Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Общие вопросы ресурса

В поисках records

  6 комментариев Добавить в закладки

Взято здесь http://www.digitalarchives.wa.gov/StaticContent/records_mgmt

Интеграция в мировое информационное и бизнес-пространство подразумевает активное заимствование идей, концепций, понятий. В информационных материалах, нормативных и методических документах, посвященных "англо-саксонской" практике управления документами, сплошь и рядом встречается термин record. Причем record часто противопоставляется термину document. При переводе или ссылке на эти материалы возникает задача адекватного перевода этого термина. И тут начинается самое интересное, ибо вариантов перевода и толкования термина record возникает масса.

Документ

При переводе международного стандарта ISO 15489 в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 термины record и document были фактически сведены в один термин "документ". И в этом есть своя логика, так как в русском языке словом документ называют и единицу информации, например, документ Wiord, и официальный документ. Правда, чтобы все же различать record и document, если они встречаются в одном тексте, иногда добавляют "эпитеты". Для document это "информационный", для record - "официальный". Итак, record - это официальный документ. Или юридически-значимый документ. Чувствуете разницу? Документ может быть не быть официальным, но все таки его юридическая значимость не равна нулю.

Мне больше импонировало другое толкование: record – это документ, имеющий значимость (и поэтому сохраняемый) с точки зрения требований законодательства или бизнеса. Не важно, это – документ материальный или электронный.

Запись

Встречается и такой перевод. Кто-то просто переводит термин вне контекста. Открываем словарь, видим «запись», значит record – это запись. Переводчиков не смущает тот факт, что в русском языке это слово не используется для обозначения документов, «имеющих значимость (и поэтому сохраняемых) с точки зрения требований законодательства или бизнеса». Не называют же «записью» счет-фактуру или договор. Не спрашивает же офисный клерк делопроизводителя «Где у нас хранятся записи за 2012 год?». И я свой паспорт тоже «записью» не называю.

Известный ИТ-журналист, я бы даже сказал, подвижник, популяризатор ECM-темы Андрей Колесов считает, что record вполне можно дословно перевести как запись, так как каждый документ происходит от некого «первородного» реестра документов. Паспорт – из книги записей актов гражданского состояния, договор – из реестра договоров, прочий офисный документ – из бухгалтерской книги.

Скажу сразу, что я категорически не разделяю эту точку зрения. Почему – объясню чуть далее по тексту.

Информация

В поисках своего record я обратился «первоисточнику» – англоязычному оригиналу MoReq2: «Record is information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business. Source: ISO 15489 (see appendix 7)».

И тут меня осенило! И как я раньше только пропускал эту фразу, не вчитываясь в каждый символ! Так вот оно что! Record – это информация, которая создается, получается, обрабатывается организацией или физлицом как свидетельство наличия неких юридических обязанностей или в подтверждение осуществления хозяйственной операции.

Мы в России на бытовом уровне привыкли считать, что юридические факты и хозяйственные операции чаще всего подтверждаются документами. Вот и при переводе record говорим только о документах, как об основных носителях значимой информации. И до того договорились, что фактически приравняли record к документу. На самом деле понятие record, оказывается, шире.

В тоже время в настоящее время подтверждениями или опровержениями фактов при спорах субъектов может быть информация, не являющаяся «документом» в  привычном понимании. Например, база данных, данные информационной системы, электронная почта, переписка в соцсетях и т.п. В этом случае вполне логично читается фраза из определения records management в Wikipedia «A record can be either a tangible object or digital information: for example, birth certificates, medical x-rays, office documents, databases, application data, and e-mail». Раз информация значимая и потенциально может быть применена в подтверждении своей позиции, ее нужно сохранить, ей нужно уметь управлять.

Итак, мы выяснили, что скрывается за словом record. Это информация, которая "создается, получается, обрабатывается...". То есть эта никакая не запись. Да, не всегда одно слово можно перевсти на другой язык одним словом. Ну, нет в английском языке слово "сутки". И ничего, говорят "двадцать четыре часа" и не тужат. И нам нечего тужить, что не получается точно перевести слово record одним словом. А если не точно - то тогда уж документ. Пусть частный случай, но все равно лучше, чем "запись". Потому что запись - это вообще мимо. И уж совсем нет никакой необходимости захламлять русский язык "рекодсами". Это только внесет непонимание. Большее, чем назвать холодильник "рефрижиратором". Да и что, мало нам "коучинга, бизнес-ланча", "тим билдинга" и прочего безоглядного заимствования???

Вооружившись таким определением, можем поспорить с Андреем Колесовым.

Является ли паспорт «выпиской» из некого реестра паспортов, записью в глобальной БД? Нет. Это самостоятельный документ, который удостоверяет личность и хранит информацию самого разнообразного толка. Эта информация может быть разбросана по информационным системам самых разных ведомств. Фотография и основные данные могут быть в бумажных карточках и информационной системе Федеральной миграционной службы – ей были переданы паспортные столы, ранее входившие в систему МВД. Сведения о браке (пресловутый штампик в паспорте) и детях – выписка из книги записей актов гражданского состояния. Не уверен, есть ли в информационной системе ФМС самые свежие данные. Еще в моем паспорте есть информация, что я военнообязанный. Более подробная информация – в картотеке военкомата. В старом паспорте был штампик с группой крови. Сомневаюсь, есть ли реестр всех граждан с указанием группы крови.

В особо важных случаях, например, при выдаче кредита, мой паспорт может быть «пробит по базе данных» - то есть данные паспорта и данные информационной системы ФМС будут сверены. Но в рядовой массе случаев (обращение за медпомощью, проверка документов сотрудником полиции на улице или в метро, получение свидетельства рождения на ребенка, заключение договора) достаточно паспорта. Получается, что и паспорт – это record, и данные информационной системы ФМС – record, и книга записей актов гражданского состояния – тоже record.

Плавно переходим к бизнес-документам. Возьмем договор. Договор между физлицами может быть составлен в виде рукописного документа. При этом ни одна из сторон не ведет никакого реестра документов. То есть нет в природе никакого «первородного» реестра. И что, наш договор – уже не record? Record! Да еще какая record – информация, которая хранится сторонами (стороной) в подтверждении факта правоотношений и возникновения юридических прав и обязанностей.

Допустим, в организации таки ведется реестр договоров, причем в виде справочника в ECM или ERP системе. Как правило, это перечень договоров с указанием даты, контрагента, финансовых данных. Очень далеко не факт, что в реестре продублированы все пункты договора, все его условия. Особенно, если договор был подготовлен контрагентом и в нашу организацию пришел в виде бумажного документа. Этот реестр – отдельная record (информация). Он не заменит договор, это – отдельная информация (record). Причем реестр договоров является производным к самому договору, но не как его первоисточником. Реестр договоров может быть затребован ФНС при проверке. Дабы проверяющим не перелопачивать весь архив договоров (который может быть и неполным), а быстрехонько получить весь список контрагентов. Будет ли затребован этот реестр арбитражным судом, если у хозяйственной организации есть гражданско-правовой спор с другой хозяйственно организацией? Далеко не факт. Тем более, что эта информация может быть отнесена к коммерческой тайне, и раскрывать ее другой стороне, если это не контролирующий орган, организация не обязана.

Документы могут находиться в некой связи с реестрами, быть производными от них. Но при этом сами являться самостоятельными документами. Например, свидетельство о рождении. Они могут находиться в связи с несколькими реестрами или информационными системам, как паспорт. Но при этом быть самостоятельными документами. Документы могут сами «порождать» реестры или обходиться без них, как договоры. И при этом эти реестры также будут самостоятельными документами. Как-то так.

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (6)
Андрей Колесов 19 января 2013 г. 15:37  

1. Я не предлагаю использовать термин "запись" как обозначение английского records. Я просто не знаю, какой термин использовать лучше, возможно лучше именно "рекодрс"

2.

"Вооружившись таким определением, можем поспорить с Андреем Колесовым.

