Внедрение системы автоматизированного ввода данных

Вопрос: Внедрение системы автоматизированного ввода данных: какие выгоды для организации? И какова средняя окупаемость проекта?

Ответ:

Ни для кого не секрет, что после внедрения в организации системы электронного документооборота, сокращаются прямые и косвенные издержки на работу с документацией. Но часто, при внедрении, неохваченным остается такой важный этап работы с документами как занесение этого документа в систему электронного документооборота. В тоже время, автоматизация этого этапа позволит ускорить процессы занесения и регистрации документов в несколько раз.

Рассмотрим, к примеру, обработку официальной переписки. В первую очередь необходимо обратить внимание на источники поступления документов. Итак, скан-образы официальных писем могут поступать по электронной почте или факсу. Оригиналы документов могут быть доставлены почтой или курьером. В этом случае система обеспечит:

●    ввод факсов: образы входящих документов обрабатываются специальным программным обеспечением и автоматически отправляются в СЭД, включая информацию о количестве страниц, телефонном номере отправителя.

●    ввод e-mail: сообщения (текст письма и его вложения) фильтруются по теме и адресату и автоматически загружаются в СЭД.

Бумажный же документ для занесения необходимо отсканировать, что также требует некоторого времени. Со сканера полученный электронный образ сохраняется в виде файла и «захватывается» в СЭД.

Но на самом занесении процесс обработки документа не заканчивается. При регистрации официального документа делопроизводителем, необходимо заполнить различные атрибуты, такие как наименование отправителя, регистрационный номер документа, дату поступления, адресата и многое другое. Заполнение этих реквизитов позволяет делать удобный поиск, но и отнимает у делопроизводителя приличное количество  времени.

Для автоматизации ввода можно проводить распознавание скан-образов, позволяющее автоматически  заполнять многие реквизиты документов. Возможности некоторых ECM-систем позволяют автоматически отправлять документы на обработку заранее определенным делопроизводителям. И делопроизводителю остается только проверить правильность их заполнения и определить дальнейший маршрут движения документа в организации.

Но и это еще не все. Кроме распознавания реквизитов отсканированного документа, возможно и распознавание его текста. Это позволит в дальнейшем искать исходный документ в системе с помощью полнотекстового поиска.

Автоматизация процесса ввода позволяет сократить время на занесение документов, поступивших из различных источников в 5-10 раз. Кроме этого, позволяет сократить количество ошибок при обработке, потерь документов и влияния человеческого фактора в процессе занесения. В среднем инвестиции, затраченные на внедрение автоматизированного ввода документов с распознаванием форм (реквизитов), возвращаются в срок от 3 до 18 месяцев, в зависимости от объема поступающих документов. Эти цифры подтверждают исследования и наш опыт проведения подобных комплексных проектов электронного документооборота и автоматизированного ввода данных.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"