Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Внедрить по-человечески. В продолжение круглого стола DOCFLOW 2012 

Вера Князева25 мая 2012 г. 16:14

Прошедший неделю назад DOCFLOW 2012, на котором мне удалось поприсутствовать, обозначил в качестве одного из актуальных вопросов решение практических бизнес-задач средствами СЭД. По мнению многих экспертов такие задачи сегодня можно разделить на классические (классическое делопроизводство, ОРД) и смежные с ними, напрямую не относящиеся к работе ответственных за документооборот подразделений, но находящиеся в области управления неструктурированным контентом (например, управление командировками, кадровые процессы, управление тендерами). Классические задачи теперь уже, можно сказать, перешли в разряд инфраструктурных. При их автоматизации уже не требуется длительного принятия решения со взвешиванием большого количества показателей эффективности – польза от перевода их в электронный вид достаточна очевидна. И больше вопросов на данном этапе вызывает внедрение неклассических бизнес-решений.

Круглый стол «На ошибках учатся. Опыт решения типичных проблем при внедрении СЭД» еще раз подчеркнул важность организационно-методической поддержки внедрения. Необходимость составления грамотного ТЗ и формулировки поставленных в ходе проекта бизнес-задач, о которой говорили на круглом столе, – тема, на самом деле, известная консультантам по внедрению и регулярно звучащая на различного рода мероприятиях. Такую активность можно связать со сложностями решения именно неклассических бизнес-задач.

В первую очередь встает вопрос о необходимости определения показателей эффективности, которых планируется достичь в ходе проекта. Методики для определения эффекта от внедрения бизнес-решения существуют, и о них наши эксперты уже достаточно много говорили. В случае часто автоматизируемых бизнес-задач опытный внедренец может сразу назвать показатели, на которые следует обратить внимание. Например, для договорного процесса – это сокращение средней длительности согласования договора или длительности поиска досье сотрудником; для задачи согласования счетов на оплату – сокращение доли несвоевременно оплаченных счетов и стоимости процесса согласования. Но и для менее типовых задач они могут быть предсказаны на основе четырех возможных типов эффекта: снижение материальных затрат, экономия на процессах, экономия на функциях, снижение рисков.

Кроме того, условием грамотного ТЗ является работа над ним не только исполнителя, имеющего представление о решении на основе опыта успешных проектов, но и компании-заказчика. Вовлеченность как руководства, так и рядовых пользователей напрямую влияет на исход проекта. Исполнителю здесь важно определить основных бизнес-заказчиков решения и выделить специфические именно для этой компании количественные и качественные эффекты, которые позволят донести до заказчиков на понятном им языке преимущества и критерии успешности проекта.

 

Еще один важный вопрос, который  тоже обсуждался на круглом столе - это соотношение необходимости развития и «распухания» проекта. С ростом зрелости в сфере управления информацией все более актуальным становится определение стратегии развития проекта внедрения СЭД на предприятии. В текущий момент, с одной стороны, есть опасения о размывании границ СЭД и о стремлении систем этого класса «подминать под себя функционал» (которые, например, высказал Максим Смирнов). И с другой стороны, если идти на поводу бесконтрольных «хотелок» заказчика и наращивать функционал без определенного вектора, то это становится проблемой проекта. Но как раз то, что специалисты DIRECTUM в этом году назвали Extra Business Task – подразумевает не безграничное расширение функционала, а направленное развитие систем и решение неклассических задач. Это позволяет рассмотреть автоматизируемую компанию в целом и определить стратегию внедрения. При этом порядок автоматизации (или своего рода технологическая карта, реализующая стратегию) может зависеть от степени автоматизации или отраслевой принадлежности. А строгое следование этапам на технологической карте и позволяет достигнуть цели.

Пример последовательности внедрения решений для промышленного предприятия

Все эти достаточно известные вещи о правильном внедрении не теряют актуальности во многом в связи с человеческим фактором. И, как считают эксперты, избежать типичных ошибок при внедрении позволяет именно учет «человечности» в, казалось бы, сугубо техническом проекте. Эта задача решается в ходе консультационной поддержки внедрения, являющейся неотъемлемой частью любого бизнес-решения. Роль консалтинга в ИТ-проектах не уменьшается, а увеличивается, чем больше приближен он к бизнес-задачам и людям.


Тип: Записи блогов

 (4,13 - оценили 4 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр