Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Внедрить по-человечески. В продолжение круглого стола DOCFLOW 2012

  1 комментариев Добавить в закладки

Прошедший неделю назад DOCFLOW 2012, на котором мне удалось поприсутствовать, обозначил в качестве одного из актуальных вопросов решение практических бизнес-задач средствами СЭД. По мнению многих экспертов такие задачи сегодня можно разделить на классические (классическое делопроизводство, ОРД) и смежные с ними, напрямую не относящиеся к работе ответственных за документооборот подразделений, но находящиеся в области управления неструктурированным контентом (например, управление командировками, кадровые процессы, управление тендерами). Классические задачи теперь уже, можно сказать, перешли в разряд инфраструктурных. При их автоматизации уже не требуется длительного принятия решения со взвешиванием большого количества показателей эффективности – польза от перевода их в электронный вид достаточна очевидна. И больше вопросов на данном этапе вызывает внедрение неклассических бизнес-решений.

Круглый стол «На ошибках учатся. Опыт решения типичных проблем при внедрении СЭД» еще раз подчеркнул важность организационно-методической поддержки внедрения. Необходимость составления грамотного ТЗ и формулировки поставленных в ходе проекта бизнес-задач, о которой говорили на круглом столе, – тема, на самом деле, известная консультантам по внедрению и регулярно звучащая на различного рода мероприятиях. Такую активность можно связать со сложностями решения именно неклассических бизнес-задач.

В первую очередь встает вопрос о необходимости определения показателей эффективности, которых планируется достичь в ходе проекта. Методики для определения эффекта от внедрения бизнес-решения существуют, и о них наши эксперты уже достаточно много говорили. В случае часто автоматизируемых бизнес-задач опытный внедренец может сразу назвать показатели, на которые следует обратить внимание. Например, для договорного процесса – это сокращение средней длительности согласования договора или длительности поиска досье сотрудником; для задачи согласования счетов на оплату – сокращение доли несвоевременно оплаченных счетов и стоимости процесса согласования. Но и для менее типовых задач они могут быть предсказаны на основе четырех возможных типов эффекта: снижение материальных затрат, экономия на процессах, экономия на функциях, снижение рисков.

Кроме того, условием грамотного ТЗ является работа над ним не только исполнителя, имеющего представление о решении на основе опыта успешных проектов, но и компании-заказчика. Вовлеченность как руководства, так и рядовых пользователей напрямую влияет на исход проекта. Исполнителю здесь важно определить основных бизнес-заказчиков решения и выделить специфические именно для этой компании количественные и качественные эффекты, которые позволят донести до заказчиков на понятном им языке преимущества и критерии успешности проекта.

 

Еще один важный вопрос, который  тоже обсуждался на круглом столе - это соотношение необходимости развития и «распухания» проекта. С ростом зрелости в сфере управления информацией все более актуальным становится определение стратегии развития проекта внедрения СЭД на предприятии. В текущий момент, с одной стороны, есть опасения о размывании границ СЭД и о стремлении систем этого класса «подминать под себя функционал» (которые, например, высказал Максим Смирнов). И с другой стороны, если идти на поводу бесконтрольных «хотелок» заказчика и наращивать функционал без определенного вектора, то это становится проблемой проекта. Но как раз то, что специалисты DIRECTUM в этом году назвали Extra Business Task – подразумевает не безграничное расширение функционала, а направленное развитие систем и решение неклассических задач. Это позволяет рассмотреть автоматизируемую компанию в целом и определить стратегию внедрения. При этом порядок автоматизации (или своего рода технологическая карта, реализующая стратегию) может зависеть от степени автоматизации или отраслевой принадлежности. А строгое следование этапам на технологической карте и позволяет достигнуть цели.

Пример последовательности внедрения решений для промышленного предприятия

Все эти достаточно известные вещи о правильном внедрении не теряют актуальности во многом в связи с человеческим фактором. И, как считают эксперты, избежать типичных ошибок при внедрении позволяет именно учет «человечности» в, казалось бы, сугубо техническом проекте. Эта задача решается в ходе консультационной поддержки внедрения, являющейся неотъемлемой частью любого бизнес-решения. Роль консалтинга в ИТ-проектах не уменьшается, а увеличивается, чем больше приближен он к бизнес-задачам и людям.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (1)
Ольга Звонарева 05 июня 2012 г. 18:31  

Очень интересная статья, и что, на мой взгляд, особенно ценно: наглядное рассуждение об актуальном решении нетипичных проблем. На деле получается, что в работу с СЭД сразу (насколько это возможно),  можно и нужно вовлекать смежные отделы. Понимание этого шага незамедлительно позволит улучшить эффективность работы, прежде всего потому, что это напрямую способствует тесному взаимодействию отделов!  Сама сталкивалась с, казалось бы, нелепой, но реальной проблемой - сотрудники отдних отделов не имеют четкого представления, чем занимаются их коллеги в соседнем стурктурном подразделении! И сколько времени, сил и пустых разговоров тратится на достижение общих целей в итоге!

Также присутствовала на этом Круглом столе, однако мое внимание в большей степени было сосредоточено на типичных проблемах внедрения.

Спасибо вам за Ваш взгляд на важную часть этой дискуссии!

   

Сейчас обсуждают
Больше комментариев