Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
В каком формате должен храниться документв СЭД в DOC, PDF и TIF? 

Ришат Мухаметшин28 февраля 2013 г. 18:56

Вопрос читателя: В каких случаях документ в системе должен храниться в формате DOC,  PDF и TIF? В чем их разница?

В первую очередь следует понять, для чего эти три формата были созданы. DOC — это потомок обыкновенного текстового документа, унаследовавший возможность быть отредактированным кем угодно в любой момент. В ходе эволюции DOC приобрёл возможность форматирования текста, добавления служебной внутренней информации о документе.

Например, в Word 2012 можно вставлять в тело документа видеоролики и аудиодорожки, что явно продиктовано заменой новыми мультимедийными и чувствительными к прикосновениям планшетами постепенно устаревающей бумаги. Но ударение на редактирование содержимого всё-таки осталось. Именно поэтому чаще всего при открытии документа в этом формате любой редактор покажет курсор и предоставит возможность изменить содержимое.

PDF — очень сильный формат, имеющий несколько важных принципиальных отличий от формата DOC. Возможность внедрения шрифтов непосредственно в документ гарантирует одинаковое отображение документа на любом устройстве и на бумаге при печати на любом принтере. Изначально формат не был предназначен для редактирования, однако сейчас многие программные средства для работы с PDF позволяют редактировать документы в этом формате, если таковые не зашифрованы, и неизменность содержимого уже не является особенностью формата. Такой документ также может содержать мультимедийный контент, который не может быть напечатан, но может быть просмотрен на любом компьютере, планшете или смартфоне.

Фактически, DOC и PDF стремятся друг к другу по возможностям, но старая слава по-прежнему заставляет воспринимать первый как что-то непременно изменяемое, а второй — как нечто зафиксированное и неизменное.

TIF стоит отдельно и представляет собой формат хранения изображений, что накладывает на него несколько ограничений. Согласно определению, он содержит только изображение и не содержит текста, а поскольку текста нет, он не может быть проиндексирован, и по содержимому такого документа нельзя выполнить поиск. Многие графические редакторы позволяют изменять содержимое таких документов, но редактированию подвергается именно изображение. Мультимедийное и виртуальное содержимое (то, которое невозможно напечатать) TIF не поддерживает, его возможности ограничиваются разбиением документа на несколько страниц и добавлением служебной информации.

Современное применение и возможности формата TIF сильно пересекаются и всё больше становятся подмножеством формата PDF.

TIF предназначен для хранения исключительно изображений — PDF может хранить изображения, а ещё позволяет строить оглавление, вставлять закладки и наносить текст и мультимедийные метки поверх этих изображений. TIF имеет возможность добавления метаданных — у PDF этот механизм развит лучше (например, древовидное оглавление — тоже метаданные). TIF может сжимать изображения для экономии пространства хранилища — PDF тоже это может. Для просмотра TIF во всех операционных системах есть предустановленные средства, для PDF до сих пор требовалось устанавливать дополнительное ПО, но в Windows 8 приложение для просмотра документов в этом формате уже встроено.

 

Очевидно, для создания и хранения исходных текстов документов логично и целесообразно использовать предназначенный для этого DOC. Минус, состоящий в доступном изменении содержимого, становится плюсом при внедрении СЭД, позволяющей учитывать изменения, их авторство и смену этапов жизненного цикла документа.

Для сканов же печатных документов — и входящих, и исходящих — логично и целесообразно использовать PDF, учитывая его возможности рецензирования, индексации и одинакового представления на разных устройствах вывода и практически полное перекрытие возможностей формата TIF.

Формат TIF, несмотря на популярность на протяжении уже более двадцати лет, сдаёт позиции, с одной стороны, более мощному, а с другой стороны, стандартизированному и потому гарантирующему совместимость на годы вперёд формату PDF. И всё-таки, победитель в этом бою ещё не определён.


Тип: Записи блогов

 (4,16 - оценили 6 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр