Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Успешный пилотный проект внедрения СЭД

  3 комментариев Добавить в закладки

Пилотный проект внедрения информационной системыНи для кого не секрет, что одним из лучших способов снижения рисков при выборе электронной системы документооборота (впрочем, как и любой другой корпоративной информационной системы) является проведение пилотного проекта. Если обратиться к одному из возможных определений, то пилотный проект - это пробный проект, реализованный для изучения положительных и отрицательных сторон выбранного решения,  в целях дальнейшего понимания целесообразности полноценного внедрения. Основной особенностью пилотного проекта являются относительно небольшие бюджеты и сроки.

Для заказчика «пилот» позволяет определиться с реальной применимостью выбранной СЭД в компании и оценить возможные эффекты от внедрения. Для поставщика это серьезный шаг к успешной продаже.

Для того чтобы заказчик смог получить реальный результат по окончанию «пилота» и уложиться в поставленные ограничения, необходимо правильно выделить пилотную зону. При этом стоит обратить внимание, что проведение пилотного проекта в отдельно взятом подразделении с небольшим количеством сотрудников малоэффективно. Как бы ни была соблазнительна идея автоматизации отдела ИТ, в большинстве случаев это не докажет бизнес-пользователям и высшему руководству эффективность новой системы.

Наиболее оптимально выделить для реализации «пилота» отдельный бизнес-процесс охватывающий деятельность нескольких подразделений и обладающий следующими характеристиками:

1. Процесс должен быть интересен тому человеку, или группе людей, кто будет оценивать результаты   проекта, и принимать решение о дальнейшем  внедрении системы.

2. Процесс должен иметь некоторые сложности, критичные для бизнеса. Автоматизация хорошо работающей схемы бессмысленна, во всяком случае, на пилотном внедрении :-).

3. Оптимально, если в процессе участвуют сотрудники из разных подразделений. Это позволит показать эффект в рамках компании.

4. Процесс должен быть легко алгоритмизируем, иметь не большое количество ветвлений и сложных зависимостей. В противном случае мы рискуем либо не уложиться в условные рамки "небольшого проекта", либо  искусственно упростить процесс, что может впоследствии повлечь негативную оценку.

5. В процесс должно быть вовлечено небольшое количество сотрудников заказчика: 15-20 человек позволит реализовать "пилот" в сжатые сроки и соблюдением бюджета.

6. Выбранный процесс должен инициироваться достаточно часто, для возможности быстрой оценки результата.

Но что же делать, когда для реализации пилотного проекта не удается найти отдельный, небольшой процесс, отвечающий этим требованиям? Классический пример: самым актуальным и интересным процессом является согласование договоров, но он сложен и охватывает огромное количество человек.

В этом случае необходимо выделить участок, на котором возникают основные сложности и автоматизировать его в рамках пилотного проекта. Как говорят специалисты: "найдите этап, на котором копится самое большое количество бумаги и где дольше всего ждут согласования и работайте с ним".

После того, как пилотная зона была успешно определена, обсудим особенности процесса внедрения. Основным моментом является необходимость сохранения типовой технологии внедрения, несмотря на меньший объем работ. Заказчик должен четко понимать, как процесс будет проходить в случае его согласия на «основное блюдо». При этом можно уменьшать затраты на организацию проекта, за счет вовлечения специалистов заказчика, сужения группы пользователей, упрощения формальных процедур (например, использования более простых шаблонов проектных документов и упрощенных схем согласования).

Успешная реализация пилотного проекта – лишь половина дела, нужна правильная оценка его результатов. Обычно на пилотном проекте не так важны сроки окупаемости и возврата инвестиций, которые могут быть ключевыми для высшего руководства при оценке полноценного внедрения. Важно провести четкую связь между поставленными задачами и качеством их выполнения, так как основной целью «пилота» является не решение проблемы в конкретном процессе, а доказательство эффективности выбранной системы и команды подрядчика. 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (3)
Александр Сидоренков 27 сентября 2012 г. 16:05  

Пилотный проект крайне редко бывает инструментом выбора СЭД, пилотный проект проводится когда СЭД уже выбрана.

Я не очень верю в идею проведения "пилота". Чаще всего это пустая трата времени и денег. Та идиллическая картина, которая видится в начале в итоге рушится. Пользователи в реальности не хотят тратить время на работу в системе, которая официально не запущена в компании. Ведь помимо того, что на пилоте обычно бизнес-процесс слабо проработан (т.е. не отражает реалий работы пользователей), так им еще приходится выполнять двойную работу - делать все "по-старому", а дополнительно к этому еще и в новой тестовой системе. В итоге в большинстве случаев пилот заканчивается тем, что, с одной стороны, никто толком в системе не поработал, с другой стороны исполнитель нормальную систему не сделал, при этом пользователи полны ожиданий типа "вот уже полноценно сделанный проект будет отражать все их чаяния". Соответственно переходят к полноценному внедрению, а первоначальная задача пилота оказывается не реализованной.

Вадим Ковалев 28 сентября 2012 г. 10:21  

 

Александр. Большое спасибо за комментарий! Просьба обратить внимание, что я не позиционирую пилотный проект как инструмент выбора лучшей СЭД из нескольких. 
 
В этом случае, вероятно, необходимо было бы делать несколько пилотов от всех потенциальных поставщиков. Понятно, что  такую затею врядли будет кто-то  оплачивать . В результате  мы получаем как раз описанный Вами сценарий с параллельной работой, недовольными пользователями и функционалом "на коленке". 
 
Я же вижу пилотный проект исключительно как средство минимизации рисков при осуществленном выборе. Как я писал, основной особенностью пилота будет небольшой бюджет. Но он, самое главное, будет! 
Все риски,которые Вы описали напрямую связаны с выбором пилотной зоны:
1. Процесс будет плохо проработан, если выбрали очень сложный участок для автоматизации на "пилоте".
2. Официальный запуск системы - это вопрос позиционирования. Если выбор СЭД уже сделан, то почему бы и нет?
3. Поскольку "пилот" является по сути небольшим проектом результатом которого является  автоматизированный процесс, почему должна остаться работа "по старому"? Вероятно, что сотрудник будет выполнять часть обязанностей в рамках других процессов по прежнему, но  частичная автоматизация лучше, чем никакой. Важно чтобы процессы не сильно пересекались, а это опять вопрос к выбору пилотной зоны.
Так что мое мнение, что "пилот" вполне может быть успешным при верном позиционировании у заказчика и ,самое главное, при правильном выборе пилотной зоны.
Михаил Романов 29 сентября 2012 г. 14:41  
Пилотный проект крайне редко бывает инструментом выбора СЭД, пилотный проект проводится когда СЭД уже выбрана
Все правильно, это инструмент продажи, а не выбора!
 
Посмотрите, какие Вадим предлагает критерии выбора задачи для пилотного проекта - максимально благоприятные для успешного завершения. Т.е. если даже в таких условиях пилот проваливается, значит и браться поставщику за такого клиента не стоит.
 
Зато, когда пилот успешен, у заказчика появляется иллюзия того, что и все остальные его задачи будут решаться:
  • так же успешно
  • той же командой
  • с той же эффективностью и отдачей
Самое время идти и подписывать контракт на годы работ вперед!
 
Впрочем, автор и сам все прекрасно понимает и говорит об этом прямо:
Для поставщика это серьезный шаг к успешной продаже.
 
Сейчас обсуждают
Больше комментариев