сокращенное внедрение подразумевает выполнение основной части работы специалистами исполнителя. При ведении проекта применяется каскадный (поэтапный) метод, но исключаются некоторые этапы и процедуры (вместо исследования GAP-анализ, отсутствие детального проектирования и тестовой эксплуатации), применяются некоторые подходы из итерационного метода (демонстрации), а также делается упор на использование стандартной функциональности системы

Преимущества

Риски

Возможность в более короткие сроки получить результат и эффект от использования системы.

Отсутствие полноценных проектных решений повышает риск того, что не все требования будут учтены при модификации системы.

Меньшая стоимость внедрения, по сравнению с максимальным и итерационным методом.

Отсутствие документирования усложняет дальнейшее сопровождении системы.

Максимальное участие исполнителя повышает вероятность соблюдения сроков и объемов выполняемых работ, обеспечивает больший контроль за ходом работ.

Необходимость большего участия сотрудников заказчика во внедрении.

Возможность в более короткие сроки получить результат и эффект от использования системы (за счет сокращения этапов и сроков проекта).

Необходимость менять процессы под базовый функционал системы.

Если заказчик планирует автоматизировать небольшое количество бизнес-процессов и количество пользователей, задействованных в них незначительное (не более 200), а также текущие бизнес-процессы укладываются в стандартную «коробочную» версию системы с минимальными изменениями (или заказчик готов их адаптировать), то сокращенное внедрение наиболее предпочтительный вариант.

Поддержка внедрения

Поддержка внедрения – исполнитель проактивно помогает заказчику с организацией и планированием процесса внедрения: консультирует по оргвопросам, вопросам настройки и использования, проводит еженедельные совещания с заказчиком, контролирует процесс внедрения, при необходимости обучает пользователей системы.

При этом все основные работы по внедрению (исследование, проектирование, настройка, тестирование, консультации) выполняются силами специалистов заказчика. Ответственность за результат в большей степени лежит на команде внедрения заказчика.

Преимущества

Риски

Меньшая стоимость проекта внедрения, по сравнению с максимальным, итерационным и сокращенным вариантами внедрения.

Необходимость наличия квалифицированных специалистов для проведения основных работы по внедрению.

Независимость сроков внедрения от дополнительных модификаций системы со стороны исполнителя (по причине их отсутствия)

Риски того, что система не будет внедрена или качество внедрения будет более низким

Развитие собственной команды внедрения, которая в дальнейшем сможет полноценно поддерживать систему.

Риск того, что сроки внедрения будут затянуты.

В отличие от самостоятельного внедрения более высокая гарантированность качественного результата за счет методологической поддержки.

 

Вариант близок к сокращенному внедрению, но именно этот вариант будет наиболее приемлем, если заказчику необходимо уложиться в небольшой бюджет.

Самостоятельное внедрение

При самостоятельном внедрении основная часть работ по внедрению выполняется заказчиком самостоятельно. Со стороны исполнителя проводятся: обучение администратора, ежемесячный мониторинг внедрения, настройки и использования системы с последующей отправкой отчетов по итогам мониторингов заказчику, консультации ведущих специалистов заказчика по телефону, электронной почте, лично.

Преимущества

Риски

Минимальные затраты на внедрение (только закупка ПО и обучение администраторов/разработчиков).

Высокий риск того, что система не будет внедрена или качество внедрения будет более низким.

 

Высокий риск того, что сроки внедрения будут затянуты.

 

Необходимость наличия квалифицированных специалистов, которые будут проводить основные работы по внедрению.

Если заказчик ограничен бюджетом, располагает квалифицированными специалистами, которые могут взять на себя все работы по внедрению, а автоматизируемые бизнес-процессы не требуют дополнительных модификаций и укладываются в стандартную версию системы, то самостоятельное внедрение будет подходящим вариантом.

Итоги

Подводя итог, нужно отметить следующее шаги на пути к успешному проекту:

1.     Приступая к проекту внедрения необходимо четко обозначить цели и результаты.

2.     Оценить масштаб требуемых работ, доступные ресурсы и ограничения.

3.     Выбрать наиболее оптимальный вариант внедрения.

4.     При внедрении учитывать важные принципы взаимодействия и не забывать, что любой проект это не игра в одни ворота, а командная игра.

 

Источник: PC Week (с редакционными правками)

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (5)
Александр Валеев 28 марта 2016 г. 17:19  

Вариант "Поддержка внедрения". Риск "Риски того, что система не будет внедрена или качество внедрения будет более низкимПодробнее:http://www.ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=691933". 

Если заказчик действительно заинтересован во внедрении (а по факту - в решении задач, с помощью внедряемой системы), то система все-таки будет внедрена. В ином случае стоит ли запускать внедрение? 

Елена Мартышева 29 марта 2016 г. 11:25  

Хотели поделиться своим опытом по поводу минимизации рисков на проекте. Иногда на последних этапах проекта и при переходе в промышленную эксплуатацию не удается получить 100% готовую систему. Например, в ходе внедрения выпал кто-то из обучения или появлялись доп. требования, которые делались в последний момент. Или неожиданно заказчик затевал миграцию пользователей из одного домена в другой. И хотя зачастую заказчик понимает, что это его вина, но это влияет на качество нашей работы и общей успешности проекта.
 

В таком случае на помощь приходит пост-проектное сопровождение. Особенно первые 1-2 месяца. Далее обычно поток заявок спадает и внутренняя ИТ служба уже сама может справиться с текущими обращениями по поддержке. А новую разработку и развитие системы переадресует нам.

В итоге, и клиент удовлетворен, и мы выполнили все, что требовалось, а отношения с клиентом переходят в долгосрочные.

Екатерина Борисова 01 апреля 2016 г. 07:14  

Очень понравился эпиграф.

 А вообще, в сказке «Алиса в стране чудес» можно найти много эпиграфов, чтобы описать «дух» внедрения.

« — Что ты хочешь?
— Я хочу убить время.
— Время очень не любит, когда его убивают. »   (Льюис Кэрролл.  Алиса в стране чудес)

Наталия Крымская 06 апреля 2016 г. 15:02  
Александр Валеев 28 марта 2016 17:19
Вариант "Поддержка внедрения". Риск "Риски того, что система не будет внедрена или качество внедрения будет более низким".  Если заказчик действительно заинтересован во внедрении (а по факту - в решении задач, с помощью внедряемой системы), то система все-таки будет внедрена. В ином случае стоит ли запускать внедрение? 

Александр, к сожалению мы не застрахованы от таких случаев. Заказчик может действительно быть заинтересованным во внедрении системы, но есть ли у него опыт внедрений каких либо ИТ-систем? Всегда ли этот опыт "правильный"? Адекватно ли оцениваются риски и ресурсы проекта?

 

 

 

Наталия Крымская 06 апреля 2016 г. 15:06  

 

Хотели поделиться своим опытом по поводу минимизации рисков на проекте.

Елена, благодарю за ценное дополнение. Действительно очень здорово, когда участники проекта с обеих сторон требовательны не только друг к другу, но к самим себе, адекватно реагируют на различные риски, возникающие при внедрении, не пытаются переложить "свои" косяки на других, а выбирают разумное и взаимовыгодное решение.

 

 

 

Сейчас обсуждают
Исхаков Роберт 10 февраля 2017 г. 16:33  
Сергей Бушмелев 10 февраля 2017 г. 13:45  
Вадим Майшев 10 февраля 2017 г. 13:39  
Сергей Бушмелев 10 февраля 2017 г. 13:27  
Исхаков Роберт 10 февраля 2017 г. 11:28  
Больше комментариев