Является ли паспорт «выпиской» из некого реестра паспортов, записью в глобальной БД? Нет. Это самостоятельный документ, который удостоверяет личность и хранит информацию самого разнообразного толка."

Это единственный предмет спора? Тогда не вижу предмета спора как такового. Потому что, что выписка из реестра также является документом, рекордсом. НО - уже вторичным по своей природе документом. Но приоритет ниже приоритета документа, зафиксированного в реестре.  Если в отношении паспорта возникнут подозрения, то обратятся с проверкой в реестр.

Все это хорошо видно на примере прохождения паспортного контроля с загранпаспортом. Пограничник использует паспорт лишь в качестве ключа доступа к этому самому электронного реестру и просматривает данные оттуда на своем монитре. И сличает эти данные из реестра с данными паспорта и человеком (фото). В США это видно еще лучше - там идет сверка биометрических характеристик человека  - не фото, а отпечатки пальцев, с данными с базе данных, в реестре.

Сергей Бушмелев 20 января 2013 г. 23:30  

Андрей, не единственный :)

В случае с договорами реестр договоров, судя Вашей терминологии, является "вторичным" по отношению к договору.  А в случае с договором между физлицами никакого реестра вообще не ведется. Ваш пример с паспортом - частный случай.

По поводу "рекордс". Мое мнение, этот "неологизм" не нужен, так как в русском языке уже есть слова "информация" и "документ". Records - информация (в том числе документы), которые организация или индивид хранит, как подтверждение факта, наличие прав и обязательств.

Делопроизводство и управление информацией и документами на Руси ведется уже несколько веков, существующих терминов вполне хватает для работы. Records не являются чем-то принципиально новым, это скорее собирательное название. Можно использовать "документы", "информация" - всем будет понятно, о чем речь.

Тем более, что "records" - это множественное число, не называть же документ в единственном числе  "рекордз"? Тогда документы - "рекордзы"? :) 

Andrei Sukach 21 января 2013 г. 11:12  

Позволю вставить свои пять копеек. :)

На мой взгляд вся эта чехарда с документсами/рекордсами, которая пришла во-многом из сферы системы менеджмента качества (СМК), связана с тем, что в сфере СМК document и record - это документы, но разного рода. Так, правила внутреннего трудового распорядка - это document, а приказ о повышении трудовой дисциплины, изданный на основе или в развитие этих правил - record. Также, например, чертеж - это document, а переписка по вопросам составления данного чертежа - records. 

В русском языке мы все указанные информационные объекты называем документами (в т.ч. их так обозначают в законодательстве) и не выделяем отдельно такую категорию как records. В этом ключе объединение document и record в один термин в ГОСТ Р ИСО 15489 вполне оправдано. 

Можно называть records как "официальные документы", "служебные документы", "деловые документы" и т.п., но прямого аналога из одного-двух слов мы сейчас навряд ли сейчас найдем. Мне вот сейчас больше нравится такой аналог records: "оперативные документы" (в отличие от организационного характера documents). 

При это еще нужно учитывать, что document и records могут быть объединены родо-видвыми связями как в прямом, так и обратном порядке. Так, в СМК document является родовым понятием по отношению к record (records - особая категория document), однако согласно ИСО 15489 record может состоять из нескольких document (информационных объектов, файлов). Также record может обозначать запись (пометку, иную текстовую строку) в document (документе, учетно-регистрационной форме). 

В общем, важно смотреть на контекст и учитывать отечественные традиции и законодательство исходя из этого контекста. Учитывая "контекстность" применения понятия record, универсального перевода, наверное, еще долго не будет. О терминологии не спорят, о ней договариваются. :)

Сергей Бушмелев 21 января 2013 г. 12:21  

Андрей, браво! Изумительный по глубине мысли и простоте подаче комментарий!

Andrei Sukach 21 января 2013 г. 22:48  

Спасибо. Выстрадано в долгих дискуссиях и размышлениях о бренности бытия данной проблеме. :))

Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев