Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Вопросы организации безбумажного документооборота 

Алексей Корепанов21 июня 2011 г. 10:48

Первая половина 2011 года полна событий, касающихся юридически значимого документооборота – принят новый закон об электронной подписи, утверждены правила обмена электронными счетами фактурами. Что же будет во второй половине года? Надеюсь, как минимум утвердят формат электронной счет-фактуры.

В связи с указанными событиями развернулись бурные дискуссии, связанные с вопросом полного отказа от бумажного документооборота, например, тут. Предлагаю попунктно изложить уже затронутые вопросы и обсудить возможные пути их решения. Вероятно, в ходе обсуждения перечень вопросов дополнится.

Итак, вопросы организации безбумажного документооборота:

  1. Есть ли различие между электронным документом и электронной копией бумажного документа? Я считаю, что нет, т.к. в законе об электронной подписи «информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью…» не обозначена зависимость юридической значимости документа от способа его формирования. Позволю себе перефразировать закон следующим образом – информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, имеющим такую же юридическую силу, как и документ на бумажном носителе, подписанный собственноручной подписью. Поправьте меня, если я ошибаюсь.
  2. Какие виды электронных документов имеют юридическую силу? Один из самых острых вопросов. Если опираться на закон об электронной подписи, то можно говорить обо всех документах, появляющихся при совершении юридически значимых действий: «регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий». Однако с уверенность можно сейчас говорить только о некоторых видах документов, например, первичные финансовые документы и первичные документы налогового учета, не забывая о некоторых оговорках.
  3. Как сохранить во времени юридическую значимость электронного документа, подписанного электронной подписью? Использовать усовершенствованную электронную подпись? Наиболее приемлемый вариант на текущий момент. Также есть вариант переподписания документов после обновления сертификата. Однако в этом варианте возникает ряд вопросов, например, кто должен переподписывать документ.
  4. И самый острый вопрос – архивное хранение электронных документов. В виду преобладания в документообороте компании документов, сроком хранения до 10 лет, предлагаю ограничиться в обсуждении этими документами. Документы большего срока хранения оставлять на бумаге. Имеющиеся на данный момент вопросы.
    • В каком формате хранить электронные документы?
    • Как обеспечить целостность и неизменность хранимых документов?
    • Как производить миграцию документов на другой формат при необходимости?
    • Как сохранить юридическую значимость документов при миграции документов на новый формат?

Предлагаю обсудить озвученные вопросы и, при необходимости, их дополнить. Надеюсь, что в ходе обсуждения будут определены наиболее оптимальные пути решения возникших вопросов.


Тип: Записи блогов

 (4,55 - оценили 9 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр