Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Моделирование и регламентация бизнес-процессов

"Creating a synergy between BPM and electronic archives" at the conference ECA 2010

  8 комментариев Добавить в закладки

Предлагаю вашему вниманию материалы моего выступления "Creating a synergy between BPM and electronic archives" на конференции  ECA2010 "8th European Conference on Digital Archiving", прошедшей в Женеве в апреле 2010-го г. Презентацию можно посмотреть в исходном формате на http://www.slideshare.net/samarin/creating-a-synergy-between-bpm-and-electronic-archives (предпочтительно скачать и просмотреть локально, так как некоторые слайды содержат анимацию) или в PDF.

Цель моего выступления состояла в том, чтобы поделиться своим опытом в «правильном» использовании BPM (Business Process Management) для существенного упрощения работы электронных архивов.

Сначала я поясню сам термин BPM. Дословный перевод «управление бизнес-процессами» не дает явного различия между двумя интерпретациями: 1) бизнес-процесс, как средство управления в смысле «управлять вожжами» и 2) бизнес-процесс, как объект управления в смысле «управлять лошадьми». Похоже, что эта двусмысленность идет из английского языка. Поэтому я выделяю три различных понятия BPM:

  • дисциплина BPM (дисциплина управления предприятием при помощи бизнес-процессов или процессное управление) – подход куправлению предприятием на основе моделирования, автоматизации, исполнения, контроля, учета и оптимизации потоков работ, охватывающих информационные системы, сотрудников, клиентов и партнеров внутри и вне границ предприятия.
  • BPM-система (система управления бизнес-процессами предприятия) – совокупность бизнес-процессов предприятия, а так же правил и средств, для того, чтобы управлять проектированием, исполнением иразвитием этой совокупности.
  • BPM-инструментарий (инструментарий управления бизнес-процессами или BPMS) – согласованный набор программных средств для того, чтобы облегчить создание BPM-систем.

Использование дисциплины BPM возможно и без применения BPM-инструментария. Однако получаемые при этом BPM-системы оказываются довольно неповоротливыми и дорогими в эксплуатации – примерами таких BPM-систем являются многие системы менеджмента качества. В настоящее время, использование BPM-инструментария является необходимым, но не достаточным условием создания гибкой BPM-системы. Важно также обратить внимание на архитектуру BPM-системы.

При подготовке этого выступления у меня не было полного понимания по двум пунктам: 1) в какой степени аудитория воспринимает бизнес-процессы и 2) насколько аудитория готова к более широкому взгляду на «мир», в котором records management и archiving являются только частью деятельности предприятия.

Предварительное обсуждение со специалистами в архивном деле показало, что бизнес-процессы не являются чем-то необычным для архивистов, и докладчики первых пленарных выступлений использовали этот термин без каких-либо объяснений.

Однако переход к более широкому взгляду оказался более сложным из-за того, что некоторые понятия определены с «архивно-центрической» позиции. Типичный пример – это определение понятия document. Считая record как «свидетельские сведения и материалы о прошедших событиях» и, учитывая, что, во многих случаях, такими материалами являются конкретные версии documents, образовалась слишком устойчивая ассоциация между records и documents: «However, note that some documents become records.» Конечно, тут еще, возможно, повлиял и французский язык, который перевел английское слово record как «document d’archives».

Однако сейчас становится очевидным, что record – это своего рода ящик (или конверт), в который складываются конкретные версии documents, различные данные и прочая информация в физическом или электронном виде. Что я и изобразил на слайде № 14. Один из пленарных докладчиков (Prof. Eric Ketelaar http://www.vsa-aas.org/de/aktuell/eca-2010/2010-04-28/ ) мне помог, сказав о том, что архивисты должны наводить мосты с другими специалистами и быть более вовлеченными в бизнес. К тому же в аудитории никто не возражал, что в records используются версии documents.

После этого уточнения, на слайдах №№ 15-20 показано, как бизнес-процессы решают некоторые типичные проблемы records management (а так же document managementи enterprise content management). Ну а заключительные слайды посвящены тому, как реализовать электронный архив спомощью BPM.

Спасибо 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (8)
Наталья Храмцовская 01 июня 2010 г. 10:57  

>> Однако сейчас становится очевидным, что record – это своего рода ящик (или конверт), в который складываются конкретные версии documents, различные данные и прочая информация в физическом или электронном виде.

Когда я училась в университете, за попыткой на экзамене сказать "это очевидно"  тут же следовало требование доказать. Мне, например, утверждение автора кажется не очевидным, а ошибочным.

Документ (record) отличается от информации, зафиксированной на материальном носителе, но не имеющей статуса документа (document) не какими-то особенностями структуры или контента, а своим правовым статусом и юридической значимостью, для приобретения которых, в частности, должны соблюдаться установленные законодательством требования к оформлению и содержанию.

Подход к документу как к контейнеру для всякой всячины - это безусловно, новое слово в науке, IMHO противоречащее существующим теоретическим представлениям и практике управления документами. "Просто" контейнер (например, конверт) можно открыть, вынуть из него содержимое и выбросить за ненадобностью. - А что это за "различные данные и прочая информация", и в чем, интересно, отличие "различных данных" от "прочей информации"?

В подавляющем большинстве случаев проект документа (document) утверждается руководителем, тем самым превращаясь в документ (record). Идея контейнера здесь откровенно избыточная, и с ней можно поступить согласно принципу "бритвы Оккама" т.е. отбросить.

Александр Самарин 01 июня 2010 г. 23:38  

Спасибо, Наталья Александровна, за Ваш комментарий. Полностью согласен с Вами, что очевидное иногда требует доказательства.

По Вашей просьбе привожу практические примеры "различных данных и прочей информации" из своей практики:

  1. Экспортная копия данных из баз данных финансового департамента кантонального правительства хранится 10 лет в соответствии с федеральным законодательством.
  2. Audit trails, как свидетельство исполнения конкретного экземпляра бизнес-процесса, производили очень хорошее впечатление на аудиторов при проверке на соответствие сертификации ISO 9001.
  3. По просьбе пользователей, мы добавили к audit trails также:

·         Выборки данных, использованных в экземпляре бизнес-процесса.

·         Ссылки на версии documents, использованных в экземпляре бизнес-процесса.

·         Использованные бизнес-правила и результаты их использования.

·         Вовлеченные бизнес-роли и явные участники.

Все это собиралось вместе и помещалось в DMS для «вечного» хранения, так как эти бизнес-процессы относились к разработке международных стандартов. Процесс создания таких records и надлежащая организация DMS гарантировали защиту «контейнера» от несанкционированного доступа и порчи (умышленной или нет).

Примите ли Вы все вышеизложенное в качестве доказательства?

Thanks,

AS 

 

Наталья Храмцовская 02 июня 2010 г. 09:48  

Александр, Вы привели ряд примеров того, как документами объявляются сложно устроенные объекты. Во-первых, я рассматриваю это как молчаливое признание того, что «обычные» офисные документы, которые составляют 99,99% всей популяции, незачем рассматривать как какие-то контейнеры. Во-вторых, сами эти примеры в плане спорного вопроса о документе-контейнере IMHO ничего ещё не доказывают.

Я считаю, что различие между документом (record) и проектом, черновиком (document) лежит не в технической плоскости (структура), а в правовой. Структура document’а может быть точно такой же, как и record’а. Если Вам «на стол» положить две базы данных, из которых одна является документом, вторая – нет, то вряд ли Вы по формальным признакам сумеете установить, какая из них – документ.

Что можно «выудить» из базы–документа такого, что нельзя достать ровно из такой же базы, которая документом не считается? С моей точки зрения, - помимо немногих дополнительных метаданных, - это нематериальная субстанция, которую можно назвать «юридическая значимость» :)

Меня, как специалиста по управлению документами, мало интересует детальная внутренняя структура базы данных (таблицы, записи, поля данных и их взаимосвязи); для меня скорее может быть важно, какие виды отчетов могут быть получены по этой базе, и каков будет их статус (самостоятельный документ, выписка или что-то ещё).

Таким образом, если Вы хотите меня убедить, покажите мне, в чем концепция контейнера помогает мне, как специалисту по управлению документами, в моей практической работе :)

Александр Самарин 04 июня 2010 г. 22:16  

Наталья Александровна, Ваше утверждение о том, что «… документами объявляются сложно устроенные объекты… » не учитывает ситуацию, когда record формируется путем объединения нескольких разнородных объектов, которые не являются частями какого-то более сложного объекта (бизнес-правила, бизнес-роли, и проч.). Они укладываются в record потому, что использовались в конкретном экземпляре бизнес-процесса.

Мы с Вами единодушны в том, что records придают юридическую значимость своему содержимому. Для классических (обычных «офисных») documents это предусмотрено путем их оформления, проставления печати и проч. А в случае электронных материалов необходимо добавлять юридическую значимость без изменения этих материалов.

Практическая польза от концепции «контейнера» для record – например, для того чтобы сохранить нашу с Вами дискуссию (используются 4 веб-сайта) как record. Концептуально, конечно.

Thanks,

AS 

Наталья Храмцовская 05 июня 2010 г. 00:05  

Прошу прощения за повтор  - и я ненавижу этот встроенный якобы WYSIWYG-редактор, который всё время съедает пробелы!

…record формируется путем объединения нескольких разнородных объектов, которые не являются частями какого-то более сложного объекта

Если объекты разнородные и непосредственно между собою не связанные, то IMHO это не один документ, а несколько. Запихивание их в один физический контейнер этого не меняет (пачку бумажных документов тоже можно положить в конверт, но конверт никто документом не считает. Даже когда документы сшиваются в дело, они не теряют своей индивидуальности).

Если эти объекты относятся к одной теме, то их может быть проще рассматривать как [часть] досье/дело. Если же такая непосредственная связь есть, то тем самым формируется более сложный составной объект.

Аналогичные вопросы приходится решать и в бумажном мире. Можно послать пакет разномастных документов (и тогда служба ДОУ или регистрирует их все по отдельности, или вообще не регистрирует и передает в заинтересованные деловые подразделения), - а можно послать те же документы с сопроводительным письмом, и тогда, с точки зрения делопроизводства, их уже можно рассматривать и регистрировать как единый объект, а можно зарегистрировать каждый документ в отдельности. Есть и практика создания многопунктовых документов, и документов с приложениями, где сознательно делается «зонтик», охватывающий разнородные материалы.

А в случае электронных материалов необходимо добавлять юридическую значимость без изменения этих материалов

Замечу, что неизменность всё чаще обеспечивается не на уровне файлов, а на уровне определенных блоков контента внутри этих файлов. При долговременном архивном хранении часто оказывается удобнее держать файлы с контентом документа и метаданные документа в одном файле-контейнере, и при этом иметь возможность пополнять содержимое этого контейнера с течением времени.

Елена Питомцева 07 июня 2010 г. 09:33  
Наталья, извините за неудобства. Проблему с редактором комментариев будем решать.
Сейчас обсуждают
Больше комментариев